动态环境下的预算管理研究

摘要:影响企业经营的环境因素非常多,并且每一个企业随着事业经营的范围与型态不同,各种环境因素,带来的冲击层面也不一样,因此外部环境分析首先要明确地指出那些环境因素,会对公司的业绩产生怎样影响;并不断地注意这些因素在未来会产生那些变化,针对这些变化所带来的机会及威胁,企业应如何提出应对策略。有了这些分析企业才能够科学合理的进行预算的制订,从而有效和明智的分配资源,达到规避风险,捕捉机会,给利益相关者创造价值的目的。

关键词:环境不确定 预算

英格拉姆、奥尔布赖特、希尔(2001)认为传统的管理会计系统因为不能满足决策者的信息需要而经常受到批评。这些批评在很大程度上是由于迅速变化的商业环境。日益增大的国外竞争与商业复杂性削弱了许多公司管理会计系统支持商业决策的能力。因此有必要研究企业所处的动态环境对企业预算体系的影响。

一、环境的定义和分类

罗宾斯、德森佐(2003)把外部环境定义为对组织绩效起着潜在影响的外部机构或力量,分为一般环境和具体环境。一般环境包括那些对组织有潜在影响,但其相互关系尚不清晰的力量。这些力量主要有:经济、政治、社会、文化、人口、全球和技术因素。具体环境包括那些对管理者的决策和行动产生直接影响并与实现组织目标直接相关的要素。包括:供应商、顾客、竞争者、政府机构和公众压力集团。一般环境和具体环境的划分并不是绝对的,一个具体环境因素经过一段时间会转变成一般环境因素,反之亦然。

罗宾斯、德森佐(2003)还定义了组织环境的不确定性,他们认为环境的不确定性由组织环境的变化程度和复杂程度两个维度决定。变化程度是指如果组织环境的构成要素经常变动,则是动态环境;如果变化较小,则是稳态环境。复杂程度是指组织环境中的要素数量以及组织所拥有的与这些要素相关的知识广度。

但在预算中的环境一般用主观感知的环境来进行量表的衡量。Downey等(1975)的研究表明,管理者所知觉的外部环境与实际的外部环境并不是高度相关的。面临同样的外部环境,有的管理者可能认为环境复杂而且不可预测,而有些管理者却认为环境的可预测性很高。管理者是根据他所知觉的环境(perceived environmental uncertainty)来进行相关的决策。在行为会计研究领域中,大多都以知觉环境不确定性作为环境不确定性的替代变量。主要是因为组织因应环境所采取的行动与知觉环境不确定性的一致性较高,而与客观环境间的一致性较弱。Govindarajan (1984,1986)在进行相关的研究时也认为环境不确定性指管理者对组织所处外在环境的知觉而非客观的衡量。

二、预算体系

阿特金森等(2003)认为预算是对能够揭示一个财务计划是否达到了组织目标的资金流入和流出的定量表述。而且预算还起着计划和控制的作用,并且是管理会计系统中设计和操作部分的中心环节。

霍普、弗雷泽(2003)则认为预算是一个用财务术语来描述的计划,是控制绩效的基础,也是一种对资源的分配、一项花费的特权,以及对财务结果的一项承诺。

享格瑞、达塔、福斯特(2004)认为预算是计划与控制中最常用的工具。预算鞭策管理人员向前看,把战略转化为计划,在组织中进行协同与沟通,并提供一个业绩评价的标准。在报告期末,管理人员把实际结果与计划的业绩相比较。管理人员的任务是查明实际与计划产生差异的原因,并把这些差异所提供的信息作为反馈以用于日后的学习和改进。管理人员也使用非财务差异,如次品率和顾客满意度,来进行控制并评价不同部门、分部和经理的业绩。

从上述的描述可以发现企业的预算与企业的战略息息相关,预算是执行企业战略的一种工具。而企业在分析战略和在执行预算的过程中必须思考企业所处的环境,这样才能使预算能有效的指导企业资源的分配和作为绩效考评的主要依据。

三、环境与预算的关系

外部环境、工作或工作者本身是影响组织未来绩效的三个重要的不确定性来源。由于近年来经济、法律与文化等环境等的波动程度与复杂程度不断提高,这使企业各个层级的员工知觉外部环境不确定性程度在提高,因而组织的管理人员会日益重视和加强对外部不确定环境相关信息的收集和整理,并提高管理者分析和运用信息的能力。而且一线的员工相比较上司而言对外部的环境有更多的和更具体的信息,因此有必要通过预算体系,使上司和部属能够对外部环境信息进行充分的沟通。Thompson(1967)认为环境不确定性是组织中的主要问题之一,是解释组织内部状态及其绩效表现的重要影响变量。面对动态复杂多变的外部环境,有必要研究环境不确定性、预算和绩效之间的关系。

