论高校图书馆与院系资料室资源的整合

倪红华　周雪伟　左文革

〔摘 要〕客观分析高校图书馆文献供给与需求矛盾日益突出的多种因素,结合高等院校院系资料室的特色与优势以及存在的问题,阐述了高校图书馆与院系资料室资源整合的必要性,并从管理机制、管理模式、资源建设与读者服务等不同层面,提出了构建高校文献资源保障体系、实现校内资源共建与共享的建设目标与实施方案。

〔关键词〕高校图书馆;院系资料室;资源整合

〔中图分类号〕G258.6 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)07-0135-03

Study of Resource Integration of the University Library

with the Reference Rooms of Its Departments and SchoolsNi Honghua Zhou Xuewei Zuo Wenge

(Library,China Agricultural University,Beijing 100193,China)

〔Abstract〕On the basis of secondary development of E-periodicals resource,this article has established the navigation system for the resource of chinese periodicals.Utilizing the uniform retrieval platform(URP),the system effectively links E-periodical resource retrieval system to the collections OPAC,providing one-stop service so that the reader can get comprehensive information of periodical resource in various carriers by one retrieval through one path.

〔Key words〕university library;reference rooms of the departments and schools;resource integration

1 研究背景

1.1 高校图书馆文献供给与需求矛盾的凸显

随着高等院校招生数量的逐年增加,高校图书馆文献供给与需求的矛盾日益突出。依照教育部本科教学评估指标要求,农科院校生均年拥有新书3册,目前中国农业大学在校学生20 862名,将本科生、研究生和博士生按评估标准折算后,每年需要购置新书9万余册,而2006年图书馆年购新书为5万多册,缺口近4万册,文献的满足程度不足70%[1]。

原因主要涉及两个方面:一是资源采集量减少。由于图书馆经费限制以及文献价格的上扬所致;二是资源分散、利用率低。尽管不同层面、多种形式的馆际合作,实现了一定范围内的资源共享,提高了图书馆的文献资源建设与保障能力。然而,部分高校图书馆忽视校内资源的挖掘、整合与共享,忽略了与图书馆形成资源互补、直接为教学与科研提供文献信息服务的院系资料室的功能与作用,使分散的文献资源管理造成了严重的资源浪费,降低了资源利用率。而且,交叉、边缘及新分支学科的迅速发展,使本院系资料室资料已远远不能满足教师教学与科研的需求,他们越来越多地需要外系(专业)的文献信息服务,而各院系资料室对资源的封锁和局部垄断状况,使不少优秀专业文献被冷落或忽视,而外系(专业)的师生又无法借阅。

1.2 高校院系资料室资源建设及管理现状

为进一步掌握高校院系资料室的资源建设与管理情况,我们于2007年3月,分别走访了北京的部分高校图书馆,并选择中国大学排行榜前20位[2]的大学图书馆,以各馆网站信息为主要数据来源,进行相关调研。尽管不同高校的院系资料室在资源建设、资源管理及读者服务等诸多方面存在差异,但仍有一些共性值得研究。

在35%未进行图书馆与院系资料室资源整合的高校,其资料室的文献资源仍处于自我建设、自我管理及自我使用状态。以中国农业大学为例,目前共有不同院系资料室11个,总藏书量约为122 878册,其中中文书约为95 302册,外文书25 369册,中文刊648种,外文刊151种,另有部分非书资料、专业文献及数据库未做进一步统计。但其资源与图书馆重复率之高、利用率之低以及管理与服务水平的滞后,不仅严重制约了资料室的发展,而且影响教师教学与科研工作的进一步开展以及学生对所学知识的理解。

1.2.1 特色与优势

院系资料室作为高校文献信息中心的重要组成部分,与图书馆并肩承担着学校师生的文献信息服务,其优势及特色与学校图书馆在功能及服务上形成有效的互补。

(1)具有地理位置优势。院系资料室一般设在本院系办公楼内,可随时为读者服务,方便师生查阅相关资料。

(2)具有特色资源优势。由于院系资料室读者群主要是硕/博士研究生与教师,资料室专业性文献(中/外文书/刊及相关资料)较多,许多专业书/刊图书馆没有入藏,形成了与图书馆资源互补的馆藏布局。

(3)具有读者服务优势。贴近教学及科研活动,能准确、快速、全面地掌握教学及科研的文献信息需求,便于开展定题跟踪服务,或直接参与科研活动,为科研人员提供有针对性的文献信息服务。

(4)掌握学科发展动态。了解本学科(专业)的国内外最新研究动态,并以此为依据采集文献。

1.2.2 存在的问题

经费紧缺以及技术与服务手段的相对落后,导致不少优秀文献闲置或仅为少数人使用,没有发挥应有的作用。

(1)经费不足。院系资料室的经费基本上靠各院/系自筹,因此,其书刊购置基本维持在原有水平,各种设备也已逐渐老化,远不能满足本院系师生教学科研及学习的需要。

(2)资源重复建设。图书馆与资料室都在减少图书购买量,而力保期刊的品种。据调查,有些高校的图书馆与资料室,期刊的重复率达40%[3]以上,而一些有理论学术价值或专业性较强的外文版图书和期刊,由于经费有限,成为图书馆与资料室的真空地带,出现学术书刊的断层区,给高校教学与科研带来一定的影响。

