怎样写好档案学术文章

陈智为

档案工作者在从事实际工作的同时,也要把自己工作中的体会、感悟、经验与教训写出来,与档案界同行交流思想、传递信息,所以撰写档案学术文章就成为档案工作者提高自身素质的一条必经之路。

一、档案学术文章的结构形式

不同载体的文章,具有不同的结构形式。所谓结构形式一般是指安排情节和组织材料的方式,是文章表现形式的重要构成部分。一篇文章的结构如何,直接影响其表达效果。

档案学术文章虽然没有什么固定模式,但它有基本的结构形式:序论(开头)、本论(中间)、结论(结尾)的三段式。这种结构形式是初写文章的基本结构,但不是惟一的形式。一篇文章究竟采用什么样的结构形式,要视文章的具体情况而论。

(一)序论

又叫引言,即论文的开头部分。它的主要任务是简明扼要地介绍研究、论述对象的目的和意义。如果文章较长,还要介绍它的主要内容或结构,使读者对论述内容有个概括了解。同时,序论还承担着引起读者兴趣和注意的任务。因此,文章开头要写得新颖得体,富有吸引力。

(二)本论

又叫正文,居于文章的中间,占有较大篇幅,是文章的主体。它的任务是分析问题,用论据来证明论点的正确性,或者反驳谬论的错误性,使他人信服,因此,它在学术文章中占有极其重要的位置。

正文要求层次清楚、段落分明,层次与段落两者之间,既有联系又有区别。层次着眼于思想内容的划分,文章中对某一问题的论证,对某一道理的阐释,各层次之间是有机联系的。前面一层是后面一层的前提,后面一层是前面一层的展开和深入。层次安排合理、清楚,文章就会脉络分明,文气畅通,能有力地表现主题。段落,是层次的外部标志,是构成文章内容的最小单位,它在形式上有明显的标志,即另起一行,开头空两格,一看就知道,称为自然段。往往是通过段落来体现层次,更好地表达文章的主题。

正文不仅要求层次清楚,还要求紧凑严密,各层次、各段落要互相衔接,前后连贯,成为有机的整体,这就需要安排过渡与照应。文章中两个层次或两个段落之间的意思有转折或跳跃,往往需要安排过渡,使文章的上下文有机地衔接起来。照应是指前后内容的关照呼应。通过首尾照应,前后照应,内容与标题照应,使所论述的问题互相补充和加深,并使全文线索清楚,严密周到。

(三)结论

这是论文的结尾部分,是文章内容发展的自然收尾。结论的任务是对序论提出的、本论分析的问题作出结论,加强读者的印象。

总之,三段式是论文的基本结构形式,是写好论文的最基本要求。

二、文章题目的选定

选题很重要,是能否写好文章的关键。怎样才能选好题目,下面几点可供参考:

(一)调查研究,心中有数

首先,要了解档案界学术研究的大体情况,在有关问题上的主要论点、发展趋势等等。其次,立足本专业,必须先向档案工作实际部门进行调查,从档案工作实际中去发现和选择文章题目。有下面几种情况可以选择:第一,他人没有研究过的题目,可以作为自己的选题。研究新课题是一种创造性的劳动,难度较大,但它意义深远。比如当前的电子文件、新型载体档案、民生档案、信用档案等等。第二,他人虽有研究,但仅仅是开始,还不够深入,不够系统,也可以作为自己的选题,比如数字档案等问题。第三,有些问题他人已经进行过较多的研究,但还有争论;或者认识上虽然大体统一,但仍有再探讨的必要。对于这些问题,如果能够提出新见解,可以找到新材料,从新的角度进行论证,也可以作为自己的选题。

(二)参考资料,重视价值

查阅有关资料,是选题的主要方法之一。通过查阅文献资料,可以发现档案学现有理论未研究、未概括、未解释的问题,还可以发现争论不休、结论错误以及研究不够深入的问题,从而进一步选择自己论述的对象。所谓注重价值是指选题的科学价值和现实价值。档案学有自己的研究领域,可供选择的课题很多,因此应当重视所选题目的科学价值,抓住档案学中基本的、重要的课题,狠下功夫去攻关。选题时应联系档案工作实际,对实践中提出的问题,运用辩证唯物主义与历史主义观点和方法,做出科学的解释。

(三)大小适宜,量力而行

文章题目不能选的过大,题目所包含的内容不要过于广泛,而要集中、简练。题目太大不容易写好,对问题只能泛泛地谈,空洞地谈,解决不了什么问题。题目太小,思路展不开,问题同样讲不透。

(四)准确鲜明,简洁明快

题目大致选定之后,就要正式确定标题。它是文章的名称,对于突出主题、表现文章内容至关重要。文章的标题读者最先看到,因而好的标题容易给读者留下鲜明的印象,引起读者兴趣。标题要与文章内容相称,含义清楚。

三、材料的收集、筛选和运用

题目确定之后就要围绕题目收集和掌握各种各样的材料,并对已有的材料进行分类整理,看看还缺什么,再有计划地收集。

(一)制定计划,明确范围

首先要制定一个简单的收集方案,开列一个数目,大体确定收集的范围,有的放矢地去查阅材料,才有可能取得最佳效果。

(二)广泛浏览,上网查阅

一个人的生活空间和时间范围毕竟是有限的。亲身体验、调查采访固然重要,但不能事事经历,还必须间接的从书籍、杂志、报刊、网络中去获取各种材料。其中,最为关键的是要收集与自己所选题目关系密切的材料。查阅时,凡是可能有用的材料,应及时摘录并注明出处,以便查对。

(三)筛选材料,确立论点

材料积累到一定程度时,要加以整理,使其条理化、系统化。同时,通过对材料的分析研究、理解消化形成自己的论点,并且探寻新的线索,把自己的思路引向深入。

四、认真构思,拟定提纲

写文章,经过选题、选材以后,不是马上动笔,而是经过深思熟虑构思腹稿。打腹稿的过程,也就是构思的过程,构思成熟,论文提纲也就有了眉目,整个论文的骨架也就初步形成了。提纲实际上是认真构思的文字记录,构思则是提纲形成的基础。

提纲是全篇文章的骨架,起着疏通思想、安排材料、形成结构的作用。提纲要确定材料的分配及各部分的篇幅。有了提纲,就便于把论文分为若干部分,安排好写作计划。

五、文章起草,认真修改

文章起草的过程,也是对论点、论据推敲、思考的过程,同时又是对材料鉴别、选用的过程。对文章的每一部分从内容到文字都要反复琢磨。起草文章要紧扣主题和中心论点,又要开门见山,不绕圈子。论点要明确,层次要分明,前后要连贯。论据必须有力,材料要能说明观点,用观点统率材料。分析要透彻,推理、判断要合乎逻辑,不能自相矛盾。

文章从初稿到最后定稿,还有一个修改加工的过程。起草过程中虽然经过认真思考,但初稿不论内容或文字还会存在这样那样的问题,还需要斟字酌句、反复修改。修改文章的目的,是为了使文章观点鲜明、论点正确、论据充分、结构严谨、文字流畅。

修改文章要从两方面着手:一方面是内容的修改,即修改文章的观点和审查论据;另一方面是形式的修改,主要是指文章结构的调整,文字的推敲与润色,标点符号的确定与改动等。经过认真修改和全面检查,如无问题即可定稿打印,交付使用。

最后,我想引用美国著名作家马克·吐温的一句名言,作为结语。他说:“人的思维是了不起的,只要专注于某一项事业,那就一定会做出使自己都感到吃惊的成绩来。”

作者单位:中国人民大学信息资源管理学院