高职院校科技档案管理工作存在的问题及对策

2010-02-13孙敬鸿

装备制造技术 2010年3期

孙敬鸿

(盐城纺织职业技术学院，江苏盐城224005)

高职院校科研档案，是指学校在开展科学研究管理和实践活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种载体的材料，是学校科研活动的真实记录和历史凭证，是重要的信息资源和科技财富。科研档案是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，科研档案管理工作，也是学校的科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之内，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。近年来，随着我国高职院校的快速发展，对高职院校科研档案管理工作也提出了新的任务和要求，合理管理和利用科研档案资源，既可调动高职院教师教学科研积极性，又可以更好地为高职院校和地区经济的发展服务。

1 科技档案管理存在的问题及原因

1.1 档案意识薄弱

(1)学院领导层档案意识淡薄。近年来，我国出台了《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案管理暂行规定》和《高等学校档案管理办法》等档案管理相关的法律及法规，高职院校由于大部分是中职、中专或技术学校合并升格组建，部分学院领导层还缺乏对有关《档案法》的了解与学习，甚至有些领导认为高等职业院校的主要任务和工作是教学和学生就业两大方面，而对科研的投入和关注较少，更谈不上科研档案工作了。

(2)科技档案管理部门对法律法规学习和宣传力度也不够。主要热衷于简单文件或档案的收集整理，没有花时间去研究科研档案在院校发展中作用，以及归档内容和归档方式；再加上档案管理者本身对科研档案认识程度不深，缺乏对校内科研人员进行科研档案收集的指导。目前，高职院校兼职档案员居多，而且高职院校中大多数的档案工作者来自非档案专业，接受过系统培训的不多，专业知识和专业技能欠缺，一定程度上制约了档案管理工作的开展。

(3)科研人员自身对科研档案管理不重视。大多数科研人员对科技档案工作的重要性和社会功能不太明确，没看到档案工作对经济和社会发展的重要作用，尤其是在经济建设和科学研究领域，利用档案可以收到的直接或间接的经济效益。仅仅把科技档案工作理解为繁琐的行政事务，更认识不到建立科研档案，是科技人员完成科技工作必不可少的一项工作。致使校内的科技文件材料收集困难，特别是科技研究进程中的材料收集更加困难。即使收集起来也存在着不准确、不完整、不系统等现象，严重影响了科技档案的质量。

1.2 材料整理内涵缺失

(1)缺乏对科研档案内涵的认识。一套完整的科研文件材料，应该是对该项目的全过程的真实、全面的记录，包括主题准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报以及推广应用五个阶段所形成的材料。而从历年的科研归档的材料来看，成果性、总结性、鉴定性及获奖证书或奖状材料较多，而在研究实验阶段形成各种载体的原始记录如技术报告、实验记录、数据分析、设计文件、图纸等重要的原始性材料却很少。

(2)归档的材料中一般性材料多，能反映和评定一项科研成果水平的关键性技术材料少，能体现科研人员在科研过程中解决技术难题的新思想、新概念和新方法等技术创新的核心材料更少。而这些技术材料，体现了该项科研成果，其归档保存和利用价值远远高出一般性材料，同时也严重影响了科研档案的开发和利用。当前，许多研究人员并没有认识到科研档案工作的重要性，把自己的研究成果视为个人私有财产，许多珍贵的原始材料遗失或者仍保留在个人手中，严重影响了科研档案的系统性和完整性。

(3)收集整理材料形式单一。主要体现在复印件、纸质材料多，原始材料及其他载体的少。目前，描述一种物理现象和记录各种信息的载体，除了纸质外，还有软(磁)盘、磁带、光盘、照片、录像带等。档案的管理也必须新时期形势发展的需要，加强对其他形式载体材料的收集。

1.3 科技档案机构和制度不健全

(1)目前高职院校中科研档案工作办公室一般为2人编制，承担400～700人的教职工科研档案资料的收集、整理、编研和归档。档案管理人员的编制不足，没有配备专兼职的科研档案管理人员，或档案专兼职人员未经业务培训直接上岗，缺乏一些必要的业务知识和基本业务常识，不能从一个较高的层面去从事档案管理。档案管理人员也往往不是学档案专业的，而是其他专业转行的。

(2)科研档案管理制度不够健全。高校科研档案部门在实际工作中，只有对科技人员的工作有业务指导、督促和服务的职责，而不可能对科技人员不交或迟交材料的行为加以处分。在这种档案制度不健全的情况下，科技档案归档难也是不言而喻的。对科研档案的认识淡薄，致使多数院校没有健全的科研档案管理制度，在科研档案归档管理方面缺少行之有效的制约手段。

目前高职院校科研档案归档管理工作处于失控状态，突出表现在:

