信息不对称对现代档案工作的影响及对策

况会英

现代档案馆是社会中独立存在并服务于全社会的文化事业机构,档案馆的社会性经历了一个漫长的发展过程。受历史传统的影响,我国档案工作未能完全融入社会,成为公众的需要。这主要是因为长期以来档案工作带有一定的机密性,直接导致公众对其工作性质和工作程序的不了解。但在现代社会中,档案作为一种特殊商品,存在着供给与需求的平衡关系。档案信息供需双方具有不同的目的和动机,不同的要求和利益。利用者要求供给方提供客观、公正、详细、及时的档案信息,而供给方由于种种原因,提供的信息不能满足利用者的需要,导致信息的不对称,甚至错位。因此,档案信息供需之间的矛盾是普遍存在的,这种普遍性主要表现为信息的不对称。

一、信息不对称

所谓信息不对称,主要是指信息拥有者由于主客观等原因没有将信息及时、有效地公布出来,从而造成另一方信息的不畅通,形成信息的不均衡、不对称。信息不对称的概念和分析方法可以运用到包括档案利用工作在内的各种领域。

作为档案收藏和管理部门的档案馆或档案室,对于浩如烟海的档案信息,不可能做到如数家珍。利用者不可能像到图书馆或博物馆一样,任意地查找全部馆藏目录信息,有些档案必须经过严格的审批才能提供给利用者。因此,用户无法获知究竟档案馆有没有自己需要的信息,怎样可以利用等;另一方面,掌管档案的工作人员只熟悉自己职责范围内的业务,不可能了解全部的馆藏信息,同时对用户的需求究竟是什么,也不能做到完全了解,所以提供给用户的信息可能有限。档案馆工作人员与利用者之间的这种信息不对称严重影响着档案利用的效果,应当引起我们的注意。

二、档案工作中信息不对称的缘由

冯惠玲在《论档案馆的“亲民”战略》中提到,对于现代档案工作来说,有个司空见惯的现象值得我们深思:我们为社会精心保存的作为“社会记忆”的档案,却很少引起广大民众的关注。美国档案学者埃文斯尖锐地指出,“信息时代最使人惊奇和令人遗憾的一个方面是档案这种信息记录最为古老而持久的形式,虽然对于每个国家和每个民族都是惟一的和至关重要的,却很少为人们所知道和了解,因而,这个信息资源从总体上说,还很少得到有效的利用。”①

加拿大档案学家特里·库克精辟地总结到,“20世纪末期公众对档案的认识,或至少是用纳税人资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化,即现在档案是属于人民,为人民服务,甚至通常由人民管理。在普通公民看来,档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人利益,而且更多的是要为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”②从某种程度上来说,问题的症结并不是公众不需要档案,而在于档案馆。

档案是人类文明的产物,长期以来,不少档案工作者认为档案是国家行政管理活动的伴生物,主要为国家行政事务服务,有意无意地忽视了社会公众。这种传统的档案观成为档案馆面向社会公众的一大思想障碍。同时,各国档案馆中保存的年代久远的档案中很少有反映民众生活的记录,这种现象被费郎西斯·布劳因称为“档案的空缺”。与一些国家的档案馆相比,我国档案馆藏的官方色彩更重一些。据上海市虹口区档案馆统计,在馆藏118521卷档案中,反映政务内容的文书档案占84.6%,反映科技、财务、艺术等内容的占15.4%。③广大公民对档案、档案馆的认同是与档案馆、档案工作者对他们的认同成正比的。专业的档案工作者占有得天独厚的资源优势和先机,如果一味地守资源,不向民众靠拢,档案供需矛盾就无法解决,最终导致信息的严重不对称。

三、信息不对称对现代档案工作造成的影响

档案是社会团体和个人在社会活动中直接形成的清晰、固化的原始信息。档案工作是围绕档案而展开的,而档案工作的核心内容,即目的就是提供档案这种可靠的原始信息为社会利用。然而,目前我国的档案信息资源开发利用工作仍处于初级阶段,存在着严重的信息不对称现象,保密的思想根深蒂固,所以他们惧怕档案信息的“泄密”。档案信息若不能作为一种资源得到充分地开发利用,不仅从宏观上影响档案机构的生存与发展,从微观管理方面来讲,会导致其他管理工作 “干与不干一个样”的局面,最终影响其他环节的工作,导致整个档案工作陷入“混沌”状态。

