浅谈档案资源存在的问题

张　莹

中图分类号：G271

文献标识码：A文章编号：1673-0992(2009)10-027-01

档案是指过去和现在国家机构、社会组织以及个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。作为一种历史记录而客观存在的档案实体历史悠久，类型多样，如古代的甲骨档案、金文档案、石刻档案、简牍档案、简帛档案以及纸质档案和现代的电子档案等。

《河南省档案管理条例》(以下简称《条例》)第九条规定：“各级国家档案馆应当及时收集国家领导人到本地视察工作形成的档案材料和对国家、社会做出重大贡献的个人档案材料，并注意收集本行政区域内反映风土人情、名优特产的档案材料。”《条例》第十条规定：“反映本行政区域内重大政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动形成的档案以及对反映、记载本行政区域内的重大天文、地理等自然现象的档案，由同级档案行政管理部门按规定接收和保管。举办上述各类活动，主办和参与组织的单位档案工作人员应当及时收集、整理活动形成的档案。活动结束后六十日内，主办单位应当到档案行政管理部门办理档案备案手续。”《条例》第十六条还明确指出了机关、团体、企业事业单位和其他组织应按照规定向有关国家档案馆移交档案。上述规定清楚地表明：机关各单位档案室是本单位档案资源的综合保管机构；市、区县(市)国家综合档案馆则是本行政区域范围内机关档案资源的综合保管基地，是一个涵盖政治、经济、文化、科教等范围大容量的档案资料库，是机关各种档案资源的最终归宿。

随着经济社会的发展，社会生活的各个领域都产生了大量的档案，特别是关系到人民群众切身利益的民生档案与日俱增，然而大量的档案资源却散存于各个单位的档案室，查找利用起来十分不便。长期以来，机关档案资源一直处于一种分散管理的状态，档案资源也存在以下几种问题：

一、档案资源分散

机关档案部门的工作对象仅仅局限于纸质文书档案，很少关注其他种类和载体的档案，特别是专门档案的形成、收集和管理。这样，就从源头上造成了国家综合档案馆馆藏资源“门类单一、内容单一、载体单一”和馆藏少、文件重复率高的问题。

市综合档案馆虽然为保管全市各级各类档案的基地和科学研究及各方面利用档案的中心，但由于历史和体制及移交模式等诸多原因，馆藏档案中绝大部分为党政管理档案，门类不齐，载体单一。而许多专业性强的专门档案(如城建、房地产、土管、组织等档案)却几乎没有进馆，而是分散在多个部门、多处地方保管，造成档案资源的分散。

二、档案资源不能共享

在现行体制下，档案管理过程实际上是按一定的年限(比如十年、三十年或五十年)划分为两个阶段，前一个阶段归属档案形成单位管理，后一个阶段归属档案行政部门管理。这样，机关各级各类档案馆室特别是一些专业性比较强、档案数量比较多的单位档案馆室，很容易产生一种错觉：似乎都拥有永久保存档案的同等权利，彼此互相独立，自我扩张，致使国家档案行政管理部门没有能够做到集中统一管理机关档案资源，也就无法实现资源的共享利用和效益最大化。

然而共享性是信息的特征之一，通过共享，档案资源才能得到最大限度的开发利用。从经济学角度看，扩大档案的利用价值，其保存的成本才会下降，才能形成档案信息资源的良性循环。由于综合档案馆馆藏档案资源来源于基层档案室，目前的收集、移交模式又趋落后、保守，导致向综合档案馆移交档案的机关、团体、企事业单位在移交档案的门类上非常狭窄，主要集中在党政管理类档案上(注：习惯上称文书档案)，使得综合档案馆的馆藏档案资源日渐暴露出其单一性、重复性、狭窄性，开发利用工作受到很大限制。

相反，分散在多个部门、多头管理的那些档案资源，由于管理范围和服务对象的不同，信息的公开程度低，处于较为封闭、闲置的状态，在共享性上与资源的集聚、信息的流动的现代管理理念很不一致。

三、档案资源利用率不高

由于馆藏档案门类不齐、载体单一，在利用档案资源提供服务利用中利用率不高，这与综合档案馆的主体地位，以及它的社会性、服务性、开放性要求很不相称。而保存在基层档案室的各类档案，由于它与综合档案馆的时效性、开放性不一致，主要是为本单位的现实工作、生产、科研等服务，因此，在档案资源开发利用的广度、深度上也受到一定制约。

另外，传统档案“重藏轻用” 。档案所能起的作用只有两个：一是档案机构保存了不少“历史记录”，供回顾过去；二是“保存”现有信息，以备将来回顾之用。大部分人已习惯了这种意义的“档案”概念。这直接导致了社会公众对档案的认知程度越来越低，使得本来利用率就低的档案资源几乎乏人问津。

四、电子档案资源稀缺

所谓电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。随着国家信息化建设和电子政务的迅速推进，新产生的电子文件、电子档案的数量与日俱增。电子文件是档案的一种新的形态和载体，但是至今还有很多地方没有明确档案部门集中统一管理电子文件的权限和职责，基本上是由信息技术部门、文秘部门或业务部门自行管理，电子政务建设也几乎没有档案行政管理部门的参与。这就使得档案部门对电子文件的形成、归档、保管和利用等过程处于失控状态，长此下去，无法确保电子文件、电子档案的安全、真实、完整和长期可读。

此外，建设电子档案资源首先要建立电子数据“库馆”，即应配置内网服务器和数据库存储器，或托靠政府计算机中心内网服务器、存储器，利用挂靠多个硬磁盘及光盘“库”等载体，打造好电子文件和多媒体数据存储平台，这就需要建立一个良好的数字化档案馆。然而，大部分档案馆由于资金、技术、人才等方面的原因，无力建设现代化的数字化档案馆，不具备接收电子档案的物质基础，导致了档案馆缺乏电子档案资源。