国家重大建设项目档案工作的超前控制

李俊梅　孙祥海

国家重大建设项目是庞大的社会系统工程,具有投资数额大,资金来源渠道多;建设工期长;施工、设计、科研单位多,并且资质参差不齐;国内外新技术、新材料、新设备大量引进和采用等特点,国家重大建设项目的档案工作也就因此具有了广泛性、复杂性、阶段性和多样性的特点。为保证国家重大建设项目竣工档案的完整率、准确率、归档率和案卷合格率达到国家档案管理标准,就必须转变档案工作的观点和思路,坚持“谁形成的项目文件,谁负责立卷归档”和“三同步”的原则,采取严格把关的有力措施,加大项目文件搜集、整理、归档超前控制的力度,使建设项目档案工作始终处于受控状态。

一、严把合同签订关,运用法律手段超前控制

国家基本建设改革的进一步深化,给重大建设项目档案的管理工作带来了生机和活力。全面推行项目法人制、招投标制、合同制、建设监理制和质量监督制,为工程文件搜集、整理、归档的超前控制提供了契机。实践证明,严把合同的签订关,运用法律手段超前控制档案工作是行之有效的方法。

重大建设项目的全部单项或单位工程的施工、勘察设计、科研、设备采购、建设监理等,必须经过严格的招投标或议标,筛选出中标单位,是在签订合同或协议后开始实施。合同一经签订,就具有法律效用,就明确了甲乙双方各自的责任和义务,以及违约的处罚。因此,建设项目档案部门要抓住超前控制的关键点,积极参与合同或协议的签订工作,严把合同或协议的签订关,并把项目文件的收集、整理、归档工作,作为合同或协议的一项重要内容,作为独立的条款,写进合同或协议。对竣工档案的归档份数、时间、质量、违约等提出具体要求,以引起合同乙方的足够重视。按照“谁形成的项目文件,谁负责立卷归档”的原则,利用合同的法律形式,明确合同乙方是项目竣工档案的第一责任者。

二、严把档案保证金结算关,运用经济手段超前控制

国家重大建设项目从表面上看是一个大系统的人流、物流和技术流,从实际上看,是一个大的资金流,是一项重大经济活动,处处体现出资金流的巨大动能。项目档案是工程建设的重要内容和组成部分,资金的能动作用和杠杆作用也必然会在项目档案工作中有所体现。采取档案保证金制的经济手段,制约项目档案是十分必要的。在签订合同时,必须明确规定,把工程保留款转变为工程档案保证金,这样档案保证金就有了资金的来源。由于工程价款10%的保留金,其数额很可观,相当于承包商绝大部分的利润滞留在建设单位,项目档案做不好,就有切肤之痛。这样做后,从工程开工承包商对档案工作就有了压力和动力,必然会引起承包商对工程文件搜集、积累的高度重视,不会掉以轻心。档案保证金的扣留比例,应视工程量的大小、形成工程文件的多少和重要程度以及施工队伍素质的高低等区别对待,决不能一刀切、一概而论。待工程竣工,承包商能够按期、按质移交合格的竣工档案,建设项目档案部门出具证明,并签署结论性意见,财务部门如数退回档案保证金,进行工程保留款结算。否则,由建设项目档案部门进行指导重新整理。经多次重整,仍达不到标准要求,且缺少工程的依据性、结论性文件,档案部门视案卷情况,按有关规定扣罚部分档案保证金,其余部分由财务部门如数退还。

三、严把平时督导关,运用职能手段超前控制

国家重大建设项目的竣工档案要达到完整,齐全成套、不残不缺;准确,图物相符、没有差错;系统,有条不紊、整体一致,实现档案的有效利用,发挥投资效益,档案人员必须从项目一开始就要充分发挥职能作用,超前控制,主动出击,严把平时的督查、指导关,这也是档案人员工作的重点和难点。

1、抓好档案工作技术交底。标准是衡量事物的准则,是对事物的统一规定,是以特定形式发布,共同遵守,有一定强制性的依据。从项目建设开始,建设单位就应以国家、省、市档案行政主管部门的有关法律、法规、规定、标准为依据,制定《建设项目文件立卷归档细则》,以正式文件印发给参加项目建设的设计、施工、科研、监理等单位(部门)。由项目档案部门与承建单位进行档案工作技术交底,并举办有关施工技术人员、监理人员参加的培训班,明确工程文件积累的顺序和范围。这样就为项目档案的平时收集和档案人员的平时督导工作提供了统一的标准,竣工档案的规范性、完整性就有了保证。

