基于职能的文件分类研究

马林青

文件作为机构业务活动过程中形成的重要记录,既是业务活动开展的证据,又是机构信息资源的重要组成部分。文件的有序管理和高效利用关乎业务活动的持续运作及信息资产的持续增值。随着信息技术的发展以及机构运营环境的复杂化,机构内信息孤岛以及文件管理流程不畅等问题日益突出。

从国际文件管理的理论和实践来看,基于职能的文件分类被普遍认为是应对这些问题的突破口之一。基于职能的文件分类是指将机构的职能活动作为文件分类的首要和根本依据。作为文件管理领域影响最大的国际标准,ISO15489《信息与文献 文件管理》代表着当前文件管理领域的最佳实践,实际上采用的就是基于职能的文件分类。它把分类视为文件管理的智能控制工具,将职能活动分析作为分类的前提,提倡在分类的基础上制定文件处置依据、文件保管与利用方案等,从而为文件全程管理提供一致性框架。

一、基于职能的文件分类出现的背景

无论国内还是国外,职能分类法都是早已有之。然而,它在主要以机构或问题为依据的传统文件分类法中,只是一个“配角”,并没有引起足够的重视,也没有专门的实施方法。直至20世纪90年代后期,西方档案界才将职能作为文件分类的首要和根本依据,并为基于职能的文件分类建立详细的方法体系。

1、对文件认识的转变

上世纪90年代起,北美档案学者主张对来源概念赋予新的理解,认为“来源”不仅指文件的形成机关,更包括其形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等等,即文件的职能和业务活动来源①。这种理念被称为“新来源观”,又称“职能来源”。职能来源在世界范围内得到了广泛的认可,对文件、档案管理领域产生了巨大的影响。档案界对文件的理解开始发生深刻的转变,从对文件内容的关注转向对文件背后职能活动的关注;认识到文件不仅是一种信息,更是机构业务活动的证据;文件管理是业务驱动而不是文件自身驱动的,文件管理的目的是为了促进业务发展。

这种认识上的转变为基于职能的文件分类理念的形成提供了理论上的动力和依据。只有维护文件之间的职能联系,才能最大限度地维护文件对机构业务活动的记录性,实现文件管理对业务活动的支持,并留存机构职能活动的鲜活记忆。

2、传统文件分类法面临困境

传统文件分类法主要是年度分类法、问题分类法以及机构分类法,实践中常常采用的是将年度与问题,或者年度与机构进行组合的复式分类法②,问题或机构分类法是其核心。

然而,实际上,无论是国内还是国外档案界都未能对什么是“问题(subject)”进行明确界定。“问题”既可以指主题、职能,也可以指事件、事物,而这些很少和机构的实际业务活动相关。③ “问题”内涵过于模糊,导致在分类的过程中难以把握,在实践中造成很多混乱和不便。

另外,现行机构的组织结构调整已成为常态,将不稳定的机构作为文件分类的首要依据,将导致分类体系的频繁变动,从而造成文件管理的混乱。随着机构业务活动的复杂化,文件往往是跨部门形成。电子文件的普遍应用使得问题变得更加复杂,一份电子文件可能由分散在多个系统中的多个数字对象动态组成,只有将其按照职能来源组织在一起,才能保证文件被充分理解并被系统及时捕获。

对文件认识的转变以及传统分类法所遭遇的困境,使得人们把目光转向文件背后的业务活动。尽管机构内的部门会经常调整,但法律或社会赋予其的职能以及对其职能的要求却是相对稳定的。将文件按照职能活动进行分类可以最大限度地保证分类方案的稳定性,从而保证文件管理的连续性和一致性。

