构建公司法律风险防范体系问题的探讨

摘要:随着社会主义市场经济不断发展,各种利益结构正在发生深刻变化,各方面的利益调整和法律诉求不断影响公司的生产经营,公司面临着各种法律风险。构建公司法律风险防范体系,提高公司竞争力,成为热点问题。本文拟从法律风险防范理念、风险源控制、防范机制的构建及维护等方面加以分析,探索构建公司法律风险防范体系的有效途径。

关键词:公司 法律风险 防范体系 探讨

中国加入WTO之后,全球经济一体化的进程不断加快,公司所面临的市场竞争愈来愈激烈,陷阱也越来越多,正所谓机遇和挑战同在,风险与利益并存。如何控制风险,使公司以最小化风险去实现最大利益,成为所有公司面临的新课题。从历史和现实来看,公司风险主要有自然风险、商业风险和法律风险等。前两种风险分别是以不可抗力和市场因素为特征,往往不以人的意志为转移,具有不可控性。而法律风险往往是因估计不足或处理不当而引起的公司必须承担法律责任的后果,常常会给公司带来经济上的损失,甚至是灾难性、颠覆性的损失,这种法律风险,通过构建公司法律风险防范体系是能够防范的,具有可控性。因此,一个现代企业的领导人必须把引领企业发展的能力同防范法律风险的能力相匹配,否则很难谈上有真正的发展。可以说构建公司法律风险防范体系是公司持续发展的重要保障。

一、树立正确的法律风险防范理念

2004年6月1日起施行的《国有企业法律顾问管理办法》第十条第四款明确规定:国有企业实行以事前防范法律风险和事中法律控制为主、事后法律补救为辅的工作原则。笔者也认为公司首先应当树立以事先防范和过程控制为主,以事后救济为辅的法律风险防范理念。

1. 事先防范是基础。事先防范就是公司自身的免疫系统,能够使公司的法律风险防患于未然,如果不做好事先防范工作,等到法律风险已经产生并造成重大的损失才寻求弥补,即使是请来了名气再大的“空降兵”,结果也于事无补。因此,事先防范工作是基础,是最重要的,这个理念一定要牢固地树立于公司领导人头脑中。

2. 过程控制是关键。公司的业务起于谈判签约,之后是履约。谈判签约时法律顾问参与,合同签得非常完美,对我方很有利,但是合同签完之后,在履约过程中,法律顾问也不参与了,其中双方来往的信函或者为某些履约细节形成了诸多的会议纪要,用法律的眼光去看待这些信函或会议纪要,它们就是原合同的重要补充部分,甚至足以变更原合同条款的约定。这些过程必须有法律专业人才去把关,但在多数的公司业务运作过程中,往往大都注意合同谈判签订的阶段,在履约阶段的变更往往无人注意,最终导致法律风险产生,给公司造成损失。因此过程控制也是防范法律风险中的一个重要阶段,足以引起公司的重视。

二、结合公司实际情况,构建适合于本公司的法律风险防范体系

公司法律风险防范机制建设的目标就是要形成由公司决策层主导、总法律顾问牵头、企业法律顾问提供业务保障、全体员工共同参与的法律风险防范责任体系。

1. 从公司规章制度入手,建立健全公司规章制度,确保法律风险防范制度化。完善公司经营管理中的各项规章制度,规范公司决策和经营管理行为,建立健全风险识别、监测控制和防范机制,使风险管理日常化、制度化,把风险防范工作贯穿于公司经营管理的全过程。因此,公司规章制度从制订、审核到修改,必须有法律专业人才参与,确保公司规章制度合法合规、科学高效。在公司规章制度实施过程中,企业法律顾问也应参与,坚持制度管理,重视提高规章制度的执行力,加大制度实施的监督力度,维护制度的严肃性。

2. 从机构建设入手,构建由总法律顾问、法律事务机构和企业法律顾问构成的三级企业法律顾问组织体系,是完善法律风险防范体系的核心。总法律顾问负责领导本企业的法律事务工作,对企业法定代表人或主要负责人负责,企业应保证总法律顾问作为决策成员出席企业办公会议以及涉及重要经济活动的决策会议。企业应当建立法律事务机构,负责具体处理本企业的法律事务,法律事务机构对企业总法律顾问负责。企业法律顾问是为企业提供全方位法律服务的专门人才,应积极履行法律咨询服务、法律审核把关、法律监督管理的基本职责,企业应当保证企业法律顾问享有企业经营业务的知情权和法律审核权,为企业法律顾问履行职责创造良好的工作环境。自2004年国务院国资委颁布《企业法律顾问管理办法》以来,目前全部央企都设立了企业总法律顾问和法律事务机构。据调查,笔者所在的河南省省管企业中,大部分都设立有专门的法律事务机构,也有一部分有实力有影响的大型省管企业设立了企业总法律顾问,按照现代企业法律风险防范理念的要求,运行效果良好。

