关注资产生命周期管理

文/唐守国 茅维华 蒋磊宏 顾一众

当前固定资产管理系统基本上还停留在增删改查的传统模式，而且与财务系统隔绝。若管理出现疏忽，就会造成两者数据不一致。资产周期管理系统从传统模式进化至资产整个生命周期的管理模式，并与财务系统进行信息交换，从而使资产系统数据与财务系统数据一致。

资产周期管理的两大需求

当前大多数高校均存在资产信息管理系统，比如设备管理系统、家具管理系统、房屋管理系统、图书管理系统。这些信息系统目标明确，按照各部门管理理念和实际需要，对相应的资产进行管理。财务管理系统则自成体系，也有其管理内容和特点，但是很少涉及资产管理方面的信息。各个资产系统与财务系统之间并无资产信息交流，相互之间形成信息孤岛。如果人们在行政管理上不及时对资产系统与财务系统之间进行对账，最终结果是各部门资产账与财务账总账不符，明细账相差太大。

造成账目不符的原因大致有：

1.入账日期的差别

财务系统以财务凭证生成日期（简称财务入账日期）为准；资产系统的入账日期（简称资产入库时间）是资产信息保存到资产系统的时间或者资产购买时间。现实操作中两者并不一致，财务入账日期在资产入库日期之后。而且，少数资产虽然在资产系统入库，但是没有在财务入账。

2.捐赠资产

捐赠资产一般在资产系统入库，很少在财务入账，因为不涉及经费问题。

3.资产报废引起的问题

这部分问题最为棘手。因为财务部门要销账，就要明确资产入账时到底入在哪个明细会计科目上，才能对当时发生的会计科目进行减值。对于资产入账时的会计科目信息，资产系统是未知的。实际上，资产销账是不可操作的。

大多数资产管理系统还停留在职能部门集中管理模式的阶段。而现实情况是，随着资产量的增大，分级管理的重要性逐渐凸显。集中管理模式逐步要向分级管理模式过渡，以满足资产管理的信息化需求。

为解决资产账与财务账不相符的问题和实现资产分级管理，上海交通大学建立了资产周期管理系统（以下简称：系统）。

资产变更管理方式的选取

通过调研和分析，我们发现：设备和家具管理系统的数据量大，变更频繁，账务入账和销账也就非常频繁；房屋建筑物数量较少，变更也不频繁；图书资产虽然数量巨大，图书馆本身有自己的财务，明细账由图书馆财务入账，校财务处的财务入账则是批量入账。鉴于以上情况，设备和家具应该作为重点管理对象，纳入到本系统中进行管理。

对引起财务变更的资产变更的管理进行业务化、规范化和流程化。资产变更包括新增、增加、减少、销账等，它囊括了资产在整个生命周期中涉及的财务变动。

不涉及财务变动的资产变更（如校内调拨，责任人、保管人变更等）可以灵活处理，既可以采用规范的流程化业务来解决，也可以采用传统的增删改查模式。

对两种资产变更的管理方式的取舍，取决于职能部门管理的需求和最终用户的便利性（人们一般在两者之间折中）。资产生命周期信息流程如图1。

图1 资产生命周期信息流程

与财务相关的资产变更业务化

与财务相关的资产变更，必须组织到相关的变更业务中。业务是资产变更的原子单位，一个业务包含一个或者多个资产变更项，不同业务类型的资产变更项是不同的（见图2）。比如资产购置，无论一次购置一个资产还是多个资产，都必须通过资产购置新增业务来申报。在某笔购置新增业务中，可以申购一个资产或者多个资产，这取决于财务报销规范。

建立资产变更业务

业务对应原来的手工填写的五联单或者报废申请单。五联单可以包含一个或者多个资产新增，而报废申请单则可以包含一个或者多个资产的减少或者报废。这些单据被抽象成资产业务，申报内容对应业务的资产变更业务项。单据种类对应业务类型。不同的是业务类型在这里被细分了。五联单包括的信息有限，往往不能全面反映报销资产的信息，因此，往往还要申报人到相关管理部门进行详细说明才能入库。当然，也可以开发申报资产详细信息的网站供填报。但是五联单是必不可少的。而资产变更业务可以包括更多的资产详细信息，而且与财务系统集成。因此，五联单这类单据完全可以废弃，从而减少很多重复劳动。决定业务种类的四个因素

资产业务种类决定因素有：一是业务本身；二是业务项内容、流转节点及方向；三是资产管理部门划分；四是财务入账单位（上海交通大学除财务处可以报销外，部分部门实际上是独立核算单位，也可以进行财务报销）。第二个与第三个因素一般是相互影响的，不同管理部门对资产管理信息内容并不一样。

业务分类

根据业务本身来分，应该分为资产新增、增加、减少、销账四类。值得注意的是，对于财务而言，只存在两类业务，分别是财务增加和财务减少。在与财务接口时，转换新增、增加资产业务为财务增加业务，转换减少和销账资产业务为财务减少业务（见图2）。

图2 资产业务对象关系

根据上文的第二个与第三个因素来区分，业务分为设备新增、设备增加、设备减少、设备销账、家具新增、家具减少、家具销账等。如果考虑房屋和图书，则分别需要增加对应业务。

一般不针对财务入账单位分解业务种类，否则业务种类数量太多，而且容易引起申报人员的理解错误并增加困惑。解决方案是给相关单位业务增加入账单位选择信息，申报者可以选择入账单位。