二、如何建立基于职能的文件分类

ISO15489从文件管理控制的角度对分类进行了说明,虽然提到“分类结果可以用于制定文件分类方案和词典、题名及标引规则”,④但并没有明确、完整地阐释如何制定基于职能的文件分类。作为文件管理领域的佼佼者,澳大利亚和加拿大在这方面已经有了较为成熟、具有一定代表性的实践。其中,澳大利亚国家档案馆(NAA)于2001年制定了《设计与实施文件管理系统手册:业务信息管理方法》(DIRKS: A Strategic Approach to Managing Business Information)⑤,它详细阐述并扩展了ISO15489中提到的设计方法论,提出了建立基于职能的文件分类的步骤,并提供了相关的产品和工具。为了支持加拿大联邦政府机构按照职能整理文件,加拿大图书与档案馆(LAC)于2006年制定了构建基于职能的文件分类体系的设计方法论,这个方法论被称为业务活动结构分类体系(Business Activity Structure Classification System ,简称BASCS)⑥。本文基于对ISO15489以及澳大利亚DIRKS、加拿大BASCS的研究和认识,主要分两步来阐述如何建立基于职能的文件分类。

1、 确定业务活动分类

文件是业务活动的记录,来源于机构的职能活动。分析业务活动及流程有助于了解机构业务与文件之间的关系。业务分类方案能够将文件和它们的业务背景联系起来,这对于形成和捕获真实、完整的文件是非常关键的。所以,无论是作为最佳实践的ISO15489,还是澳大利亚、加拿大等国的探索和实践,都将业务活动分类作为文件分类的基础和前提。

业务活动分类是通过分析业务活动,构建机构业务活动的概念模型。分析业务活动的方法主要有两种:

第一种是自上而下的职能分解法,主要用于分析业务活动的较高层级,旨在确定机构的职能架构。首先识别机构的目标与战略,明确机构用于实现目标的职能,确定职能中包含的业务过程,分析业务过程的所有组成要素。

第二种是自下而上的流程分析法,主要在职能以下的层级上使用,旨在分析业务流程的步骤及先后次序。在识别业务流程中顺序开展环节的基础上,分析其与其他业务流程的关系。

这两种方法结合使用,既确定了机构的职能架构,又确立了各项活动、事务之间的先后次序。分析的结果可以通过业务活动等级图反映出来,必要时可辅以业务流程图。

机构需要根据业务活动的目的和复杂程度确定等级结构的层次,一般不得少于3级。对这些层次的命名尚未达成共识。ISO15489和澳大利亚DIRKS称为“职能-活动-事务”,而加拿大BASCS称为“职能-分职能-活动”,本文采用前者。DIRKS对职能、活动和事务的定义分别是⑦:

职能(Function)是机构内业务活动的最大单位,代表着机构为了实现其目标而承担的主要职责,处于机构活动的高层级。

活动(Activity)是机构为了实现每一个职能而进行的主要工作。一个职能和若干活动相连。

事务(Transaction)是业务活动的最小单位。它们是任务,而不是主题或文件类型。事务能够用来明确活动的范围或者界限,能够为确定满足机构业务需要的文件提供基础。

业务活动分类的等级结构图如图1所示:第一层反映业务职能;第二层反映组成职能的所有活动;第三层及以后各层对活动及组成活动的事务进一步细分,事务的副产品就是作为其记录的文件。

2、 映射文件分类

根据业务活动分类,映射文件分类。文件的分类工具包括职能词典和文件分类方案,用于对文件进行分类、命名、利用和检索等。

职能词典是被选作优选词的术语列表,描述业务活动分类中确认的职能、活动和事务。每一个术语都有范围说明,解释其在机构业务背景中的意义和用法。职能词典将这些术语按字母顺序排列,而每一个术语都被置于“职能-活动-事务”的等级结构中。为了便于用户使用,职能词典也包括和优选词意义相近但不用于分类、命名的非优选词,这些词可能是用户在非正式场合习惯使用的。建立非优选词和优选词之间的关联,可以引导用户选择优选词。职能词典的主要优势在于对自然语言的使用进行控制,这将在很大程度上提高查准率。