2、抓住重点和关键环节,超前督查指导。虽然合同或协议对承包商在工程文件搜集积累上起到了法律和经济制约的作用,但由于承包商的资质和技术人员素质参差不齐,在理解执行《建设项目文件立卷归档细则》上以及档案意识上也相差甚远。为此,建设项目档案人员要积极主动了解工程进度,抓住重点、关键环节,特别是要把水、电、暖、通信等地下管道工程作为重点进行督查,要会同甲方工程管理人员和监理工程师一起,主动出击,深入施工现场,实地进行督查指导。这样就为竣工档案的齐全、准确打下了基础。

3、抓住薄弱环节进行跟踪控制。建设项目文件收集的薄弱环节,往往是没有引起重视;或因工作的中间环节多,衔接不及时;或因变化了的情况没有采取相应的措施而出现“断档”或“空档”。一是建设项目前期工作阶段和初开工阶段。因这一阶段机构不健全、人员不到位,工作忙乱、生疏、紧迫、无暇顾及项目文件的收集,甚至出现前期临时机构的撤离、合并、人员调动、相互交接不及时,出现空档。因此,档案人员要把此阶段作为项目文件收集的重点加以控制。二是随着科技的飞速发展,开放的不断深入,建设项目配套的国内外机电设备数量大、种类多、现代化程度高,到货验货时间分散等情况,所形成的大量中外文文件容易被忽视。因此,项目档案人员要参与机电设备的开箱验收,及时收集全部技术文件。由于这些文件多为孤本,形成地又在异国他乡,所以要造册登记,特别是孤本文件、重要文件要复印,借用复制件安装调试,保存原件避免损坏丢失。三是现代科技迅速发展,以纸质项目文件一统天下的局面被打破,电子档案日益增多,特别是形成电子档案的人员和渠道较多,特定场景时间短暂。这不仅给电子档案的收集带来一定的难度,也给保管、复制、利用带来一系列的新问题。因此,建设项目档案部门必须把电子档案的收集、整理提到议事日程上来,超前控制,抓紧抓好,加大收集的力度,及时催收,妥善保管,随时配写文字说明。

四、严把竣工验收关,运用行政手段超前控制

国家重大建设项目的竣工验收是国家行政主管部门对投资效果的全面检验,不仅是对建设项目物质形态实物的验收,同时也是对知识形态档案的验收。但是由于重大建设项目规模大,施工周期长,单项或单位工程多,往往是首批单位工程为后来的单位工程做准备。这样就形成了有的单位工程已经验收投产使用,有的才破土动工,有的还在施工图设计阶段。因此,整体项目竣工验收和单位工程竣工验收只能分别进行。只有严把单位工程档案的验收关,才能确保整个项目档案验收的顺利进行。单位工程档案的验收是项目档案部门工作的重点,而单位工程的预验收,又是项目档案超前控制的重中之重。单位工程预验收,档案人员督查的重点之一是隐蔽工程。因为隐蔽工程大多被掩埋或隐藏在其他部位内,不能被直视,也是最容易被一些素质不高的承包商偷工减料和钻空子的地方。因此,除平时实地督查外,检查隐蔽工程验收记录是否有监理人员签章是重点。其次是大量的设计变更是否齐全,是否在施工的过程中就在施工图上修改到位。特别应该注意的是,一个单项或单位工程有总承包和分包单位的,要严格审查各分包单位的竣工图是否与总图一致,是否标识统一,是否相互衔接。只要分包单位的工程文件达不到要求,档案部门就有权否决单项或单位工程竣工验收,单位工程文件的立卷、归档,由总承包单位负责检查汇总。由于加大了单项或单位工程档案预验收的力度,正式验收着重检查的是案卷的内在质量和竣工图是否按设计变更修改上图。通过超前控制,严把单位工程档案的验收关,这为整个建设项目档案验收就打下了坚实的基础。

作者单位:山东省烟台港西港公司,

山东省烟台港档案馆