高校成绩管理工作实践与研究

李　颖

[摘要]成绩管理是教务管理流程中最重要一环,也是最后一环,集中体现了各环节发生的问题。在国内高校纷纷实行学分制和二级教务管理制度的形势下,成绩管理工作出现新的特点,详细论述了高校成绩管理工作中普遍存在的问题,并结合燕山大学实际提出了加强和优化成绩管理工作的对策。

[关键词]成绩管理;学分制;二级教务管理

[中图分类号]G642.47 [文献标识码]A [文章编号]1005-4634(2009)05-0035-04

学习成绩是学生在校学习期间对所学知识理解掌握的情况和教师教学质量评价的原始记录,是对学校的教育教学管理和教学改革、学生评优、毕业、就业等极具参考价值的数据信息,因此成绩管理工作是整个教务管理中最重要的一环,同时成绩管理工作也是整个教务流程的最后一环,集中体现了各环节发生的问题。解决成绩管理工作中出现的问题,对于深入了解整个教学管理过程,提高各个环节间的协调管理水平具有重要意义。

本文对高校成绩管理工作的现状进行了探索与研究,并结合燕山大学实际情况,提出了几点加强并优化成绩管理工作的对策。

1高校成绩管理中的常见问题

1.1日常教务管理中存在的问题

随着各大高校对教学工作的重视,教务管理工作已日趋规范。但在日常的教务管理过程中还存在一些问题。如科研工作的需要使个别教师经常出差从而影响到学生成绩的及时录入和成绩单的及时上交。成绩统计分析的效用未能充分发挥,个别专业课程安排顺序不合理,造成教学效果不好,考试成绩不理想。有些学生不了解各部门职能分工,打印成绩单或者开具相关证明经常会跑错部门。个别学生长期不上网查询成绩,对自己的成绩状况缺乏了解。还有个别学生拖欠学费,造成考试成绩无法在网上录入,任课教师和教务管理部门需要对这类学生的成绩档案单独保管。院级教务管理工作中还存在大量手工操作,使得出错几率增大等。

1.2信息缺乏共享,管理部门之间协调不顺畅

在早期的建设过程中缺乏统一规划和部署,各行政部门和教学单位在信息化建设方面自成一体,同时各自的管理制度和标准也不统一,这就形成了信息孤岛,给全校范围内数据的整合带来了困难。

教务系统与财务系统的孤立使得财务系统中学生交费状态在教务系统中不能实时更新,导致已经交费学生在教务系统中仍然显示为“未交费”,无法录入成绩。教务系统与学工处信息系统的孤立使教务系统在很长一段时间内还保留未报道学生的名单,录入成绩时只能填入0分,既向成绩数据库中输入了大量容易引起混乱的数据,也影响到后续的成绩统计分析和欠学分统计等工作。此外,学生辅导员没有教务管理系统中学生成绩的查询和导出权限,给其工作带来不便的同时浪费大量的办公资源。

1.3教务管理系统中数据的规范化问题

燕山大学于2004年11月引进了由正方科技公司开发的“高校现代教学管理信息系统”,并将原有教务系统中的成绩数据导入到新系统的数据库中,记录逾百万条,新旧系统的交替不可避免的要出现数据格式不一样等问题,使得有学籍异动的学生的部分成绩覆盖成为问题,需要进行人工核实。再例如有些课程缺少课程性质,给成绩管理人员核实毕业资格和学生查询成绩造成不便。以燕山大学2006级学生校级选修课为例,要求理工类学生修读人文社科类课程≥6学分,修读自然科学基础类课程≥4学分,由于校级选修课一般在一、二年级修读,而由于种种原因教务系统中缺少其中某些课程的课程性质,导致学生在临近毕业时查询选修课学分时弄不清楚自己修读的选修课是否满足上述要求,只能到院系教务科查询。院系教务科成绩管理人员在核实学生的毕业资格时需要按照教学大纲的要求核对相应类别的课程修读是否达到相应的学分要求,而教务系统中缺少某些课程的课程性质,无疑给成绩管理人员增加了不便。

1.4教学计划的变动给成绩管理工作带来不便

成绩管理中出现的诸多问题是由教学计划变动带来的,它的影响主要体现在学生发生学籍异动时课程替代的问题上[1]。这里所说的学籍异动包括转专业、留降级、修复学、提前毕业等。