随着信息时代的到来,信息需求日益膨胀,公众需求已超越了档案馆现有的服务范围,档案部门拥有内容丰富、类型繁多的档案及档案信息,并以较为成熟的利用方式提供给用户,而用户则按照自己的需要去利用档案,这二者之间必然存在信息不对称问题。档案部门不了解用户用档的真实目的,而前来借阅档案的用户也不完全知道档案部门有没有他真正需要的信息。这种“事前”信息不对称问题的存在,导致档案利用不足情况的出现。档案馆并不能完全掌握用户利用档案后的情况,也无法跟踪指导。再加上用户的认知水平不同,也会导致档案信息利用效果的不同,进一步产生信息不对称,从而影响档案工作日后的服务。

档案馆、企事业单位和公众之间信息不对称也会对档案馆藏产生不良的影响。档案馆收集和保管政府机关的文书档案、群众团体档案以及那些与社会利益相关的婚姻、合同等档案,但为丰富馆藏,档案馆也会向社会公开征集档案。但档案馆在向社会征集档案时,并不知道谁有档案,有什么样的档案,有没有保存价值;而有人虽然有档案,但是不知道这些档案有没有保存价值,该送到哪里鉴定和保管。正是这些信息不对称的存在,使得一些重要档案不知去向,导致档案的流失,进而影响了馆藏的丰富。

四、解决现代档案工作中信息不对称的策略

要想解决档案工作中信息不对称的问题,首先要正确认识到信息不对称情况下,档案工作中存在的困难和不足,认真分析问题出现的原因。从宏观上规划档案信息资源管理体系建设,改革信息配置机制,研究和把握数字档案馆建设的方向,积极稳妥地开发档案信息资源,扩大共享范围,减少信息不对称。在实际工作中,在深度开发信息资源、深化档案服务保障的层面上下功夫,提高信息服务保障的质量,深度开发的档案信息可为未来导航,这是减少信息不对称的重要举措。扩大档案的收藏范围,不断丰富信息库,才能适应日趋广泛的社会需求。尚未解密、开放的档案,不等于不可利用,这也是缩小信息不对称的一个途径。

其次,发扬主动服务的精神,真诚地为用户提供相关信息,也是减少信息不对称的行之有效方法,要有亲近民众的档案服务思想。例如上海市档案局(馆)于2001年初创办了供市委、市政府领导参阅的《档案信息摘报》,紧贴中心工作,服务着眼大局,成为市领导很有价值的“外脑”。④

最后,档案馆对馆藏档案要进行定量分析,详细了解档案信息资源的利用情况;另一方面,针对用户信息缺失,档案馆要对用户开展调查研究,例如用户的利用目的、需求内容、需求分布及利用规律等信息的掌握,从而减少档案服务市场供需信息的不对称。要引入有效的信息传递机制,充分披露信息,有效传播信息,加强档案移交部门、档案馆、档案用户三者之间的沟通与交流。同时利用互联网提供档案信息资源服务,如政务公开就为档案信息公开搭建了一个服务平台,也为拥有大量档案信息资源的档案馆提供了一个很好的发展机会。通过对社会用户需求调研和馆藏结构分析,有目的、有重点的进行二次文献、三次文献编研,开发出有概括性、目的性、针对性的档案编研成果,变等待服务为积极主动服务,即主动与用户进行沟通,定期向他们提供所需的档案信息资源,使其认识到档案馆的信息咨询服务功能。档案工作者树立起面向民众的社会档案观,不仅服务于政府机关,也给社会组织、民间团体以及公民个人多一点“档案关怀”,让公民对档案馆产生理解、信任和支持,档案馆也将因此而获得蓬勃生机。

注释:

①[美]弗兰克·B·埃文斯:《档案展望》,《档案学参考》,1985(1)。

②[加拿大]特里·库克:《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》,《第十三届国际档案大会报告集》,北京:中国档案出版社,1997年版。

③《上海档案工作创新文集》:第220页。

④《中国档案报》,2002(10)。

作者单位:上海大学国际工商管理学院图情档系