(3)管理水平低。如中国农业大学50%[1]的资料室没有建立计算机检索系统,不能科学管理购买的资源,无法充分揭示文献的主题及学科属性,文献排架不科学、比较混乱,读者资源检索与查找较为困难。

(4)服务手段相对落后。资料室工作人员整体素质偏低,缺乏相关专业知识、计算机知识与应用能力,外语水平不高,没有熟练的信息查找与信息开发技能。因此,在文献资源管理及开发利用上,大部分资料室只能提供文献借阅及一般咨询,充其量是专题检索服务,而且是陈旧的手工检索方式,这种落后的技术手段难以适应网络时代的服务要求。

(5)资源利用率低。一方面资料室开放时间短,平均每周开放时间仅为32小时[1],而图书馆每周开馆长达105小时;另一方面由于设备简陋,阅览环境差,虽然资源较为丰富,但资料室地方小、书架少,许多资料捆放在一起,资源利用率低。

2 构建高校文献资源保障体系的必要性

图书馆利用技术、资源、人才、服务等优势,结合不同院系资料室的资源建设与管理特点,充分挖掘并有效整合不同学科、不同类型的多种资源,构建以图书馆为中心、各院系资料室为学科分馆的高校文献资源保障体系,为培养跨学科、跨领域的复合型人才提供资源保障。

2.1 职能互补,节约经费

借助于统一资源管理平台,形成全校范围内资源互补、协调发展的新格局。图书馆将为分馆提供业务上的指导,而分馆将在文献分藏(外文/专业性文献)、读者分流(硕/博士生/教职员工)以及个性化服务方面发挥积极的作用。

2.2 提高资源利用率

实现校内资源管理一体化,建立文献通用制度,打破各院系资料室教学资源垄断的状态,使有限的资源得以充分利用,缓解了高校文献资源供给与需求的矛盾。

2.3 图书馆与资料室协调发展

高校文献资源保障体系的建立,最大限度地满足全校师生对不同文献资源的需求,彻底改善院系资料室面临的经费不足以及管理水平、技术与服务手段落后等状况,是促进双方协同发展的有效途径。

2.4 适应复合型人才培养模式

为培养“厚基础、宽口径、重实践、能力强”的跨学科、跨领域复合型人才,满足师生对跨学科(专业)文献的需求,使学生不仅拥有深厚的专业造诣,而且了解甚至通晓其它相关专业涉及领域的知识。

3 科学构建高校文献资源保障体系

首先,图书馆应发挥主体作用,对学校各院系资料室的资源与管理现状进行前期调研,并根据各院系文献收藏的特色和学科发展趋势进行分析,结合学校总体发展、院系学科建设和图书馆馆藏资源建设规划与特点,拟定初步工作方案,主要涉及管理机制、管理模式及资源与服务3个方面。

3.1 管理机制的整合

管理机制的整合,是构建高校文献资源保障体系的前提,而高校图书馆与院系资料室的关系问题,已经成为形成全校文献服务保障体系的瓶颈。教育部在《普通高等学校图书馆规程》中明确规定:院系资料室业务管理归校图书馆领导,行政上归院(系)领导[4]。但事实上,由于院系资料室的经费一般由各院系自筹,其特色资源建设也由各院系根据实际情况自定,图书馆没有实际权利对院系资料室进行统一的业务领导,难以建立统一的管理机制。因此,管理机制的整合包括两个方面。

3.1.1 明确院系资料室与图书馆的体制关系

图书馆与院系管理层必须根据教育部的有关规定,实行行政与业务双重管理,但资料室人员的配备及变动由图书馆与院系领导共同协商,并根据不同的情况确定相应的整合模式。

3.1.2 协调院系资料室与图书馆的业务关系

双方应就资源建设、资源管理、布局调整、人力资源培养与开发及读者服务等,进行统一的协调与规划,使两者的资源与服务形成互补,并促使文献资源整合工作的标准化与规范化。

3.2 管理模式的建立

分馆基本上可分为两大类型,即集中型与分散型。分散型是指大学图书馆由一个中心馆和许多院系图书馆分馆组成,分馆、中心馆相对独立;而集中型分馆,不仅与图书馆实现技术上的协作,还要实现行政管理上的一体化,包括借阅制度的协调或统一等。

