企业物资采购的相关问题之我见

2010-02-15毛东明上海大屯能源股份有限公司江苏分公司物资贸易部

中国科技信息 2010年22期

毛东明上海大屯能源股份有限公司江苏分公司物资贸易部

企业物资采购的相关问题之我见

毛东明上海大屯能源股份有限公司江苏分公司物资贸易部

在市场经济的影响下，企业之间的竞争也越来越激烈，而物资采购是企业生产活动得以持续进行的关键环节之一，因此，如何加强和规范企业物资管理，将是企业经营者们共同探讨的焦点问题。在竞争的压力下，企业不得不调整供销关系，实施与业务合作伙伴协同商务的供应链管理。本文将从企业物资采购成本控制、物资采购内部审计、物资供应管理等几个方面做详细的分析。

企业物资采购; 成本; 内部审计

一、影响企业物资采购成本的因素

（一）采购价格

采购价格是企业成本和费用的主要组成部分，也是采购成本高低的决定性因素；

（二）采购数量

采购数量是建立在批量生产和科学合理的物品核算定额和储备定额基础之上，此外，采购的数量也是影响采购成本的重要因素；

（三）物品的运送方式因素

物品运送的路程、费用及在最短的时间内能否将物品准确、安全地在空间转移也是影响采购成本的重要因素；

（四）员工的素质

物资采购工作是决定企业产品开发，产品质量及采购成本的关键性因素，也是决定流通企业销售状况的根本因素，因此，要确保采购工作的顺利开展，就需要一批具备一定的业务知识、科学知识以及丰富经验的员工。

二、企业物资采购的管理模式

从物资采购的管理模式上看，供应公司是采购控制程序的归口管理部门，主要负责组织对供应商、价格、质量、储备等实行归口管理；负责对于自行采购物资原产地在国外、且需动用外汇美元的，由国际事业公司采购操作，供应公司负责检查本程序的实施情况。供应公司应该遵从内部牵制及不相容原则，计划员负责收集需求计划，进行综合平衡，签订合同，办理物资入库手续，做好把关工作。

三、物资采购的内部审计

（一）物资采购审计原则

审计原则是指根据生产计划制定全年的物资采购费用计划，规定各类物资的费用上限，并实行费用总额限制。对于采购费用来说，要申报并制定出审批程序，逐级授权。

（二）物资采购审计目标

在物资采购的流程中，要保证在预付款之前，现金支付后获得相应的物品或服务。在与服务供应商签订购买合同时，应明确物资和服务的供应时间以及不能按时供应的赔偿条款，这样可以保证应付账款的真实性。此外，还要保证应付账款与应收账款的一致，以防止挪用企业资金的情况发生。

（三）物资采购审计监督

1、请购计划制度

请购计划制度要由生产部门根据生产计划提出的，仓储公司材料员在接到请购计划后将生产所需的材料数量、规格与库存数量及定额进行核对，如果确实超过，签署同意购买的计划数量，在主管复核签字后报采购部门审批。

2、职务分离制度

整个采购过程应当进行职权或职务分离，其中包括物资需求计划应当要由非采购部门提出，付款人员不得办理物资的验收工作；付款人员不得寻供应商或索价；付款人不得兼职付款审核；物资的采购、存储和使用人员不得从事相关的账务记录工作等。

3、购入货物质检验收制度

验货要由独立于请购、采购以及财会部、质检部门承担，根据各类物资的质量标准进行质检、填写质检单并由质检员签字；质检后应由仓储公司根据质检的结果和采购计划来检查入库手续，入库单要由经办人员和复核人员签字。

4、订货控制制度

订货制度所要解决的主要问题是如何经济合理的确定出采购价格、数量级质量等，因此，所购物资数量和时间要与生产计划的要求相一致，审计部门负责检查，质量标准由质检部门确定。购货单要注明所购物资的规格、单价、数量、总金额及付款条件等情况，按照采购的文件规定定期开展评比，及时的淘汰不合格的供应商。

四、加强企业物资采购内部审计的有效措施

（一）加强内部审计的职责和地位

企业拥有健全的内部控制体系，就可以保证企业的各项经济活动的真实性、合法性及有效性，因此，要使企业建立一个有效健全的内部控制体系，促使内部审计部门真正的成为有效的监督、管理、咨询部门，从而为企业内部审计创造出良好、和谐的发展环境，让内部审计成为企业及经济发展的内在需要。

（二）优化企业内部审计的工作环境

企业内部审计的工作环境可以分为外部环境和内部环境。外部环境是所有企业内部审计所面临的特定的社会条件和物质条件，也是企业无法改变的环境因素。企业内部审计的内部环境，是相对于企业内部审计的外部环境来说，指的是企业内部审计所处的特定的时间和内部空间的总和，属于微观环境。

1、提高物资采购审计队伍的素质

提高物资采购中的审计人员队伍素质，是实现审计工作质量和效率的关键因素。在企业内部，审计人员所涉及的是企业管理中的各个领域，由于内部的管理模式，导致了管理人员与审计人员要实行同一政策，实现同一个目标，这就要求了企业内部审计要向多学科、高智能的方向发展。作为审计人员就要了解数学计算、管理等方面的知识，以应对实际需要。

2、设置独立内部审计机构进行物资采购审计

企业的内部审计具有独立性，能按规定的职权来办事，不受其他方面的干涉，这就保证了设计工作的公正性和客观性。物资采购的内部审计工作相对于其他的审计工作来说其侧重点不同，审计工作实施的好坏要依靠着管理局的重视程度和所赋予的权力大小进行。此外，要保持物资采购内部审计的独立性，还要求内部审计机构在单位的组织上有较高的地位，实现企业健全自我监控自我约束机制的目的。

五、降低物资采购成本的措施

（一）制定采购预算与采购计划

预算是计划活动的一个方面，是组织政策的一种延伸,它还是一种控制机制，起着一种比较标准的作用。因此，在制定采购预算时，要在具体实施物资采购行为之前对物资采购成本进行估计和预测，并对整个采购资金进行理性的规划。在采购预算的约束下，提高采购资金的使用效率，优化采购管理中资源的调配，又能确保采购资金的使用在一定的合理范围内浮动。总之，有效地控制采购资金的流向，能达到对物资采购成本的合理控制。

（二）充分利用物资采购的环境市场

物资采购环境物资市场供求关系的外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响，外部环境包括宏观环境和微观环境。其中宏观环境是指能对物资采购组织怎样及如何采购产生影响的外部变化，这其中包括很多因素，如：国家宏观经济政策的变化、国家财政金融政策的调整、季节性变化等。而微观环境是指采购的过程和程序，一个好的物资采购策略应当充分利用外部市场环境为采购部门带来利益。