对基层水利档案工作信息化建设的思考

郑建民

（山西省临汾市水利局，041000，临汾）

基层水利档案是水利人在治水兴利社会实践中逐步积累起来的成果和经验，是水利工作的历史见证、水利建设的参考依据和水利科研的可靠资料，对基层水利事业发展有着重要的作用。当前，传统水利向现代水利转变的进程加快，如何适应水利现代化发展，加快基层水利档案工作信息化建设就成为档案工作的必然要求，也是基层水利部门面临的新任务、新课题。

一、水利现代化对基层水利档案工作信息化的影响和要求

1.水利档案数量急剧增多

随着基层水利事业的发展壮大，人们越来越认识到档案信息在政治、经济活动中的作用，更加注重对档案的收集和积累。而且随着新技术、新材料的应用，特别是办公自动化的逐步推广，胶片、磁带、光盘等载体相继出现，档案生成的载体多样、内容丰富，造成了档案数量的急剧增加，临汾市水利局档案增加速度每年都超过10%。这些档案资料需要相当规模的档案库房和良好的保护环境，也需要具有较高素质的档案专业人员来管理，此外还应及时地进行档案载体的转换并采用多媒体等新技术对档案资源进行整理开发。

2.档案传统管理受到挑战

信息需求量的增加，人们会更多地注意到档案信息与其他信息的联系。同时，社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，传统的档案管理方法已经不能完全满足社会发展需求。需要实行档案信息资源的网络化管理，形成一个更大的信息系统，建立一个范围更大的信息管理体制，实现信息资源的共享。

3.对档案工作者的要求更高

信息时代，档案工作的优劣很大程度上取决于档案人员的业务水平、政治素质以及提供利用档案基本功的高低。这就要求档案人员不仅要具备过硬的政治、业务素质，更要加强外语、计算机以及相关知识、能力的学习和培养。

信息技术及信息产业的高速发展，给水利档案工作带来了挑战，同时也带来了新的机遇。加强基层水利档案信息化建设，是水利档案事业适应时代和社会发展的客观要求，也是推动基层水利事业发展的重要举措。

二、基层水利档案工作及信息化建设中存在的问题

1.基层水利档案工作

以临汾市水利局为例。在档案管理中，临汾市水利局认真贯彻落实档案法，加强档案管理，建章立制，完善各项规章制度，注重队伍建设，构建档案管理体系，加强基础设施建设和信息化建设，提高管理水平，为水利系统档案工作的发展，创造了良好的工作环境。

（1）提高认识，建立健全各项规章制度

临汾市水利局领导对档案管理工作高度重视，建立了局领导分管、局办公室统管、各科室兼管配合的档案管理体系。把档案管理工作列入全年工作目标，经常抓、抓经常，精心组织，周密安排，确保了档案管理工作有人抓、有人管、有人干。通过学习宣传教育，增强全体工作人员对管理档案重要性的认识，提高了处理档案业务的自觉性，增强了广大干部群众的档案意识和档案法制观念。局里还出台了《档案管理保证体系》《档案管理制度》等规章制度，努力用制度规范档案工作，用制度管理使用档案，从而极大地提升了档案管理水平。

（2）加强基础设施建设和信息化建设，全面提高管理水平

建设专用档案室，配备了计算机、温湿度计、除湿机、碎纸机、装订机等专用设备，安装了防盗门和铝合金门窗，使库房基本达到了“七防”要求。认真、及时地做好各门类档案材料的收集归档工作，防止应归档材料的散失，确保各门类档案材料完整、准确、系统地移交到档案室。积极开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，努力为各业务科室工作提供更好的服务。加强“文档一体化”管理的研究工作，努力提高档案的现代化管理水平，使档案现代化管理工作与各科室的办公现代化管理工作同步推进。