针对不同院系资料室的发展现状,采取不同的管理模式,则有利于图书馆与院(系)资料室的资源与服务的整合。

3.2.1 集中型分馆

鉴于院系经费的紧缩,一些资料室的经费难以保障,有的已几年没有购买新的资源,读者量减少。这些院系资料室主观上比较愿意与图书馆合作,可以考虑采用集中型分馆模式,图书馆对分馆给予资金、业务管理等方面的指导与协调,并负责分馆资源的采集、编目及馆藏的协调配置,避免重复订购,其读者服务模式、人员的编制与职称等均由图书馆统一管理,并提供一些硬件设施,改善其服务环境。

3.2.2 分散型分馆

一些资料室发展势头良好,每年有计划地购买一定量的资源,读者较多,这些资料室仍由院系提供资金,在行政上相对独立,图书馆可以采用分散型分馆模式,与其在业务上进行多层面的合作:如代为采集资源、编制数据、制定科学的资源管理与读者服务机制,并负责对其管理人员进行业务培训等。

3.3 资源与服务的整合

管理机制的整合与管理模式的确立,为构建全校统一的资源建设、资源管理与服务系统奠定基础。而资源与服务的整合则应科学把握图书馆与院系资料室资源建设的互补性以及资源管理与服务的一体化。

3.3.1 资源建设的互补性

高校图书馆肩负着为全校师生服务的重任,不仅要关注重点学科及学校特色资源的建设,更应综观全局,兼顾各个学科的发展,其广而博[5]的资源建设特点无法同时满足不同学科或专业师生的教学与科研需求;而与图书馆在资源建设及读者服务上形成有效互补的院系资料室,不仅掌握本学科专业的国内外最新研究动态,而且根据本院系专业设置,重点收藏与本专业教学及科研相关、而图书馆不具备的多种文献(如各种会议论文、科研报告等),为教师教学、科研以及丰富学生本学科领域知识提供专业资料,并与国内外兄弟院校、社会有关情报、资料部门等建立横向资料交流网,从中获取大量有针对性的专业资料,并向着个性化与特色化的方向发展。其“专、精、深、新”[4]的特色资源优势,不仅为本院系师生提供了深层次的服务,而且形成与图书馆馆藏互补、协调发展的格局。

当然,图书馆首先应该在院系资料室安装图书馆集成系统,提高院系资料室的计算机管理水平,双方借助于网络加强沟通,了解各自的资源采集情况,避免重复。

3.3.2 资源管理的一体化

首先,图书馆与分馆必须使用相同的自动化系统软件,建立全校统一的资源管理平台,并由图书馆负责制定分馆文献资源联机合作编目的形式与标准,制定分馆书目数据库的编目规则与条例,统一编目规则、数据著录标准及格式。并由图书馆编目部组织馆员对分馆资源进行突击回溯,也可以培训一些学生及资料室管理员参与,通过数据查重,将资料室的书目信息逐个添加到图书馆的馆藏目录中。当然,为方便管理,可保留资料室原有的馆藏目录体系,同种文献采取两种不同的目录组织方式,方便读者选用。

3.3.3 服务方式的多样化

分馆在规范资源建设、提高管理水平的基础上,除了进行传统的文献借阅与流通、信息咨询等服务外,充分利用其地理位置、资源与读者服务优势,尤其是分馆馆员对本学科发展动态的把握,进一步开展参与式、深层次的读者服务。

馆员一方面借助于统一检索界面,充分利用图书馆的馆藏资源,另一方面则利用分馆特色馆藏,开展专题文献服务,建设特色数据库,并直接参与课题组的相关工作,包括提供与课题相关的重要文献的全文、本研究领域中的核心期刊与热点课题、跟踪本研究领域的最新进展等,拓展了服务范围。

4 结 语

构建高校文献资源保障体系,涉及的工作是多层面的,首先要加强与院系管理层的沟通,使双方对实现校内资源的共建与共享达成共识,并依据不同院系资料室资源建设与管理现状,建立不同的管理模式。同时在回溯建库过程中,资料员在参与工作的同时,注意对他们进行业务培训,包括编目软件的使用、文献的分类、编目,数据的著录以及资源的检索等,提高他们的信息素养。

另外,分馆的服务对象从本院系师生拓展至全校,实行跨专业借阅[2],面临借阅制度的若干变革,如由图书馆统一发放通用借书证与阅览证、适当延长服务时间、建立多种读者借阅制度等,对此,图书馆与资料室双方应积极配合、求同存异,才能优势互补、协调发展。

参考文献

[1]潘薇,等.中国农业大学校内文献资源共享机制研究[J].农业图书情报学刊,2007,(10):41-45.

[2]http:∥edu.people.com.cn/GB/5259211.html[EB].

[3]章亚娟.网络环境下高校图书馆与院系资料室的协调发展[J].现代情报,2004,(8):60-61.

[4]路金芳,项玉兰.高校图书馆与院系资料室资源的整合探讨[J].图书馆理论与实践,2006,(5):83-84.

[5]罗群英.运用综观经济理论探讨高校图书馆与资料室的协调发展[J].现代情报,2005,(11):5-6.