文件分类方案是一个等级结构,对应于业务活动分类的“职能-活动-事务”结构,建立“类-子类-案卷”结构,如图2所示。辅以职能词典的文件分类方案能够规范类目的描述,避免因为术语意义相近而将文件错误归类。这里需要说明的是第二、三级类目的排列顺序,比较典型的是字母顺序和流程顺序。澳大利亚的DIRKS采用前者,而加拿大的BASCS采用后者。笔者认为将类目按照字母顺序排列除了便于按字序进行查找之外没有什么意义;而将类目按照流程顺序排列则反映了业务活动开展的自然状态,同时这种顺序是负责将文件归类的用户所熟悉的,因此更倾向于后者。

三、基于职能的文件分类的意义

1、文件管理的智能控制工具

文件和业务活动之间的联系存在于文件的整个生命周期中,这种联系对于文件的理解是至关重要的。同时,机构职能活动对法律法规的遵从也是通过这种联系反映在文件管理上。对于这种联系的把握和维系成为文件管理的根基。基于职能的文件分类以业务活动分析为基础构建文件分类体系,实际上是对文件和业务活动之间联系的显性化和固化,能够为文件管理的诸多环节提供一个系统的、一致性的框架。

基于职能的文件分类适用于所有载体形式的文件管理,在文件管理系统中的优势更为明显。具体来讲,在文件管理系统中,文件管理的第一个环节是捕获,捕获一般由系统自动实现。为了避免电子文件的流失,要求在文件形成之前就确定捕获哪些文件,以及归入哪一类。而这是基于主题或机构的分类方案所无法支持的。只有根据文件背后的职能活动才能提前确定哪些文件需要捕获,归于何类,这就要求按照文件反映职能的类别区分文件类别,而这正是基于职能的文件分类所支持的。一旦文件类别得以确定,就可以将同一类别的文件作为一个单元进行逻辑处理。就可以根据基于职能的文件分类的等级结构结合职能活动的重要程度以及其他因素,对文件进行自动化、批量化地鉴定和处置;而且还可以对同一职能类别的文件实施统一的安全保护和利用控制。

在这个过程中,文件分类实际上突破了传统意义上孤立的整理环节,成为贯穿于业务流程、文件管理流程的连续的智能控制工具,为文件的捕获、鉴定、处置、安全、利用等提供支持和一致性控制。

2、 信息交换和共享的基础

文件不仅是机构业务活动的证据,还是机构重要的信息资产。基于职能的文件分类不囿于机构或者主题的限制,充分体现了文件与业务之间的相关性,能够将文件按照职能进行跨部门整合,从而实现对信息资源的跨部门交流和共享。

对于政府机构而言,借助基于职能的文件分类可以打破政府部门的行政划分,推动跨部门合作,并为公众提供“一站式”服务。对于企业而言,基于职能的文件分类便于整合各分支机构、各部门的知识资产,使得全公司的知识能够统一起来,更好地协同与共享。

注释:

①黄霄羽:《来源原则“重新发现”的发展进程与基本内涵》,《北京档案》,2004年第10期。

②陈兆祦、和宝荣、王英玮:《档案管理学基础》,中国人民大学出版社,2005年:第124页。

③ PAUL SABOURIN, Constructing a Function-Based Records Classification System: Business Activity Structure Classification System, http:／／rmi.homestead.com／files／Artcile_and_Information／Constructing＿a＿Function＿＿Based_Records＿Class＿Sys＿Gusiness＿Activity＿Structure＿April＿2002.htm, 于2009年6月15日访问。

④ 安小米、焦红艳:《文件管理国际标准ISO15489》,《城建档案》,2002年第3期。

⑤National Archives of Australia(2001), DIRKS: A Strategic Approach to Managing Business Information,http:／／www.naa.gov.au／records-management／systems／dirks／index.aspx,于2009年6月20日访问。

⑥ Library and Archives Canada, Business Activity Structure Classification System, http:／／www.collectionscanada.gc.ca／government／products-services／007002-2089-e.htm, 于2009年6月20日访问。

* 本文受中国人民大学研究生科学研究基金项目“文件分类体系研究”(项目编号:08XNH069)资助。

作者单位:中国人民大学信息资源管理学院