中山大学图书馆建馆85年来方志专藏的结构分析

王 元，汤罡辉

（中山大学，广州 510275）

问题的提出：作为一所拥有一定历史的高校图书馆，如何持续、科学地开展地方文献收藏？其馆藏发展政策该如何制定？笔者认为可从已有的馆藏进行结构分析，以便更好地明确后期的收藏目标。中山大学图书馆（以下简称本馆）创办于1924年，截止到2008年12月，其纸质馆藏总量达535.708万册(件)，有一定的代表性，对其客观求实的分析，也能起到较好的样例作用。所以，在此以中山大学图书馆为例，进行初步实证探讨。

1 从复本率角度进行统计分析

首先通过图书馆自动化系统（ILAS系统）导出16397条记录，初步核实为10421种，复本率为1.57。但经过逐一的人工排查，发现ILAS系统导出的数据存在一些错误记录。再校对则为12116册，10673种，复本率约为1.1。具体数据见表1。

表1 中山大学图书馆方志专藏的复本率

从表1可见，大部分地方文献（约93.99%）仅藏一个正本，没有购买复本。复本册数在9-59之间的图书，疑点较多。一般图书馆采访员不会有意购买大量复本。进一步细查发现其缘由是：（1）有的地方志为丛书，编目员采用了集中编目的方式，而ILAS系统统计模版里的“卷册说明”又不能准确反映出来。例如：《中国地方志集成·浙江府县志辑》59册、《中国地方志集成·广东府县志辑》42册、《中国地方志集成·福建府县志辑》31册、《中国煤炭志》23册、《中国共产党广州市财政局组织史资料：1949年10月-1987年12月》14册。诸如这些都是成套连续出版的大型地方志丛书，非有意购买大量复本。（2）有的地方方志则确实存在采访问题，例如：《广州市文化文物事业简明统计资料》60册、《广东省普通教育1978-1987年教工住房建设情况统计表》23册、《莫村公社国民经济统计资料汇编：1949-1978年》10册。这些都不应该大量重复购买，但从旧书店里大宗打包采购时，没有经过查重，以致误入较多复本。通过复本率的纵向统计，也可说明图书馆采访员某一年度出现采访复本量偏高的问题，即使当时没发现，但若干年后也迟早会被发现，即实施馆藏采访质量评估程序后，则可查出端倪。另外，从统计利用的便利角度而言，丛书分散编目比集中编目（类似于期刊等连续出版物的编目方式）更方便计算其复本率，编目员可据此考虑改进。

对于馆藏发展规划的复本量制定，应考虑的因素包括文献购置经费、读者需求、馆藏基础及特色、学校学科建设、借阅规则、文献的内容质量等等。有的研究者提出要通过数学建模的方式对影响复本的因素进行量化，得出图书复本的数学公式。早在1983年于鸣镝就在《图书馆建设》上发表了《复本数学模式初探》。但一直以来，本馆在采访地方文献时，都没使用数学模型，并且馆藏经费有时波动性较大，经费的影响一直较大，因而建立数学模型难度较大，实际操作的可行性也不高。从知识含量来看，方志文献的整理耗时较长，要完整地概述清楚一个地方的人文历史、地理面貌，编撰者要费尽周折地收集、整理资料。如《古城镇志》及《梓后纪事》编修侧记提到：“一部镇志三代修，用了光阴十六秋，酸甜苦辣皆尝遍，留于后人细细评”。不少志书的学术品位和实用价值都比较高。至于普通图书，质量较高、发行数量较小、对本校学科发展密切相关的，都会购置多一些复本，但地方文献有不断更新、续修、完善的过程，如2002年贵州省地方志编纂委员会办公室曾发出《关于启动全省续修志书工作的通知》要求各市、州、地、县(市、特区、市辖区)地方志编委会，省直各部门修志机构，及时启动续修志书工作。基于这一类似于期刊出版物的连续性特性，应以索取修订本为主，而不在于增加复本。