3. 加大对员工法律知识的培训力度,提高全体员工的法律意识和法律素质。公司单靠几个法律顾问从事法律风险防范工作,是远远不够的。公司设立、生产、经营、管理的每个环节,法律风险无处不在,每个环节上从事不同工作的每个员工,都应当有较强的法律意识。实际上,公司从购买原材料到生产环节,再到销售环节、货款回收环节、财务管理环节,各种法律风险不同程度地存在,这就要求公司每个员工,各司其职,各负其责,每个员工都应当有一定的法律知识,最起码脑子中应当有一根“法律弦”,所以公司对员工进行法律培训,增强其法律意识,提高其法律素质,是完全有必要的。

三、重点抓好合同风险防范和法律风险评估工作

公司的生产经营目的大多是通过签订、履行合同的方式去实现的,合同风险是公司最主要的法律风险源之一。公司决策者或法律顾问只有对预测到的法律风险进行评估,才能作出正确的决策,将公司法律风险控制到最低程度。

1. 公司合同风险防范体系。公司合同风险防范体系的首要目标在于有效防范合同纠纷,努力做到零诉讼,以有效降低公司经营风险,实现利益最大化。笔者结合所在公司的实际情况认为,合同风险防范体系的构建需做好如下工作:第一,应当全面梳理公司的合同风险。从客户分类、业务分类、交易模式分类出发,综合考虑产业链风险、政策法规风险,对公司的合同进行全面梳理,明确从哪一角度出发更适合公司合同的法律风险分类管理。第二,设计本公司合同模板。在对公司不同类型的合同进行归纳总结的基础上,建立合同模板。第三,合同操作指引及风险提示。对合同模板的具体操作和操作过程中的法律风险进一步作出详细规范。第四,合同流程管理。包括:签订前管理、签约管理、履行管理、凭证管理、预警管理、评审管理。第五,合同培训。

2. 公司法律风险年度评估报告。公司法律风险防范体系的建构是公司商业风险管理的长期方案和目标。公司法律风险随着公司外部的法律风险环境和公司内部商业战略的调整而不断地发生变化。公司的经营环境发生变化后,法律风险应当重新评估,公司法律风险防范体系也要做相应的调整。例如《公司法》修改之后,很多原来适用的商业活动规则都将发生变化,公司章程修改就被提到重要的议事日程。这时,本公司的公司治理结构、公司合同风险防范体系、公司重大重组项目风险防范体系、公司法律风险预警机制都要作出相应的调整。此外,公司外部产业链变化、公司内部商业战略调整、商业安排调整都将使公司法律风险发生变化。因此,公司有必要经常性地对公司法律风险进行评估。通过全面调查和梳理公司经营所涉的法律事项,并就公司年度商业安排制定出法律风险防范重点,提出防范预案。主要内容包括:尽职调查、风险披露、方案论证、预案设计等内容。因此,公司的法律风险防范体系,不是固定的,而应该是动态的,随公司内外部环境变化必须适时作出调整。调整之前的法律风险评估是前提,这也是公司法律风险防范体系的重要内容,必须引起公司的高度重视。

四、重视公司法律风险防范体系的维护

公司法律风险防范体系形成之后,还须进行日常的维护,这里面主要包括两方面的内容。一是培训。公司的管理层甚至是每个员工,都身处这个防范体系当中,每个人都是体系中的一个重要分子,在哪个环节上出问题都会给公司造成损失,所以有必要让公司法律风险防范体系中的每一分子都熟知与其岗位相关的操作流程,这就需要进行培训,只有让每一分子自觉地按流程办事,才能保障不出差错;二是解释答疑。公司法律风险防范体系在实施过程中,必然会遇到很多问题,员工甚至管理层遇到某些特殊的问题不知怎么办,这里就需要法律专业人员解释答疑,以保障体系运行不出偏差。这种防范体系的日常维护应由公司法律事务机构来执行。

总上所述,公司法律风险防范体系的构建是十分重要、十分艰巨的工作,是一项系统工程,需要公司高层高度重视,各个部门密切配合,才能构建好、实施好。只有公司法律风险防范体系的各个环节运转良好,公司的法律风险才能得到有效控制,才能将公司的生产经营活动纳入法治化轨道,从而降低公司的生产经营成本,以最低的风险实现公司利益的最大化。

作者简介

谢志毅,河南省武陟县人,本科学历,经济师,企业法律顾问,律师。现任焦作煤业(集团)有限责任公司法律事务处副处长。