浅谈评估中的高职院校系级教学秘书工作

2009-11-20郑丽红任瑞玲

中国校外教育(下旬) 2009年15期

关键词：措施

郑丽红　任瑞玲

[摘要]本文对高等职业院校人才培养工作评估进行简介,分析新评估方案的特点。针对人才培养工作评估,对系级教学秘书提出新的要求,特别是系级教学秘书的素质和能力要求。基于此,本文提出相应的措施为系级教学秘书更好地开展工作,从而推动评估工作的顺利进行。

[关键词]工作评估教学秘书工作措施

一、高等职业院校人才培养工作评估新方案简介

教育部下达了教高[2008]5号文件,颁发了新的《高等职业院校人才培养工作评估方案》,新方案要求“2008年开始,各地原则上应依据本评估方案开展独立设置的高等职业院校评估工作。”高等职业院校人才培养工作评估按照“以服务为宗旨,以就业为导向,走产学结合发展道路”的办学要求,坚持“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的方针,切实落实《教育部关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》(教高〔2006〕16号),保证高等职业教育基本教学质量,促进院校形成自我约束、自我发展的机制。开展高等职业院校人才培养工作评估,旨在促进高等职业院校加强内涵建设,深化校企合作、产学结合的人才培养模式;推动教育行政部门完善对高等职业院校的宏观管理,逐步形成以学校为核心、教育行政部门为引导、社会参与的教学质量保障体系,促进我国高等职业教育持续、稳定、健康发展。

和2004年6月的《高职高专院校人才培养工作水平评估》相比,新方案除了在评估指导思想和评估目的上有了新的发展外,在评估原则、评估指标体系、实施方法和评估结论上都有许多实质性的特点。评估原则的特点,是采用学校自评与专家评估相结合,静态与动态相结合,全面了解与重点考察相结合和评价与引导相结合。评估指标体系的特点是:采用绩效评价模式,而不是“CIPP”模式;建立了“人才培养工作状态数据采集平台”,改变了以往专家组进校后才开始采集信息、核查数据的做法;突出人才培养工作的主要方面,把“领导作用、师资队伍、课程建设、实践教学、特色专业建设、教学管理、社会评价”等七个方面列为主要评估指标;将新方案指标体系的内在逻辑设定为:由结果判定切入——深入探究成因——做出综合评价。实施方法的特点是:实施方法可以简称为“平台+考察”,即在对数据采集平台提供的常态信息进行充分分析的基础上,组织有针对性的现场考察,考察的方法主要是深度访谈、专业剖析、说课、查阅资料、走访等。评估结论的特点是:新方案的结论只分为“通过”与“暂缓通过”两种,不分优、良、合格、不合格等档次。新的评估方案有突破、有创新,但也不可避免地存在不够完善、不够周密的地方,有待在实践中不断丰富与发展。

二、评估中的系级教学秘书工作情况

系级教学秘书工作,任务多而杂,工作范围广;因而对其素质要求也相应比较高。政治思想要过硬,心理素质要稳,专业知识要精湛,等等;所以系级教学秘书应具备多方面的工作能力。其实,教学秘书真是个“能人”。并且,一旦高等职业院校进入评估期,教学秘书工作任务更加繁重,如何做好教学秘书工作,是门很深的学问,需要方方面面的细致工作,才能完成院系二级分配的任务。

1.系级教学秘书的工作范围

系级教学秘书工作接受院系二级的双重领导,一方面,要根据教务处的要求,对系教学工作进行日常规范管理;另一方面,还要负责处理系办公室的日常事务。

(1)综合类。上级部门的文件接收和汇总,系级文件的整理和汇总,系章使用登记,教学计划执行表,制定教学任务安排表,期初、期中教学检查,教学文件下达及归档,教学情况通报,教改教学会议记录等。

(2)教师类。教师档案,教师进修培训,教师获奖情况,教师职称,教师论文发表,教师工作量统计,教学工作手册,教案,教师领课和领课统计,教师各学期考试试卷收集等。

(3)教材类。教材征订,教材征订修改表,教研室领取教材统计等。

(4)学生类。课程表,调课表,班级课程汇总表,新生名单和成绩单,学生考勤用表等。

(5)专业类。新专业申报表,教学和考试大纲,人才培养方案的修订,精品专业和精品课程的申报,教学团队的申报等。

(6)考试类。考试安排表,学生期末成绩登记,补考重修统计登录,学生英语四六级考试成绩,计算机等级考试等。

(7)学籍类。学生学籍管理,学籍异动材料,学籍处理统计,学籍档案,学生获奖材料,学生处分材料,毕业生资格审查,毕业生电子学籍等。

(8)毕业生类。毕业生申报表,毕业重修试卷和成绩,毕业生实习成绩,毕业生质量调查,毕业生证书发放等。

2.系级教学秘书的素质要求

(1)政治思想品德。目前,很多高校招聘教學秘书时,一般要求是党员,具有一定的道理。没有一定的政治理论,会出乱子,系级教学秘书能够接触到各个阶层,能够观察到变化,是上级领导的眼睛。

(2)心理素质。只有良好稳定的心理素质,才能运筹帷幄,处事不乱,才能忍耐各种心理压力。要加强情绪修养,学会自觉制怒,摆脱苦恼,消释牢骚的方法,克服不良情绪对工作的消极影响。

(3)专业知识。因为要做好本系的业务工作,最好是本系专业出身。这样,能对本系的课程设置安排会更妥善。另外,现在是信息化时代,必须很熟练地操作计算机。

3.系级教学秘书的能力要求

(1)协调与沟通能力。主要是同院系领导、学院各部门、本系教师、本系学生沟通和协调。

(2)档案处理能力。能够很好地保存原始资料,分门别类。

(3)信息处理的能力。信息处理,是指能够根据收集到的信息提炼出处理问题的最好方法,比如,统筹法;还能在信息处理中分清主次、轻重、缓急;能够很好地利用电脑进行处理信息,灵活运用表格的作用。

(4)人际关系的处理能力。建立良好的人际关系,让人际关系为我所用。建立良好的人际关系有助于提高处理业务的效率。

三、评估中提高系级教学秘书工作的措施

首先,系级教学秘书感觉一个字“忙”,系级教学秘书要接受学院教务处和系主任的领导,又要为师生服务,为教师的授课和本系学生学习服务。第二个字“杂”,事情五花八门,面面俱到。第三个字“重”,评估一到,教学秘书的任务更加繁重。系级教学秘书在繁重的工作压力下,自身需要加倍的工作外,更需要学院领导和系领导的人文关怀和实际帮助。

1.学院领导和系领导的重视

首先,是学院和系领导要正视和认可系级教学秘书工作的繁重,没有学院和系领导的支持,教学秘书难于开展工作。其次,学院和系领导还要有一定的激励机制,激发教学秘书的工作积极性和热情。

2.教学管理制度化

学院在教学管理方面,更多采用信息化管理,提高效率。

3.提高教学秘书的专业素质

专业知识不好,很难说能做好系级教学秘书工作。

4.提高教学秘书的管理水平

加强教学秘书的培训,教他们如何更好工作。

5.给予政策导向

进行合理的教学秘书人员流动,教学秘书可以作为专业的储备人才,在新专业上马之后,可以先安排教学秘书向教师方向转变。

6.做好教学秘书的心理工作

教育教学秘书要热爱这份工作,让他们保持良好的工作状态,多给他们参观机会,让他们自我调整放松。当然,教学秘书在工作中必须学会调整自己的心态,克服不良情绪。