2 从出版时间分析馆藏年度分布

表2 中山大学图书馆方志专藏的时间梯度分布

从表2可见，解放前的地方志占：0.04%（1901-1935年），解放后至改革开放前夕占：0.7%（1950-1979年），改革开放后占：98.83%（1980-2008年），说明改革开放以后，随着出版业的恢复发展，地方政府对地方史志编撰的支持，使之出版数量达到一个空前的繁荣状态，尤其是1995年至1999年期间。通过这个时间梯度的分层分析，可了解我国地方史志的出版低潮、高潮分布段。其实收藏历史也可谓是出版业史的另一面镜子。对于馆藏空间的设计、预算也可从表2中窥探一斑，如果馆藏空间有限，是否需要及时安排人员排架、倒架，则可由这个数据表间接支持决策。例如2005-2008年，方志文献种数收藏明显下降了，则可初步断定延时倒架。

方志专藏的编撰受地方政府的决策影响较大，有的省份重视方志的编撰，则出版物较多。如浙江省在1991年，省、市、县三级修志部门共同编纂《浙江省名镇志》（由上海书店出版），是全国第一个集全省名镇于一志的省份。1994年，该省、市、县三级修志部门又共同编纂《浙江省名村志》（上下册）（由浙江人民出版社出版），是全国第一个集全省名村于一志的省份。1997年浙江省地方志办公室与宁波金轮计算机有限公司联合推出第一张地方志光盘《浙江省名村志》，是全国第一个出版光盘版方志的省份。1998年浙江纪事年鉴指导委员会提到，“按种数计算，专业志在新编志书中占的数量最大，这是历史上任何一个时期都无法相比的。有的还形成了全省性的系列丛书，如公安志、土地志等。据不完全统计，市（地）、县（市、区）这类志书总数达925种。”在领头省份的带动、影响下，必然会兴起修志的社会风气，也会影响到某一年度图书馆的方志收藏数量。但有的地方文献，也会存在急于编撰、出版，而出现瑕疵的问题，如部分志书由于赶时间，校对不严，错漏不少。有的大大超过了万分之一的错别字率。如《棠浦镇志》，光封面就有两处错误：编纂委员会，错成“编篡委员会”；“江西省宜丰县地方志丛书”分两行竖排，却是从左到右，不规范，而且扉页、版权页的“纂”字均误为“篡”字，未能校正。

由于我国历史悠久，不少镇、村也至少有上千年的历史，随着修志人员的扩展，有待发现的地方还会层出不穷，展示其历史本来面貌的方志也会随之出版，并从历史文化角度，成为最本色最地道的乡土教材。有的也成为申报地方文化遗产的可信度较高的历史资料。从长远看，应结合方志修撰跨年度较长的特性，及不断增加新地区的地方文献的特点，适当选择馆藏扩容空间。

