浅谈当前人事档案管理中存在的几个问题和看法

杨　晶

人事档案是组织人员任用的重要凭证,是國家机构、社会组织做好人事工作的重要依据。通常人事档案由人事部门管理,人事档案不纳入国家档案管理体系,因此在国家档案管理的改革中,人事档案的管理显得比较滞后。但发展的社会管理需要更为有效的人事档案管理,这给人事档案的管理带来了巨大的改革要求,同时传统的人事档案管理方法在改革浪潮中的不足之处也越来越多地暴露出来,在对传统人事档案管理的改革中有必要注意以下几个问题:

一、明确人事档案所有权和使用权

所有权是指档案材料的归属,而使用权是指档案材料及其信息的使用权利。

(一)从法律上看,《中华人民共和国档案法》第十条对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

现在有些人认为“档随人走”的管理方式表明人事档案是个人的附属物,应当归个人所有。但是我认为“档随人走”的管理方式不能够成为人事档案所有权归个人的依据。它的目的是为了保证人事档案材料的时效性和真实权威性,“档随人走”同时也是为了方便管理和利用的要求。所以“档随人走”不能作为人事档案个人所有的依据。

(二)人事档案的使用权应当以所有权为依据,不可能没有限制地使用。

二、人事档案的开放性问题

人事档案是国家的财富,但人事档案也关系到个人和相关组织的切身利益,所以人事档案应当有条件地开放,方便利用,发挥最优效益。

人事档案属于国家全部档案的一部分,社会对其他档案等有开放的要求,那么作为档案组成一部分的人事档案也应当有开放的要求。1990年党中央和国务院批准和发布了《关于开放历史档案的几点意见》明确表明了历史档案应当开放,所以人事档案也应当开放。

人事档案的开放有利于社会进步,有利于加快我国政治民主进程。人事档案的公开也不与目前法律相冲突。人事档案的形成是个人参与的过程,对个人不存在保密的可能。

但也应当注意这里所指的开放不是无条件地绝对开放,人事档案也有其特殊的一面,人事档案部分内容涉及国家机密,也有部分内容可能关系到个人隐私。《保密法》和宪法对公民隐私的保护都应当作为个人档案开放的必要条件。

开放是绝对的要求,但是也要保证开放的合理、合法性,这样才有利于人事档案管理的全面提高。

三、现行的人事档案管理自身存在的问题

(一)现行人事档案管理的分散性问题。我国现行人事档案管理存在着“多头分散”的管理现象。参加人事档案管理的社会组织有人事、劳动、社区等部门,造成了人事档案隶属混乱。

(二)在计划经济背景下产生的人事档案管理过多地注重保管而对人事档案的开发利用却相对较为不足,对个人的材料不够齐全,材料的收集缺乏及时和主动性,内容比较零散,不连续。

(三)人事记录材料的收集、补充没有形成制度化,对材料的评价也没有具体标准,而且对人事档案的管理也缺乏严肃性。

(四)在数字化、网络化浪潮的推动下,人事档案管理的管理手段明显显得滞后,不适应现代化的要求。

四、对策

(一)建立全国范围的人事档案中心。人事档案中心集行政、保存、业务指导等职能为一体,加强集中保管和利用。

(二)人事档案管理工作要改革以往相对封闭落后的工作方式,提高工作人员素质,加强服务人员的有效工作服务方式的改革。

(三)改革过去“档随人走”的僵化管理方式,加强社会化管理建设。建立社会化集中人事档案管理机构,对政府服务公职人员、流动服务人员和离退休人员的人事档案进行管理。

(四)加强人事档案管理的数字化和网络化改革,实行个人信息的有条件融合。目前对个人信息的管理存在多种方式,户籍管理信息、文凭学历管理、个人单位表现记录等在一定程度上都和人事档案信息存在着重复交叉,数字化、网络化也为人事档案信息的综合提供了物质实现条件基础。

从以上各方面改革当前人事档案管理将有助于人事档案工作向更高的台阶迈进。□

(编辑/穆杨)