高校人事档案管理中存在的问题及对策分析

赵晓红 泰山医学院人事处 271016

高校人事档案管理中存在的问题及对策分析

赵晓红 泰山医学院人事处 271016

近几年随着高校师资队伍不断发展壮大，人事档案数量增长迅速，档案管理的难度和问题也日益凸现。人事档案由于其特殊性和秘密性，人事档案科学管理与保存迫在眉睫。

一、高校人事档案管理存在的问题

1、人事档案保管的硬件条件还不能够完全达到档案保管安全方面的标准和要求

由于高校办公用房资源紧缺，人事档案保管库房多是安排在办公楼顶楼或地下室等，档案长期受到高温潮湿等天气因素的影响；档案房门窗多为普通门窗，封闭性能差，起不到防盗、防光及控制房间温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求存在一定的差距。

2、档案管理人员缺乏，档案归档相对滞后

长期以来，由于很多高校没有配备专门的人事档案管理人员，很多时候是由人事部门的其它工作人员兼职做档案管理员，兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致高校人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行。每年的档案材料不断增加，例如职称材料、工资材料、个人奖惩材料等，这些资料将伴随着每个人的一生。由于管理人员身兼数值，这些档案资料归档不及时，有时由于个人的工作失职和疏忽，造成档案材料的丢失等，这将不利于高校人事档案管理工作水平的提高。

3、人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位

有的高校没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏规范完整的规章制度；有的虽然制定了相关制度，但由于管理不规范，无法有效落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。

4、人事档案管理人员管理意识相对淡薄，管理队伍有待加强

由于很多档案管理人员的管理意识淡薄，对档案管理的重要性认识不够，认为人事档案就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没有直接联系，不能为高校创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。做不到及时收集，及时归档，工作滞后，给管理工作及日后的查询带来了一定的困难。

5、人事档案信息化、现代化水平不高

目前很多高校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，没有实现人事档案的电子化管理。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低。

二、高校人事档案管理对策分析及建议

1、全面实现人事档案管理方式的转变实现科学管理，规范管理

全面加强高校人事档案管理， 使档案管理从封闭型向开放型转变，从手工操作型向现代管理型转变，从实体档案管理向虚拟档案管理转变，这样，才能更好地推动人事档案工作更快更好的发展。

2、制定科学合理的档案管理规章制度

高校应意识到档案管理的重要性及必要性，制定出人事档案方面的各项规章制度，使档案管理工作有章可循，有制度可依。紧密围绕《干部档案工作条例的要求，结合高校人事档案管理工作的实际，进一步完善各项规章制度，对人事档案的接收、审核、保管、查阅、整理等环节做出明确而严格的规定。

3、建立健全档案管理的专项资金，纳入财政预算

为保证档案管理工作的安全性及规范性，各个高校应高度重视此项工作，设立专项资金，专款专用，加大基础设施投入力度，设立专门的档案室，按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的防护设备， 为人事档案的完好保存提供有力的物质保障。

4、加强教育, 定期对管理人员进行专业培训，增强管理人员管理意识

加强管理人员的档案管理意识，定期对专职或兼职档案管理员进行培训，使其意识到档案管理的重要性，不断提高管理人员的政治素质和业务素质。首先，人事档案工作是一项政策性、专业性、技术性很强的工作，因此要求工作人员严守工作纪律，不断提高自身的政治素质和职业道德修养。其次，高校人事档案部门应该落实有专人负责， 对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。拓宽知识面，不断提高档案管理人员的政策水平和业务技能， 充分应用现代科学技术来推进人事档案管理工作的科学化和规范化。

5、加快高校人事档案信息化和现代化建设

依靠现代化科技手段实现档案的现代化管理。开发和选用适合本校人事档案管理工作的软件，实现人事档案信息化。在此基础上，建立人事档案信息查询系统，通过网络使信息共享, 向需要信息的领导和部门提供第一手资料, 大大提高信息的时效性。对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解人事档案信息，在一定范围内实现人事档案信息公开。这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷高效地为全校师生提供全方位的优质服务。

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.21.095