3 从方志的地理分布来统计分析

从图1（不完全统计，因有的方志文献不适合使用当今省级行政区域划分）可见，本馆的方志专藏收藏重点与其馆舍的省属地理位置相呼应，重点入藏了广东的地方文献。今后的收藏重点也应该延续既有的收藏规模、特点，有重点地持续发展首要区域的方志文献收藏。但广东的高校图书馆、公共图书馆、科研图书馆都收藏广东地区的方志文献，并求全、求多，也显得不切实际。广东省中山图书馆收藏的广东文献从1941年开始积累，2005年就已达到9万种，近40万册，成为全国公共图书馆中最具规模的地方文献专藏之一。跟省级图书馆的同类馆藏相比，本馆的地方文献收藏规模显然不在同一个水平线上，尤其是2003年以来，广东省中山图书馆组织召开省文化厅、省新闻出版局有关领导和全省各地出版社、方志办代表参加的“粤版书刊资料缴送工作座谈会”，让各单位从“法规”意识的高度出发，认可图书馆的呈缴本制度，认可文化产品上缴公益性的公共图书馆是出版单位应尽的义务。完善和正规的地方文献缴送制度，使该馆地方文献采集有了一条最重要的途径。据不完全统计，该馆每年通过缴送获得的地方文献，占全年常规地方文献采集量的60-70%。跟市级地方公共图书馆相比，虽然本馆的方志文献在数量上相对显得充裕，但却不能呈现出其地方特色。例如东莞图书馆设有“东莞书屋”，收藏有东莞地方文献5000余册，产业资料1600多册，城市化建设专题资料2000多册，成为了解东莞历史人文、产业经济、社会风俗的窗口。而高校图书馆的方志专藏如何体现出特色，确实凸现其棘手的一面。按照中山大学人类学系的教学设置，设有民族学、考古学、民俗学、人类学等教研机构，除了在港澳考古、珠江流域文明起源、近现代民族与地方经济、民俗文物学、东南亚大通道、民族宗教问题、边缘人群与极端信仰研究等方面开拓学术成果外，该系考古专业的研究范围也扩展到全国各地遗址的考古发掘与研究上。倘若本馆要形成有别于地方公共图书馆的地方文献馆藏特色，则应重点加强与相应学科研究者的互动，多收集师生的意见，使地方文献的收藏定位在充分满足特定学科的教学研究需求上。

图1 中山大学图书馆方志专藏的省级地理分布图

4 统计过程中发现的不足之处

4.1 “方志专藏”的馆藏地点名称应加上“族谱”两字

在“方志专藏”的馆藏地点名称上应加“族谱”两字。例如：《河涧渭水仁怀章氏家谱》、《一世祖松渊公房梁氏族谱》、《伊氏家族源流考》等族谱零散、陆续入藏，相当一部分是通过赠送的渠道获取，但也形成了一定的特色、体系。若改“方志专藏”为“地方文献与族谱”，则更能反映文献性质。

4.2 未能统计分析读者的借阅利用率

因“方志专藏”设置在特藏部，并采取半开架方式供读者查阅，不能外借，因此不能获取外借的统计数据。另外，在数字馆藏的冲击下，近几年读者复印纸质馆藏文献的数据都没有建立统计数据库，读者每天取书阅读的方志文献，馆员也没逐日通过扫描条码获取查阅数据，致使利用率的数据成为统计的空白点。但馆藏发展规划须充分考虑利用状况，因此书库馆员在复合图书馆环境下，还应注重开展纸质馆藏文献阅览记录的收集与分析。

4.3 收藏范围界定模糊

哪些书属于“方志专藏”，界定不够清晰。如《中国少数民族语言简志：苗瑶语族部分》、《华中电力工业志》、《岷江志》、《瓯江志》、《渠江志》、《铁道部第四工程局志：1950-1995》、《中国保险史志：(1805-1949)》、《中国乐器图志》、《中国果树志. 枣卷》、《中国工商银行国际业务制度办法汇编：1995-1997》等等，但凡见到“志”字字样，都被入藏到方志专藏库室。明显是馆藏地点跟入藏内容有不一致之处。虽然读者可通过图书馆的OPAC检索并找到，但很容易被读者怀疑图书馆的编目员是否按图书内容来分配典藏地点。“方志专藏”明显不应包含各行各业、天文地理、动植物等等志例编撰体例的书籍，为此流通书库馆员如果发现是属于一般文学作品、一般学科的工具书，应采取馆藏复选的办法，再次分配到更合适的馆藏地点。参考图2，部分类别，如I类、R类、S类等，较为明显是典藏分配有误。

4.4 不能横向比较资源的重复建设情况

图书馆之间如果没有达成地区文献的合作保障协议，则容易造成馆藏资源的重复建设，业务数据也不能互通，譬如在对本馆方志专藏进行结构分析时，就存在获取其他图书馆的馆藏书目数据困难的问题，以致不能跨出本馆的范围，与其他周边图书馆进行馆藏数据的比较分析。另外，有的馆认为馆藏数据是属于机密内容，不能对外提供共享，这也是进行馆藏结构比对时，时常遇到的障碍。而且图书馆引进的数字资源数据库，也只能提供浏览、检索、下载原文的服务，没设置（或开发）批查重的功能，不能将纸本的MARC数据导入查重、核对，这有待于数字资源采访员了解这部分业务需求，并要求数据库供应商提供查重的技术支持服务。