Gordon 和Miller(1976)认为管理会计信息系统的设计必须与其环境相配合。(1)当环境越来越有动态性时,有效的会计信息系统应该具有以下的特征:提供竞争对手、消费者偏好和人口变迁等非财务信息以支持决策;增加信息提供的频率;充分提供预测的前瞻性信息,有助于在情况恶化前通知决策者;费用分摊更稳健和保守。(2)当环境趋于异质化时,有效的会计信息系统应该具有以下的特征:企业各部门所面临的经营环境不同,应分别为其设计不同的会计信息系统;会计信息系统应分别按成本、利润及投资中心等方式汇总,并能评估相关工作人员的绩效。(3)当环境趋于敌意性时,有效的会计信息系统应该具有以下的特征:增加报告次数;提供大量非财务信息;使用较复杂的成本会计与控制系统。预算是使用较频繁和较重要的管理会计信息系统之一,预算体系和制度也要考虑环境不确定性的影响。

企业进行预算时,都会对未来预测出一个较为明确的远景,再通过财务分析的技术来制定预算。要使用这种预算制定模式,通常要确认一个未来最有可能发生的情境,然后根据该情境,制订出可行的预算规划。但是这一规划方式,适合稳定的商业环境。当外在环境变的高度不确定时,这一预算规划将变得不适用。(魏彰志,2002)

英格拉姆、奥尔布赖特、希尔(2001)认为商业环境的变化对管理会计和预算带来了如表1所示的变化。

这些领域的变化对预算提出了更高的要求。在不可预测的、断断续续的变化的情况下,品牌、顾客忠诚度和有效的管理团队等知识资本已成为企业最关键的价值驱动因素,由于产品和战略的生命周期的缩短,企业需要不断的革新、压缩成本、快速响应多变顾客的需要。(霍普、弗雷泽,2005)这些给预算带来了巨大的挑战。

企业所处环境的变化,在给企业带来冲击的同时,也给企业带来了机会,有些冲击是系统性风险,给所有企业都会带来影响,这种系统性风险是企业没有能力控制或左右的,对于这种系统性风险企业只能“与其改变环境,不如适应环境”。成功经营的企业,都能根据环境的变动,把握其趋势,顺势而为,无论经济景气或不景气,环境总是在不断的变化,在给企业带来威胁的同时,也在不断的创造机会。影响企业经营的环境因素非常多,并且每一个企业随着事业经营的范围与型态不同,各种环境因素,带来的冲击层面也不一样,因此外部环境分析首先要明确地指出那些环境因素,会对公司的业绩产生怎样影响;并不断地注意这些因素在未来会产生那些变化,针对这些变化所带来的机会及威胁,企业应如何提出应对策略。有了这些分析企业才能够科学合理的进行预算的制订,从而有效和明智的分配资源,达到规避风险,捕捉机会,给利益相关者创造价值的目的。

参考文献:

[1]霍普、弗雷泽著,胡金涛译《超越预算:管理者如何跳出年度绩效评估的陷阱》,中信出版社,2005.

[2]英格拉姆、奥尔布赖特、希尔著,陈晋平、程小可译《管理会计:决策信息(第2版)》,中信出版社,2004.

[3]享格瑞、达塔、福斯特著,王立彦等译《成本与管理会计(第11版)》,中国人民大学出版社,2004.

[4]罗宾斯、德森佐著,毛蕴诗等译《管理学原理(第3版)》,东北财经大学出版社,2003.

[5]魏彰志,《过去绩效对预算控制反功能之影响》,国立中山大学硕士论文,2002年.

[6]Downey, H. K., D. Hellriegel, and J. W. Slocum (1975), “Uncertainty: Measures, Research and Sources of Variations,” Administrative Science Quarterly, Vol.18, pp.562-577.

[7]Downey, H. K., D. Hellriegel, and Slocum, J. (1975), “Environmental Uncertainty: The Construct and Its Applications,” Administrative Science Quarterly, Vol. 20, pp.613-629.

[8]Gordon, L. A. and D. Miller, 1976, “A Contingency Framework for the Design of Accounting Information System”, Accounting, Organizations and Society, 1(1), pp.59-69.

[9]Thompson, J. D. (1967), Organizations in Action, New York: McGraw-Hill.

作者简介:张长城,男,中南财经政法大学会计学院教师,博士研究生。