浅议教学档案管理在高职院校人才培养评估中的作用

李汉和

教学档案是高职院校档案的主要组成部分,是反映教学过程中的真实记录,是学校进行教学改革、教学研究活动的基础材料,是开展教学评估的重要依据。

一、教学档案的主要内容是人才培养工作评估的基础和依据

高职院校教学档案是教学管理水平和教学质量的记载,是校档案主体、核心和重点。在教学、教育改革、日常教学管理活动中形成具有利用价值的、并且应该归档的教学文件材料,能够准确、完整、真实地反映教学管理全过程。这些资料主要包括如下四类。

1.基础档案

上级教育主管部门下达的政策性、指导性教学文件,及学院制定的教学文件和教学规章制度、学院和系部教学工作计划和总结、专业人才培养方案、实施性教学计划、课程教学大纲、课程表、校历、教学进程表、教学任务通知书、授课计划、实习计划、实验开课记录情况表、教师讲课记录、教学工作总结以及活动记录、考试试卷等。

2.精品课程与专业建设档案

专业论证、申报、剖析的材料,网上精品课程和申报获奖材料、各种声像资料等。

3.学生档案

包括在校学生基本情况登记表、学生花名册、成绩登记表、新生注册、学籍异动材料、奖惩材料、英语和计算机等级证书材料、毕业论文设计、毕业生跟踪调查表、毕业生注册信息等。

4.教师业务档案

在校教师基本情况登记表、教案、听课记录表、教学情况调查表、教师岗位考核表、教学工作小结、教师工作量统计表、教师奖惩材料、参加教学研究活动情况以及发表论文材料等,这些材料的归档为人才培养工作评估提供了依据。

二、教学档案管理的现状与问题

1.教学档案管理的现状

教学管理工作具有综合性和日常性的特征,而档案管理则是一项技术性工作,具有严格的规章制度和管理方法。就我院而言,学校档案部门形成一系列的规章制度,档案实体分类细则根据国家档案局颁布的《归档文件整理细则》和教育部《高等学校档案实体分类法》的分类方法和编号原则制定,明确了教学管理部门和院、系、部档案人员的工作职责,实行部门立卷。为了充分发挥教学档案在评估中的作用,教务处为此专门下发了《关于建立健全教学档案管理制度的通知》,对我院教学档案实行分级管理,要求各院、系、部安排专人负责,按学年管理、编目造册及归档;积极推行档案管理现代化建设,建立档案查询制度,充分发挥教学档案的作用。

2.教学档案管理的问题

教学管理部门和院、系、部基本都是兼职档案工作者,对档案的收集、分类、整理归档不熟悉。具体表现在日常档案材料的收集重点不明确,导致该收集的没收集齐全,而不该收集的收集了,有的重复收集。这些问题在人才培养、工作评估收集材料时较为明显,从而出现补做材料现象。

另外,教学档案信息化程度不高,缺少利用率。

当今社会信息化迅速发展,仅仅依靠传统的档案管理模式已无法适应时代的发展。要充分利用学校的教育网络资源以及声像资料、教学档案信息资源来扩大教学档案的利用范围,全面提高教学档案的利用效率。

三、通过高职院校人才培养评估,加强教学档案的建设

1.做好教学档案的开发利用

教学档案利用是档案工作的最终目的,是对档案价值和档案工作水平的检验。高职院校的教学档案工作能够更好地为教学服务、为社会服务,可通过教学档案信息网查阅。各有关职能部门和院、系、部都可以实现网上归档、网上借阅、网上传递信息,用先进的网络和软件做好教学档案的开发利用,更好地为教学一线服务。

2.加强教学档案的信息化、网络化、电子化管理

高职院校的教学档案具有材料来源分散、多样化、时间划分能特殊化等特点,管理难度大,这就要对档案进行信息化管理。实现教学档案网络化管理,能够减轻档案工作人员劳动强度,提高教学档案管理的工作效率。教学档案的电子化管理具有良好的安全保密措施,通过对电子文件加密来实现电子化管理,更好地为教学工作服务。

3.加强教学档案管理人员业务素质建设

教学档案管理队伍是档案管理工作的主体。要培养合格的教学档案管理人员,就必须加强管理队伍的建设,提高教学档案管理人员的素质,使他们具备高尚的职业道德修养、基本的档案业务知识和管理能力,熟悉本院教学档案管理制度;也要不断加强对教学档案人员的业务培训,促进院内外档案管理人员的沟通与交流,使管理人员除具备扎实的专业基础知识外,还掌握计算机、网络等方面的知识。

(作者单位:江苏省盐城卫生职业技术学院)