条形码在石油销售企业固定资产管理中的应用

中石化河南石油分公司 赵冬梅

固定资产管理在企业资产管理中占有举足轻重的地位，其管理水平的高低对资产的安全性、完整性有着非常重要的意义。虽然ERP在中石化系统已经全面上线，但是由于中石化石油销售企业加油站点数量众多，资产分布面广，资产项目繁杂，ERP数据的应用也还有许多难题，固定资产的性能变化、空间移动等还不能动态反映，财务账与实物资产的一一对应问题长期得不到有效解决，特别是固定资产清查盘点方面，目前仍依靠手工完成，不但耗时长、浪费人力物力，而且准确度不高。条码技术具有方便快速准确、实现信息流和资产实物流的对应等特点，因此，将条形码技术引入石油销售企业固定资产进行标识，可以最大限度地发挥ERP中现有资产管理系统功能，有效解决固定资产管理难题，实现固定资产生命周期和使用状态的全生命周期管理，财务账与实物资产的一一对应问题长期得不到有效解决，提高石油销售企业资产管理水平。

一、条形码技术管理固定资产的思路

条形码技术是把计算机所需的数据用一种条形码来表示，然后将条形码数据转换成计算机可以自动阅读的数据，它集编码、印刷、识别、数据采集和处理于一体，在商业、物流、交通运输、办公自动化等方面都得到了广泛应用。在固定资产方面，条形码技术的管理效益在大型集团公司的管理工作中业已开始显现，中石化销售系统的广东、北京等石油公司，在成功实施固定资产管理系统的基础上，已将条形码技术引入企业固定资产管理中，其他省市公司也在积极准备实施。

条形码管理系统一般由系统软件、手持终端扫描器、标签打印机、数据通信座（用于扫描器和电脑间的数据传递）等构成，其主要思路是：通过固定资产编号条码化，赋予每件资产唯一的资产标签,固定资产信息通过企业信息系统及时汇总到总部管理部门，以实现对固定资产实物从购进——使用——报废的整个资产生命周期的全环节跟踪管理。条形码在资产管理系统中的工作过程见图：

以固定资产盘点为例，运用条形码技术的操作流程是：在固定资产管理系统中按要求导出固定资产数据，然后导入条形码管理系统；在条形码管理系统中制定盘点计划，确定账面截止日期及本次盘点的固定资产范围；实物管理部门人员将盘点信息导入手持终端扫描器；使用部门人员（盘点人员）通过手持终端扫描器扫描固定资产标签，并记录闲置、盘盈及毁损情况；实地盘点的记录文件上传至条形码系统；条形码系统自动进行数据比较，输出盘点差异表。整个盘点过程所有固定资产信息均以电子信息方式传递。

二、条形码系统管理固定资产的基本要求

1、制定条形码实施方案，明确管理职责。由于石油销售企业实物资产众多、数量巨大而使用地点分散，石油销售企业必须结合自身实际，明确固定资产管理框架和基本思路，在梳理流程、机构设置、人员配备、宣传培训、软硬件设施配套等方面要建立一系列管理办法，为固定资产管理工作的有序开展奠定基础。

2、开展资产清查、全面收集数据。资产设备清查盘点是条形码管理系统成功上线的基础和关键工作，为了保证固定资产账账相符、账实相符，防止前查后乱，条形码系统上线之前，必须对石油销售企业的全部资产、设备以及在建工程进行彻底的清查盘点。制定严密的清查盘点方案，明确财务、零售、物流、发展基建等相关部门的职责，通过分类盘点、顺向盘点（以账找物）、逆向盘点（以物找账）、责任包干、分头对接等多种方式，真实反映固定资产的实际状况。

3、落实清查结果、规范固定资产数据。资产清查盘点结束后，应将清查结果与EAM系统的相关数据进行核对，对账实不符情况及时查明原因。以固定资产为主线，将设备与资产的对应关系逐项确认，除列入低值易耗品、在建工程等核算的设备之外，其他设备应全部实现与固定资产的一一对应。

4、强化培训、提高资产管理人员综合素质。条形码管理系统既是较为先进的固定资产管理工具和手段，又与固定资产管理系统有着紧密联系，要想熟练运用条形码系统管理企业固定资产，加强资产管理人员培训是关键，特别是基层加油站、油库基层资产管理人员，对条形码系统操作手册、系统功能、配套终端数据采集器等应重点培训，提高操作技能。此外，再先进的系统也是需要人来操作，仅依赖系统是远远不够的，必须需要盘点人员尽职尽责去盘点发现，所以，在培训业务技能的同时，对资产管理人员职业道德、企业文化也要培训，通过多种培训，提高相关人员资产管理意识，树立爱岗敬业、守土有责的理念。

三、运用条形码技术管理固定资产的预期效果

1、实现固定资产管理的系统化、规范化与集成化。石油销售企业通过ERP系统和条形码技术的有机结合，打破了固定资产信息的阻隔与断流。财务部门利用ERP系统中的固定资产模块维护固定资产各项信息，进行固定资产日常会计核算，如固定资产增减变动核算、计提折旧等；实物归口管理部门与财务部门共享固定资产信息，并定期通过条形码系统对资产实物进行管理，实物资产整体的管理都纳入系统管理，固定资产的价值管理部门、实物管理部门和使用部门之间互相监督，形成了实物资产信息化管理的闭环，固定资产的账实相符得到了有效保证，最终实现固定资产管理的系统化、规范化与集成化。

2、以条码作为资产“身份证”，实现对固定资产全生命周期跟踪管理。条形码作为资产可识别的“身份证”，可以及时反映固定资产新增、调拨、报废以及使用状态等变动情况，及时跟踪更新资产管理的相关数据。由于每项资产都有一个唯一的条码标识，账实相符做到精确核对，这样便解决了解决资产管理中经常出现的实物与财务账目不符的情况，减少企业管理中对固定资产管理存在的盲区，使企业领导坐在办公室里就能了解企业所有资产的全面情况。同时，条形码系统具有对应固定资产图片查询及固定资产管理手册更新打印功能，达到了全程全面、精准细致、及时动态的固定资产管理要求，为石油销售企业提供了更加便捷的管理手段，真正实现对固定资产 “购进——使用——调拨——报废”整个生命周期的全过程跟踪管理。

3、提高固定资产盘点的准确性。在传统的手工盘点方式下，固定资产盘点从布置到最终形成盘点报告，一般要经历2个月时间，账实核对工作要花费大量的精力。运用条形码系统后，使用条形码终端扫描器可以轻松快速地实现固定资产盘点，扫描终端设备可以自动完成资产的账实核对工作资产盘盈盘亏结果只需将各个扫描终端信息进行汇总即可得出，并自动生成各种报表，避免传统核对方式造成的结果不准确的缺陷，减少人力成本，大大提高了盘点效率。通过条码技术，可以改变过去年终集中盘点、集中统计固定资产情况的工作方式，可以随时查询固定资产使用情况，随时掌握固定资产的使用情况和折旧情况，使固定资产清查盘点成为日常化工作。

4、减少人工干预、降低内控风险。石油销售企业固定资产分布在各个加油站、油库和机关管理各部门，采用条形码系统对固定资产进行跟踪和盘点，现场数据收集过程中由手持终端扫描器对固定资产进行扫描管理，可以有效地减少人工舞弊的可能性，并通过规范条形码系统操作，提高实物使用部门对资产管理的重视程度，增强资产保管负责人的责任意识，防范固定资产管理中的内控风险。

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