一是有些科研人员在科研成果评奖、评职称后，取回原件不予归还，造成科研成果载体的学院科研档案不能系统完整归档，处于分散零乱的保管状态；

二是科研管理部门只能要求负责人把他们科研项目的完整材料上交齐全，但负责人交与不交无法控制。他们拿什么材料就归什么材料，档案管理人员对归档要求也只能在口头上做一些说明、解释，而不能强求，通常缺乏最原始的资料，监管力度非常小。

2 科技档案管理的应对策略

2.1 强化科技档案管理意识

高职院校全体人员，都应该充分认识学校科研档案管理工作的作用和意义，认识到科研档案在科研活动中的凭证作用和情报价值，认识到科研档案管理是指导、督促和保证学校各类科研工作有序、正常开展，以及提高科研管理工作效率的重要意义。学校领导应把提高全员的档案意识作为学校的一件大事来抓，加强对科研档案部门的领导，从人、财、物等方面保证档案工作的需要，把学院建档工作列入重要的工作日程，提出学校科技档案工作的政策性导向。科研档案管理部门积极响应学校决策，通过会议、专题讨论、宣传栏、培训班等多种形式宣传档案法规、档案知识与档案信息，使各学院领导和教师充分认识档案工作的重要性。做好科研档案相关法律法规及政策的宣传工作、档案收集的指导和监督。课题组、评审组、科研管理部门，都要按照制度要求做好科研档案工作的收集和归档工作，保证科技档案材料的完整、系统和准确。

2.2 合理设置科技档案管理机构

科研档案机构是搞好科研档案工作的组织保证，没有专门的组织机构和专职的档案人员，科研档案工作是搞不好的，没有专人去收集整理和立卷归档，科研档案管理就成了一句空话。目前高职院校未设立科研档案室的应按《档案法》的要求，采取综合档案室的组织管理形式配备相应数量的工作人员，将科研档案作为学校全部档案的一个重要组成部分，集中统一管理，统一提供利用，既符合我国档案工作的基本原则，也有利于科研档案信息资源的开发利用。

2.3 建立健全科技档案管理制度并规范管理工作

科研档案管理，只有通过实践的积累、研究的拓展，才能在一个较高的层面上架构管理的体系，并通过实践不断加以充实与提高，制定和完善行之有效的科研档案形成和归档的各种规章制度，明确和理顺档案部门、科研管理部门和科研人员之间的工作关系，共同形成一个相互联系、相互制约、相互渗透的联合体，明确科研档案形成中的各自责任，对科研档案的收集、整理、利用、保管、鉴定等作出明确、具体规定。只有通过制定严格的规章制度并切实贯彻执行，才能使科研档案工作做到有章可循，从而形成有机的完整的科研档案管理体系。因此，学校要明确规定归档范围、建档要求，对档案的收集、整理、管理和利用等环节，做出具体的操作规定。适当赋予档案部门一定的行政权利，在成果报奖和职称评审中，对申报者申报的材料必须符合档案管理要求并通过档案管理部门的检验通过，否则不予受理和认定。严格按规章制度办事，就能使科技文件材料的来源和质量得到保证，科技档案的内在价值和利用率就会提高到一个新水平，档案管理工作就会走向规范化。

2.4 提高档案专兼职人员的整体水平

做好科研档案的管理，人是最重要的因素，高职院校应通过各种途径来提升科研档案管理者的自身素养和业务水平。主要体现在管理者不仅要有端正的工作态度和高度的责任感，更要具备较高的管理素质和丰富的档案管理知识。因此，学校档案管理部门应做好《档案法》、《档案法实施办法》等的学习，安排业务进修，及时掌握和研究新形势下科技档案业务的新特点、新方法，找准切入点指导好科研档案管理工作，科研档案管理人员要敬业爱岗，树立强烈的事业心与责任感，提高档案人员的信息管理水平。

3 高职院校科技档案管理的发展与创新

近年来，科研档案数量在不断增加，原来的手工操作管理已远远不能适应当前高校发展的要求。因此，运用先进技术和设备进行科研档案的收集、整理工作，在平时科研档案工作中努力实现科研档案管理手段的现代化。现代化即是指档案的记录、存贮、整理、编目、提供利用等方面运用当代科学技术，主要是采用现代通讯技术、计算机技术和网络技术等，来实现学院档案管理的科学化和规范化，这也是科研档案管理发展的方向。增强高职院校网络化的建设和使用，使其能为科研档案的管理提供更加便利条件，这也是档案能够充分发挥其职能的前提保证。利用网络传输，将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网，既能提高科研档案信息资源的利用率，也提高了科研档案的管理效率。针对已经实现校园网办公自动化管理的学校，应将科研档案管理纳人校园网的办公自动化管理系统，实现科研档案管理现代化，这不仅提高了档案查阅的速度和工作效率，而且使得档案管理拥有更多的时间和精力，加强科研档案的开发和研究。