高职院校非纸质文献管理与利用

摘要:随着近几的图书发行量增大,特别是科技类的图书,大多数都是附有随书光盘。高职院校如何面对众多的非纸质文献资源的加工、典藏与管理。如何向读者充分揭示、宣传、利用这类文献资源,成为图书馆工作的一个重要难课。

关键词:非纸质文献;管理系统;非纸质文献利用

传统的图书馆收藏主要以纸质图书、期刊为主.随着社会信息化,近几年的图书发行附了大量的光盘(这些光盘包含了大量的资源如:课件、图片等,格式也多样化:ISO、Rock Ridge,.bmp等),特别是科技类的图书.而高职院校近几年的图书馆藏量的逐步增加,图书附有大量的随书光盘。如何的更好做好非纸质文献的组织加工、典藏与科学的管理,让读者及时的可以借阅或可以7*24小时的在线利用与浏览。

1 非纸质文献资源的特点与典藏

非纸质文献资源(non-book materials)是指不按传统的印刷方式,而是通过现代技术方法与手段将知识记录贮存在纸张之外的物质载体上的所有文献。同纸质文献资源相比,非纸质文献资源具有体积小,重量轻,信息容量大,图、文、声并茂等显著优点,且必须借助特定的设备才能阅读。另外,此类文献是由磁性载体和光盘承载的,管理要求较普通纸介质文献的要求要高。为此我们要专门订购了一批专用于存放光盘的光盘柜、磁带柜和随盘图书的文件柜。所有非纸质文献分门别类、统一存放。借助于计算机阅读的存人电子阅览室,用视听设备播放的音像资料存放视听室,随书光盘(带)或光盘附书的文献由图书采编部编目后,盘(带)全部存放在电子阅览室或视听室。为方便读者利用,在电子阅览室或视听室,存放一套与盘(带)配套的图书。其他复本图书按一般图书典藏,存放书库。

2 非纸质文献管理系统

传统的存放方式已经适应不了现在网络信息发展步骤,占有空间大,管理手续烦琐,容易损坏,又占了读者一个或多个借书复本量。我馆引进了南京昂克科技有限公司非纸质资源管理系统,而我馆是使用了江苏汇文文献信息管理系统,可以把该系统与汇文OPAC系统进行了融合,一方面可以让管理员很方便的管理随书、随刊等的光盘、及其他非纸质资源,另一方面读者可以通过汇文OPAC系统或“非书资料管理系统”直接对自己所需的光盘进行检索、在线浏览、在线操作、部分下载、全盘下载,极大的方便了图书馆管理员和读者。而该系统可以根据图书馆本身条件来设置权限,如:请求开放功能,编目人员可以先将书目记录录入数据库,然后选择性的录入部分光盘记录。对于有光盘的记录在读者用户检索界面将显示为“已开放”;对于只有书目信息,没有进行光盘录入的记录将显示为“请求开放”,读者可以通过“请求开放”按钮向管理人员提交开放请求,管理人员通过查询请求光盘信息,更新录入光盘记录。从而灵活的调配了服务器的存储空间。用户以及 IP 地址权限的管理功能,管理员可以指定访问随书光盘资源的 IP 地址段,以及访问时限。对于指定 IP 地址段以外的用户若想使用该系统,可以从管理员处获取一个用户名和密码,通过用户登陆的方式进入该系统。功能扩展,“非纸质资源管理系统”不仅仅对图书馆的光盘资源具有管理功能,对于图书馆其他一些非纸质资源例如期刊等也都可以进行管理,提供检索。

3 非纸质文献资源的利用

不同的读者对电子资料的阅读需求是不同的,同一读者在不同时间的需求也不尽相同,那么对电子资料的利用是否可以探讨出类似图书的“藏借阅一体”,多种服务方式并存的形式。针对下列不同的方法希望各图书馆能根据本馆人力、物力、财力的实际情况,尽可能多地选择适合本馆的服务方式,以求最大限度、实时地满足读者阅读电子资料的循求。

3.1 随图书一起流通。图书馆应保留一张样本电子资料存档,对副本或刻录版提供借阅服务。当然电子资料真的要进入流通还需对其进行一定的前期加工,如在编目、典藏、流通等环节。

3.2 分散管理。读者在阅览图书时,如发现该书配有附盘,均希望立即能浏览一下其内容,而不是把书借出再通过其它方式看到附盘。因此图书馆应根据典藏分布情况在各阅览室分别提供一定规模的机器供读者阅读非书之需。

3.3 集中管理。建立电子阅览室,是大多数图书馆采用的方法。优点是便于集中管理,缺点是前期投入较大,后期维护工作多,且需要专人、专时间、专地点来管理。因此不适合人财力都很紧张的中小规模图书馆。除了阅读以外,电子阅览室还可以考虑对有需要的读者提供刻盘复制,FTP文件传输等服务,更好地发挥随书电子资料的作用。

3.4 在线浏览。把光盘压缩成ZIP或者RAR文件,然后放在自己的文件服务器上,读者用户通过图书馆OPAC系统对自己所需的书目进行检索,当检索到含有随书光盘的书目时,在OPAC记录检索页面会自动的出现该条记录的随书光盘链接,只需点击便可以实现在线浏览、部分下载或全盘下载;读者也可以在该系统中直接查找自己所需的光盘,当检索到光盘记录时,也可以通过点击题名直接进入汇文OPAC系统,查询相关联的纸型书目的详细信息。真正将OPAC系统与该系统融合成为一个有机的整体。比传统的非书借阅使用起来方便,而且又可以在校园里外24*7小时的借助网络使用。

4结语

对于高职院校来说,不管用什么方法去管理非纸质文献资源,都是更好的便本馆的非纸质文献资源管理好与提高使用率高,为了读者更方便去使用它。

参考文献

[1]都平平,郭梅得,牛强.谈电子出版物磁盘、光盘的加工、排架与保护. 河 北 科技图苑,20003

[2]王春玉.随书电子出版物的管理 大学图书情报学刊,2003

[3]南京昂克非纸质资源管理系统介绍[EB/OL].[2008-08-21].

作者简介:杨家勇(1979.6-)男,广州工程技术职业学院图书馆助理馆员研究方向图书馆信息建设