（3）科学管理，档案管理工作成效显著

自2003年临汾水利网开通以来，临汾市水利局电子文件归档和电子档案管理随即启动，现已完成了室藏永久、长期文书档案案卷级目录数据录入工作，基本实现了计算机检索，为实现档案信息资源共享，提高工作效率，打下了良好基础。围绕临汾市水库除险加固、农村饮水、水土保持、农业节水等重点水利工程，采用业务科室加入整理档案的办法，由批复工程工作人员整理批复档案，而后移交档案室统一编号、分类、排列，保障了工程档案的完整无缺。为了搞好档案的开发利用，编制了档案的案卷目录、全引目录、总目录、检查目录和资料目录等检索工具，较好地发挥了档案的作用。此外，还利用所藏档案资料编写了有关资料，其中有《水利志》《水利大事记》《档案大事记》等，为档案开发利用提供了系统的宝贵资料。

2.存在的主要问题

从临汾市水利局档案工作所取得的成效来看，水利档案信息化建设对提高水利基层单位工作效率发挥较好的作用。但也存在一些问题，有些问题是基层水利单位共同存在的。

（1）对档案信息化工作不够重视

水利档案信息化工作是一项基础性工作，需要给予高度重视。但个别单位对档案工作不是很重视，加之经费投入不足，虽然制定了相关的责任制，提了一些信息化目标，但大多流于形式。使得基层水利档案信息化工作发展很不平衡，有些单位已经有了非常成熟的信息系统，有的则连计算机都很少见，单位之间差距很大。这些客观情况阻碍了档案信息化的广泛开展。

（2）档案安全管理存在隐患

由于资金、办公条件等影响，有些单位没有健全或完善档案管理规章制度；有些单位虽然建立了相关的规章制度，但在工作中不能严格按章办事。特别是在信息化发展过程中，信息网络深入各个领域，个别档案人员安全意识和保密意识不强，对发布的信息缺少严格的审查和管理。一些人因缺乏计算机及网络安全知识和安全意识，责任心不强，操作不规范，数据备份不及时，这些都是信息系统安全的隐患。而且当前计算机病毒时有发生，使得档案信息的安全和保密受到威胁。

（3）档案信息化建设投入不够

由于没有档案信息化建设专项资金，档案信息化建设明显受到限制。如临汾水利局2003年就启动了电子文档管理，安装了《文件档案资料综合管理系统》，基本实现了计算机检索。但由于资金限制，和各县市、各单位之间不能联网，只是单机作业，一些软件、设备不能及时更换，造成资源共享难、档案管理受到限制等问题。

（4）档案人员素质需要提高

档案管理信息化对档案人员提出了更高的要求，不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术。目前基层水利单位档案队伍整体素质普遍较低，缺乏既懂计算机技术、通信技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才。就临汾水利系统来说，专职、专业档案管理人员还不到档案管理人员的50%，个别单位还是办公室人员兼管，不适应档案信息化建设和发展的需要。

三、搞好基层水利档案信息化工作的几点建议

1.转变观念，提高认识

档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。因此，要提高基层水利档案信息建设，单位领导要给予应有的重视，积极鼓励和支持。同时做好宣传工作，组织相关人员业务培训，提高工作人员的思想认识和更新知识结构，以适应现代化管理的需要。

2.加大投入，规范体系

要提高技术支撑，配备质量可靠、性能优良的硬件设备，并添置相应的配套设备，使档案信息化建设与办公自动化系统能够融会贯通，保证软、硬件安全运行。要针对信息化过程中档案保存载体多样，各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差等问题，研究制定统一的、标准的规范体系，推动档案标准化、规范化、信息化建设。

3.完善制度，确保安全

从增强人员的安全意识抓起，不断提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。同时，还要严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。只有在采用成熟、先进技术的基础上，不断提高工作人员的安全意识，才能确保档案信息化共享、开放的安全。

4.重视人才，提高素质

要加大对档案人员培训力度，注重提高档案专业队伍的整体业务素质，培养既懂电子档案，又懂电子政务的新型复合型人才，以适应现代化、信息化管理的需要，推动基层水利档案信息化工作健康发展。

档案信息化建设是一项复杂的系统工程，作为基层水利单位，必须对信息化发展有清醒的认识，加快档案的现代化管理进程，充分开发利用档案信息资源，发挥档案信息资源的作用，促进基层水利事业发展，逐步实现基层水利档案信息化。