如何做好高校教学秘书工作

林仙芝

摘要:教学秘书的工作直接影响着高校的教学管理工作,文章对如何做好高校教学秘书进行了简要的阐述。

关键字:教学秘书;素质;能力

中图分类号:G642文献标识码:A文章编号:1003-2851(2009)10-0076-01

教学秘书是我系教学基层管理者,是系主任实施教学管理的助手,主要协助管理教学方面的常规事务,保证教学工作的正常运转。如何做好高校教学秘书的工作对高校的发展至关重要。怎样才能做好高校教学秘书的工作呢?

一、具备良好的职业道德素质

(一)教学秘书必须具备强烈的责任心和爱岗敬业的工作精神。教学秘书工作范围广、内容多、责任大,而且工作要求非常细致,稍有疏忽,就可能导致差错。如课程安排、学生选课、考务工作及发放教师课时津贴等,这些工作既有简单的、机械的体力劳动,又有复杂的、高智能的脑力劳动;既有常规性,又有繁杂性。这就要求教学秘书要有高度的责任心,对教学管理工作忠诚、热爱,工作的时候必须一丝不苟,要细心再细心,如果没有较强的敬业意识是无法胜任的。

(二)不辞劳苦,任劳任怨。教学秘书的工作主要是服务性工作,为领导、教师和学生服务,不仅工作琐碎、任务繁重,有时会遇到这样那样的困难,在工作中出现费力不讨好、遭人误解的情况。这就需要教学秘书任劳任怨,拿出甘于奉献,甘为人梯的精神,让自己的价值,在默默无闻的平凡事业中体现出来。

(三)平等待人,团结协作。教学秘书人员处于领导身边,待人处事一定要诚实守信、正直公正、实事求是。对待领导要摆正自己的位置,平时工作严守本分,不擅权越位,遇事多请示,多汇报,尊重领导的意见;对待教师要态度谦虚、平易近人,多和教师沟通,了解他们的思想动态,努力营造理解、信任的氛围;对待学生,要一视同仁,充分听取学生的意见,热情服务。

二、不断提高自身的业务能力

(一)沟通和协调能力。教学秘书的协调工作最重要的是协调人际关系,穿针引线于教学有关的职能部门、教师与学生之间,在教学管理中难免会发生矛盾,教学秘书应该找准自己定位,发挥润滑剂和传送带的作用,切实做到不利于团结的话不说,偏激片面和无事生非的话不传,尽量让部门的人员互相理解支持、融洽共事,营造一个和谐相处、团结协作的集体,保证良好的教学秩序。

(二)计算机操作能力。现代教学管理必须运用先进的教学管理软件,教学秘书必须能够熟练地使用计算机进行日常工作的文档、表格处理,应用网络和教学管理系统软件实现办公自动化管理。这不但能使工作效率和水准得到提高,使教学管理更加的科学化和规范化,而且也能减轻管理中的部分工作量,也为师生和各级教学管理部门提供了快捷优质的服务。教学秘书在平时要不断地加强计算机的操作处理水平,不但要提高速度,还要做到准确,才能在日常繁杂的工作中提高效率。

(三)语言组织能力和写作能力。教学秘书工作中需要撰写教务文书,如发布教学通知、通报教学情况,撰写工作计划和总结,聘请院系外的专家教授等,上情下达,下情上达,都需要较强的书面和口头表达能力,而且行文要力求规范得体,言简意赅,观点明确,条理分明。因此,教学秘书在工作中要不断地学习:要多听,与自己工作接近、阅历相似的秘书交朋友,借鉴成功的经验,吸收失误的教训;要多读,读更多的书,党报党刊的调研文章、国际国内有政治影响的新思想、新观念,都要挤时间尽量去读,抓住要点,掌握实质;要多写,时评叙事,写景抒情,一情一景,一事一议,都能帮助高校秘书掌握写作规律,积累写作经验;要勤练脑,想更多的事,动更多的脑筋,让自己的思维更加灵活敏捷。

三、加强心理素质能力的培养

教学秘书工作是一项繁琐劳累的工作,在工作中,教学秘书主要处于配角和服务性的地位,取得的工作成绩主要体现为教学工作的正常运转,但不会引起领导和别人的关注,更难得到及时的表扬和肯定,但如果工作中稍有疏忽,则可能影响到诸多方面,甚至导致教学事故,并很快遭到来自多方面的误解、埋怨和批评。因此这让许多的教学秘书对自身的职业缺少自豪感,有时还会产生心理不平衡,情绪不稳定,自制力弱,在工作中性情急燥,不善控制等,这样慢慢地就会形成与他人交际关系的紧张,更会影响工作效率。

因此,教学秘书在心理素质方面的培养可以采用以下方法:

(一)正确认知自己的职业性质。教学秘书就是服务于师生,因此在工作的过程中,要注意摆正自己的心态,正确对待自己的人生价值,要不计较个人贡献的大小和得失,客观评价自己,认识到教学秘书这个岗位,我们只要热爱它,同样也可以做出成绩。

(二)学会控制不良情绪。作为教学秘书,经常与不同个性、不同人格和能力的同事打交道,难免会遇到挫折冲突,因此要加强自身人格魅力的修养,遇事尽量做到乐观向上,不感情用事,不随意闹意见。可以用积极的自我暗示来调整自己的必理活动,或冷静思考接受他人说法,或把心理压力说出来,写出来以缓解不良情绪带来的心理压力。

参考文献

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