4.5 部分重要的地方文献漏藏

有的重要的地方文献，本地图书馆未收藏。例如：广州2010年要举办亚运会，对广州的历史文化宣传除了现代化的动漫宣传及其他广告渠道外，对历史资料的收集、再次传播也同样重要，但被洋人称呼为Canton，并在广东制作出版的早期地方英文报纸却在本省图书馆范围内无法找到。如Canton register（1827-43出版），后续题名为：Hongkong,late Canton，register，该刊通过全国期刊联合目录查找，仅北京大学图书馆有藏。本省大多数图书馆的OPAC目录都未能检索到。说明地方文献的搜集除了通过购买新出版的新书外，还需拓展其他渠道收藏早前出版的地方文献。高校图书馆不能像国家图书馆、公共图书馆一样采取征集或呈缴的办法来入藏，则应通过复制、获赠、交换、古旧书店淘书等方式，获取一些既稀有又实用的地方文献，而且很具地方特色的早期报纸、期刊等，也应列入方志专藏书库，以加强重点收集与保护。

5 小结

从前面的分析中，我们可认识到，具有较长收藏历史的高校图书馆可通过馆藏的跨年度累计统计分析（比建立采访的数学模型更加快捷实用），评估现有的馆藏，了解馆藏的基础及不足，才能更好地制定地方文献的馆藏发展政策或馆藏发展规划，并且要留意几个关键要素：（1）复本量的限定要根据地方文献的出版特性，确定品种数与复本数的合理比例。（2）要确定收藏地方文献的地域范围。地方文献的出版量将与日俱增，网罗齐全全国各地的资料难度较大，应有所侧重。（3）要确定收藏文献的特色之处。服务于教学研究的高校图书馆，收藏目标要与本校的院系教学长远发展目标相一致，并注重学术价值较高的地方文献收藏，更要区别于公共图书馆的地方文献收藏。（4）要形成一定的收藏体系。地方文献、族谱跟一般馆藏不同，主题非常明确，应按某一专题来系统收集整理。（5）要加强图书馆之间的馆藏资源、馆内业务数据的共享建设。馆藏资源的不断增加与馆藏空间有限的矛盾，会随着时间的推移而逐渐尖锐起来。例如，本馆在2000年、2004年都新扩增了两个校区图书馆，但短短数年时间又出现馆藏饱和、馆舍空间有限的困难。加强馆际合作，共建共享是一种现实的需求。（6）各个业务环节都要结合考虑馆藏的存储空间。例如图书馆采访员的作业方式不能局限在选书上，还要考虑未来几年藏书发展对馆藏空间形成的压力。即要加强部门之间的联系沟通。（7）要考虑数字化复合收藏问题。对于一些地方文献已走向数字化出版的，则可选择数字化收藏方式。（8）要对馆藏进行定期的二次复选。国家图书馆有关地方文献征集通知的文件上，对地方文献的征集范围有比较准确的描述，可资借鉴用于参照复选非地方文献的馆藏。二次复选的工作开展，也有利于地方文献馆藏利用率指标的构建。国家图书馆对地方文献设置阅览室的馆藏划分方法，也值得参考排架使用。以上述要素（1）（2）（3）为例，本馆的地方文献收藏政策可简单表述为：以广东地方文献的收藏为重点，对于一些难以形诸文字的历史材料，如民俗记载、影像资料、城市化建设等相关资料要着重购置，以期充分满足特色学科对地方文献的特殊需求。此类文献按多品种、少复本的原则采购。对于一些本地大多数图书馆都缺藏的古旧地方文献，要尽各种办法获取，以形成珍稀地方文献的收藏特色。

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