教学档案的管理途径探讨

张　芬

教学档案是反映学校教学活动情况的记录,是各类学校在教学管理、教学和教学研究中形成的具有查考价值并经过整理归档的文件材料。教学档案具有凭证作用、参考作用 ,是总结经验、开展系统研究、进行教学评估和评奖评优等活动的重要依据。加强教学档案管理工作,搞好教学档案建设,能够为教学活动提供准确、完整的教学信息,能够有效地提高和保证教学质量。

教学档案的利用,是档案工作的目的。教学档案利用程度的高低,关键在于是否能合理确定使用方法,创造条件,便于查阅。为了充分发挥教学档案的效用,要加强全体教职员工的档案意识,让他们认识到教学档案的重要性;要求教学档案管理人员发挥主观能动性,了解服务对象,明确服务方向,既要为学校领导服务,帮助领导对教学工作进行研究和决策,又要为广大教职工服务,帮助他们迅速查阅所需的档案材料,引导他们利用教学档案为教学工作服务,并结合学校实际情况,尽量采用计算机等现代化手段来加强管理,充分提高教学档案的利用率。

一、提高教学档案意识,培养教学档案管理队伍

教学档案是教学工作的历史记录,树立教学档案意识,对做好教学工作意义重大。过去,很多学校的领导和教师缺乏归档意识,教学过程中形成的大量有价值的文档,如教师工作计划、总结,优秀教学课件,教师听课记录、考试质量分析等,都没有及时送到档案室保存,这给领导决策、教学工作的开展带来不便。随着教学评估工作的开展和深入,领导和教职员工的思想观念得到显著转变,教学档案的归档意识明显增强,教学档案工作得到了应有的重视。教学档案的收集、整理、分类、归档工作完成了补缺补差,并走上了正常化的轨道。以前很多学校的档案室都是由科任教师兼任的,并不是由档案专业人员来管理,近年来随着领导和教师归档意识的提高,为了更好地做好学校档案管理工作,很多学校开始聘请专业的档案人员来集中统一管理学校各类档案的归档工作。我校就专门聘请了一名高级档案员来负责学校档案室的工作,学校教导处也确定专人负责教学档案的收集、整理工作。

二、实现档案管理现代化

学校应从实际情况出发,创造条件,力争采用计算机为管理工具,形成网络系统,实现档案管理的现代化、自动化。用计算机储存整个学校的各种教学、行政档案,方便使用者及时查找、阅读,既节省时间也节省人力、物力和财力,又提高了工作效率;同时,利用计算机管理档案可以减少档案存放的空间,计算机储存档案,不必占用太多空间,保存方便简单,也增加了信息的严密性,有防止泄露内部信息的好处。所以,引进现代化的技术和设备是现代化学校档案管理所必需的一个条件。档案管理现代化不仅是指先进设备的配置、档案工作标准化、规范化,而且包括管理技术及管理思想的现代化。

现代化管理离不开现代化的设备,但有了现代化的设备,不掌握现代化设备的应用和开发技术,同样也达不到现代化的目的。先进的设备还必须依靠先进的应用技术,尤其是要依靠掌握先进技术的人才,二者相结合,才能真正发挥现代化设备的作用,实现档案管理现代化。

三、提高档案利用率

档案管理的终极目的,就是利用,就是使档案发挥其潜在的社会效益和经济效益。教学档案如果只是摆放在档案室而不被利用,那么它们就将变得一文不值,档案利用率越高越能体现档案的价值。学校应鼓励全校教职员工积极利用教学档案,不要只是在需要评职称时才到档案室去查阅一些所需的资料,平常应经常到档案室去查阅教学档案,特别是要多借助一些有经验的教师长时间积累起来的一些教学经验,一些优秀的教学设计,从而在教学上少走弯路。教师们借阅档案材料时都要有专业档案员在一旁协助,以保证档案的完整性。近年来我校教职员工的档案意识增强了许多,在平常的工作中大家都有意识地将一些宝贵的教学资料保存下来,工作中若遇到什么难题,也会到档案室去查阅一些相关资料。我校教学档案的利用率也非常高,经常都有学生要求出具成绩证明、补办学历证明;每年都有一批教师要申报高一级职称,而评职称所需的大量材料都来源于教学档案,教学档案的价值得到了很好的体现。

责任编辑龙建刚