业务化的效果

在资产增加业务中，平台实现了一个资产可以使用多个经费账号以及每个经费账号开支的金额，此信息最终会反映到财务的账务中。固定资产报销对应会计科目及金额，作为变动永久保存在资产生命周期系统中，所以销账发生时，可以自动找到销账资产在当初增加业务发生时所使用的会计科目及金额，从而将销账信息推送给财务系统，而不需要人工查账。资产安置地点使用房屋管理科管理的房屋建筑物权威数据，为资产日常管理以及资产清查提供便利。基层单位教师可以通过调拨或者移交等业务进行资产日常管理工作，实现卡物相符以及分级管理。

资产变更信息双向流转

资产变更业务的信息在资产管理部门与财务部门之间的流转方向是双向的。财务入账信息会反馈到业务中，从而保证资产管理系统和财务系统的信息一致，特别是财务凭证入账日期。

资产变更业务信息应该在各角色间有序流转直到财务入账完成，业务才算最终完成，最终在资产系统中入库；否则，只是临时保存的变更申请而已。这种方式保证资产明细账相等，从而实现各职能部门总账与财务总账相符。

各类变更业务需要的审核节点、各个审核节点可以审核的信息、各节点间流转方向等都需要规范化，并且将业务流转节点和方向流程化（需要特别注意的是，每类资产变更业务的流程并不是完全一样的）。通过程序将这些规范和流程固化下来从而形成强制约束力。与行政规范所形成的约束力相比，程序固化的规范化、流程化更为稳定，因为行政规范容易被人为因素干扰，容易被打破，从而引起信息不完整或者不准确。

系统设置各类角色，包括设备申报（责任）人、设备院系管理员、资产处家具科/设备处等资产管理职能部门审核人员、财务处入账人员，人员分工职责明确，通过系统进行网上协同工作并共享资产变更信息。

业务流程分三步走

各类型业务虽然审核节点和审核内容不一样，但是基本上所有业务的主要流程包括三步（见图3）：业务申请提交→业务审核→业务入账。而联系纽带就是资产业务，资产业务作为载体，在申报角色、审核角色、入账角色信息进行共享，成为他们之间沟通的桥梁。

具体的业务类型，其相互间流转节点和流转方向差异较大。对于设备购置新增、设备其他新增、设备购置增加、设备其他增加等业务，其流程为：申报人提交申请→业务所在单位设备审核员审核→设备处审核→财务入账→设备入库。而设备销账就比较复杂，需要分两步走：一是基层人员申报并报给设备处审核（设备销账业务），二是设备处将累积的基层销账业务打包并报给财务入账（设备批量销账业务）。只有完成“两步走”，才能最后完成资产的销账。设备销账流程是：申报人提交申请→业务所在单位设备审核员审核→设备处审核→待入账；设备批量销账流程是：设备处审核人员组织合并基层单位待入账设备销账业务并提交→财务销账→设备销账。设备校内调拨虽然不影响资产财务入账信息，但是由于其特殊性，需要流程支撑，其流程为：原单位申请人提交调拨业务→原单位设备管理员审核→新单位设备管理员审核→变更设备正式信息完成业务。

家具相关业务与设备对应业务流程相似，只是审核节点和审核人员不一样。

图3 抽象资产业务主要流转

系统的实现

系统在ASP.NET MVC架构支撑下开发，主要分为如下层次：展现层、控制层、业务层、数据访问层、工作流、持久层、外围支撑、对外发布的Web Service服务(系统技术架构如图4所示)。

图4 资产生命周期管理技术架构

学校各资产管理部门均有资产管理信息系统，并稳定运行多年。系

统并不是重复建设全部功能，而是抽象出与资产生命周期中原值相关工作流程，并把系统发生数据作为信息源推送给各相关部门资产信息管理系统，不改变与资产生命周期无关的相关管理业务、统计报表、主题查询。

模块封装

系统通过Web Service与外围系统进行信息交互。两者之间通过商定的数据规范来交换数据。使用IP地址限定来保证访问Web Service的安全；与财务系统对原始数据采用md5签名方式，以增加安全性。所有外围支撑系统调用都放在一个组件中，便于维护。

工作流将信息流转逻辑独立于信息本身，将管理流程变化与信息改变隔离。资产生命周期管理涉及各种工作流程，而工作流程包括一个或多个活动以及各活动间的前后关联，各活动需要各类人员协作处理资产信息。

各个资产职能管理部门对自己管理的业务理念和需求有很大差异，并且不同业务本身需要不同的处理流程，最重要的一点是管理部门的管理理念在发生变化，使得今后业务流转也会发生变化。鉴于此，本系统引入工作流机制来封装信息流转的顺序，与管理信息分隔开，便于信息的流转发生独立变化。

Facade模式封装实际业务

在控制层和业务层之间用Facade模式隔离，松耦合控制层和业务层，使得调用者和被调用者能够独立变化。接口定义

系统所依赖的外部接口包括：

1.从设备系统获取并预定设备卡片编号；

2.提交业务数据到设备系统；

3.提交资产减少业务（设备销账、设备减少、家具销账）到财务系统；

4.提交资产购置业务（设备购置新增、家具购置新增、设备购置增加）到财务系统。与财务接口示例如下：

business busiNo="" …>

…

…

…

5.提交资产其他增加业务（受赠、校外调入）到财务系统。

平台对外提供的接口是：

1.提交购置增加业务信息至资产周期管理平台；

2.自定义查询资产卡片；

3.资产卡片是否在业务处理中。

上海交通大学资产周期管理系统主要处理与资产价值变动有关的业务，包括资产新增、增加、减少、销账等有关的业务，并逐步开发取代以前的管理及查询报表功能。系统采用Web Service，与外围系统交换信息，内部采用MVC系统架构。以业务为载体，采用工作流使得信息流程可以独立于业务变化。目前该系统已经平稳运行。