1)转专业。为灵活地适应社会主义市场经济对人才的需求,充分体现以学生为本的办学理念,调动学生学习的积极性,越来越多的高校允许学生在符合条件时转专业。但转专业后学生要按转入专业的培养计划学习,并按转入专业审查毕业、学位资格。对于转入专业教学计划中的课程,学生在转专业之前可能修读过其中的某些课程或者修读过和这些课程内容和程度相近的课程,这样学生可以选择用已修课程来代替这些课程。目前的做法大都是由学生提出书面申请,所在院系教务科核实后提交由教学院长和教务处长签字的书面报告给教务处的成绩管理人员,手工进行替换。这种方式不仅手续繁琐,也给两级教务人员开展工作造成不便。

2)留降级、休复学。学生降级或复学后需跟随下一个年级进行学习,要跟随下一个年级的计划进行修读。而学生以前所欠学分的课程,很可能因为教学计划的变动已经停开,或者课程编号、课程名称等发生了变化。学生需要选修新计划中的课程来代替老计划中的课程。目前做法大都是由学院教务科成绩管理人员核查有学籍异动的学生成绩,发现可替代的课程后提交书面报告给教务处的成绩管理人员,手工进行替换。另一种情况是学生所欠课程本学期本学院没有开设这门课程,而其它学院有相同的课程开设,这时学生可以申请跟随该院系重考该门课程。由于院级教务科的工作人员往往不熟悉其他院系的教学计划,很容易错过重考机会。

2加强并优化成绩管理工作的对策

针对上述高校成绩管理工作中存在的问题,本文提出了几点对策,希望能起到加强和优化成绩管理工作的作用。

2.1成绩管理制度的规范、宣传与落实

首先,为使成绩管理工作有章可循,高校应建立健全有关成绩管理的各项规章制度。这些制度应从成绩管理工作的操作性与可行性出发,对教师命题、监考、评卷、成绩评定、成绩录入、成绩查询以及成绩档案的保管等各个环节提出具体的要求。要明确职责,真正做到成绩管理有制度可循,有责任可查。要规范好课程免修、课程替代等操作程序,减少工作的盲目性和扯皮现象[2]。

其次,应加强对成绩管理各项规章制度的宣传,使每位涉及到成绩管理工作的人,都能明确自己该干什么,该如何去做,避免工作的盲目性。同时也便于学生对成绩有疑问时知道如何去处理,找谁去处理[3]。

最后,在成绩管理过程中要严格执行这些制度,只有这样才能维护规章制度的严肃性、法规性,才能避免成绩管理工作陷于繁琐的事务管理中,才能对学校的教学工作起到良好的促进作用。

2.2加强成绩分析工作,充分发挥成绩管理的效用

学生成绩分析可以反馈出很多有价值的信息,如教学计划的安排是否合理,教学秩序是否正常,考试组织是否严谨,试卷难易程度是否适中以及教师的授课情况、学生的理解掌握情况等[4]。统计分析是为决策服务的,成绩分析的数据可以为教学改革指明方向,为课程改革提供动力,为考试改革提供依据,可以使教风、学风建设工作做到有的放矢。通过成绩分析所反馈的信息对提高高校教学质量和教学管理水平是极具参考价值的资源,所以有关领导和成绩管理人员应重视成绩分析工作,充分发挥成绩管理的效用。

2.3加强信息共享程度,消除信息孤岛,提高成 绩管理效率

消除信息孤岛最理想的方式是建立高校数据仓库,整合高校各部门的数据,使得高校的各级管理人员在教学管理过程中能够高效快捷的查询到所需资料,并将自己的资源与其他部门共享,对不同层次的大量信息迅速做出抉择,减少人力、物力、财力和时间的消耗。但是构建数据仓库需要针对高校的特点和发展需求,在不影响高校正常教学秩序的前提下对高校已有的大量数据进行结构上的重组,因此高校数据仓库的构建需要一个渐进的过程,在短期内难以实现。

目前高校可以通过以下3种方式来加强信息共享,提高成绩管理工作的效率。

1)充分发掘现有教务管理系统的功能。现有的教务管理系统功能是很强大的,但由于数据不规范等原因有很多功能暂时都不能开通使用,需要在实际工作中逐渐的开发、试用、反馈与完善,才能充分利用现有资源,更好的为全校师生服务。例如上面提到的由于课程性质信息不完全而导致无法查询选修课相关类别的学分是否符合要求的问题就可以通过试用反馈,由相关人员来处理,完善后的模块可以给学生和成绩管理人员带来很大便利。

