浅谈档案利用者需求动机的实用性

刘淑杰

[摘 要]:档案利用者是构成档案利用活动的“双主体”之一,也是整个档案管理工作赖以存在和发展的根本因素。研究档案利用者需求动机的实用性,有助于使档案利用服务工作更具针对性和实效性,是强化档案管理职能、提高档案服务工作质量的必然要求。

[关键词]:档案利用者;需求动机;实用性

在社会实践活动中,档案利用者一般是指为了满足自身某种特定需要或某种特定目的而实际参与档案利用活动,并与档案管理者形成特定对应关系的社会群体或个人。档案利用者是构成档案利用活动的“双主体”之一,也是整个档案管理工作赖以存在和发展的根本因素所在。探讨研究档案利用者需求动机的实用性,有助于使档案利用服务工作更具针对性和实效性,是完善档案管理工作不可回避的实质内容。

一、档案需求动机实用性的缘起

档案利用者参与档案利用活动,主要是为了满足自身某种特定需要或某种特定目的。因此,其必然要求通过实际参与档案利用活动,达到吸收与获取具有一定数量、质量及“专指度”的档案信息,解决其在社会活动中所遇到的各种难题。

心理学理论认为:需求是在一定条件下个人对客观事物的“欲望”与“要求”的具体反映。在一个人的内心深处,需求表现为一种因缺乏某种“东西”而具有的不足之感或者因期望得到某种“东西”而产生的有求之感。也正是不足之感、有求之感两种状态的有机统一,共同形成了一个人主、客观有机统一的心理现象——人的需求。

人的需求通常是以人的意向、愿望、动机等形式表现出来的。而档案利用需求则是档案利用者在社会实践活动中产生的、出自内心渴求的、对档案信息的不足之感与有求之感两种状态的有机统一, 并聚合成为档案利用者的意向、愿望与实际动机。正是档案利用需求成为档案利用者实际参与档案利用活动的“动因”与行为支撑。每当档案利用需求降低或消失之后,其实际参与档案利用的行为就会变得“似有还无”,甚至不被档案利用者自身所认可;反之,档案利用需求一旦受到某方面刺激而高涨之时,其实际参与档案利用活动的行为则会表现得“难以遏制”,成为其产生吸收与获取档案信息行为的重要推动力量。

档案利用者吸收与获取档案信息的根本目的,是为了运用档案信息中所蕴涵的特定价值作用,达到解决自身在社会实践活动中遇到各种疑难问题的需要。而所谓吸收与获取档案信息的行为,尽管包括其所采取的不同吸收与获取档案信息方式等内容,但更为重要的则是档案利用者对档案信息中蕴涵的特定价值的理解与运用结果。

二、档案需要动机实用性的表現

通常情况下,档案利用需求与作为档案利用者对档案信息的一种“获得满足的要求与欲望”,主要分为现实的档案利用需求与潜在的档案利用需求两种类型。现实的档案利用需求是指档案利用者已表现出来、具有相应实现能力的档案利用需要;潜在的档案利用需求则是指档案利用者群体尚未表现出来、尚未具备相应实现能力的档案利用需要。在社会实践活动中,上述两种档案利用需求方式是相互联系、相互依存、相互转化的。尤其是潜在的档案利用需求,一旦条件成熟时,即可转化为现实的档案利用需求;而在条件具备时,现实的档案利用需求也完全可以异化为潜在的档案利用需求。由此可知,档案利用需求实用性主要体现在档案利用需求的“满足”与档案利用动机的“产生”两个方面。

第一,档案利用需求的“满足”。档案利用需求能否得到满足,决定了档案利用者必然成为档案利用系统功能实现的必备条件甚至最终条件。正是由于档案利用者产生了强烈的档案利用需求,要求通过参与实际档案利用活动而获得“满足”,档案利用服务系统才有存在的可能,系统功能才有实现的必要。同时,为了达到这种“满足”的要求,就必然促使档案管理者进一步建立与完善档案利用服务系统的功能,使档案管理工作从中获得不断深化、发展的内部驱动力。

第二,档案利用动机的“产生”。既然档案利用者的利用动机是为了要求获取一定数量的档案信息内容,有效地解决其在社会实践活动中所遇到的各种疑难问题,那么,社会上的每一个人都有可能因某种实际需要,而产生“求教”或“求助”于档案利用工作系统的档案利用动机,从而使其由潜在的档案利用者转变成为实际的档案利用者,即社会实践活动中的每一个人,都有可能因自身的某种需要,而试图获取过去已发生社会事件或社会状况的信息记录而成为档案利用者中的一员。必须强调指出的是,这种吸收与获取档案信息的社会渠道也必然是开放的、显现的、多领域的。

三、档案需求动机实用性的影响

档案利用者作为档案信息的“吸收者”与“获取者”,吸收与获取档案信息、解决实际问题是其实际参与档案利用活动的实用性表现,无疑对档案信息服务部门提出了更高的要求。因而,要使档案利用活动切合社会需要,实现档案管理工作的职能,就必须充分了解不同档案利用需求的趋向、动机与目的,并在此基础上构建科学合理的档案利用工作体系。惟有如此,才有可能达到有的放矢地开展档案利用活动的基本目标,才有可能唤起每一个潜在档案信息“吸收者”与“获取者”的档案利用需求,才有可能对每一个现实的档案利用者提供符合其特定需要、具有实用价值的档案信息。

参考文献:

[1]葛荷英.档案鉴定理论与方法[M].中国档案出版社,2002.

[2]刘南山. 大力推进档案馆的公共服务[J].中国档案,2005,(1).

[3]王勇.档案利用者心理分析. [J] 北京档案, 2000,(7).□(编辑/穆杨)