2)进一步开发教务管理系统中的其他模块。在教务管理系统中增加学院学生科查询导出学生成绩的权限,可以减少大量手工操作,方便辅导员的工作。在教务管理系统中增加网上申请课程替代模块和申请重考模块。每学期初教务处在网上公布本学期全校所开设课程名称、课程号和能够替代该门课程的课程名称和课程号,由学生在网上申请办理课程替代和重考手续,然后由教务部门人员进行审核。这样既减少了遗漏,也提高了学生办理手续的效率。此外,在每门考试前教务处可在网上公布参加该门考试的学生名单,欠费和缓考等信息单独标出,这样学生在考试前查询考试名单,发现异常情况时能够及时反映、及时解决。这样既能给不同部门的工作带来便利,提高工作效率,真正实现无纸化办公,节约资源,也能使工作更加透明,权责明确,避免互相推诿。

3)在教务管理系统和其他部门管理系统之间开发接口程序。如在教务管理系统和财务管理系统、学工处的信息管理系统之间开发接口程序,这样就能有效解决由于3个系统互相孤立带来的数据更新不一致问题。

2.4加强院级教务管理的信息化建设,逐步构建 院级教务管理辅助系统

在目前高校二级教学管理模式下,校级教务处的信息化建设已经初具规模,教务处工作人员的劳动强度也大大减轻。而院级教务管理的信息化建设仍处于起步阶段,虽然学校购买的教务管理系统可以给予院级教务科一定的权限,如查询教师、学生课表,查询考场安排等等。但由于购买的现成软件是面向全国高校的通用软件,并不是专门针对燕山大学实际情况开发的,因此很多功能还不能为院级教务科所用,还需要做进一步的完善,但这一过程往往会因为各种原因而被拖沓延误,因此目前院级成绩管理人员在统计欠学分和毕业生成绩时仍然是手工为主,计算机手段为辅,此外教师工作量计算等院级教务科的其他工作也都以人工统计为主,工作具体细致,工作量大,重复劳动多,效率低下,同时大量的人工操作使得出错几率增大。因此加强院级教务管理的信息化建设,在校级教务管理系统的基础上逐步构建院级教务管理辅助系统十分必要。结合学院教务管理工作实际情况,本文提出一个院级教务管理辅助系统的系统功能图,如图1所示。该系统可以弥补现有教务管理系统的不足,有效的减轻院级教务管理人员的劳动强度,大幅度提高工作效率,使得院级教务管理人员从繁琐的日常事务性工作中解放出来,真正实现教务工作的自动化和信息化,具有良好的推广应用价值。

2.5提高成绩管理人员素质,稳定教学管理人员 队伍

成绩管理是一项严谨、规范而又细致的工作,要求管理人员具有强烈的责任心、优良的思想品德和政治素养。素质不高、责任心不强、管理人员队伍不稳定都容易导致成绩管理工作的混乱。因此,很有必要稳定教学管理人员队伍,切实加强管理人员自身素质的培养。成绩管理人员除了要深入理解和掌握与成绩管理有关的规章制度,不断学习其他高校和兄弟院系教学管理的先进经验外,还有必要掌握一些现代化的技能,如计算机处理能力、网络使用能力、编程能力、统计学数据处理能力等。成绩管理人员不能仅仅局限于简单的事务性工作,更要有能力随时把握变化的环境,及时调整成绩管理系统,适应不断变化的环境,以便能够起到参谋助手作用。

成绩管理作为高校整个教务管理系统中最重要的一环,有其特殊的特点,其重要性不言而喻,在成绩管理过程中要求每一位成绩管理人员不断地学习,不断完善自我,运用现代管理方法和手段,在实践中不断总结经验,进一步探索改进方法,才能使成绩管理工作更加公正、透明、高效、精确,更好地为全校教学工作服务。

参考文献

[1]陈俣秀,郭茜,朱红.学分制下成绩管理工作的探索与思考[J].中国科技创新导刊,2007,(19):22

[2]冯祖琴.高校学生成绩管理探索[J].中国林业教育,2006,(1):47-49.

[3]程满中.学分制下成绩管理的探讨[J].杭州电子科技大学学报:社会科学版,2007,3(4):65-68.

[4]马丽娟.学分制下成绩管理工作初探[J].林区教学,2007,(7):14-15.