浅析高校机构知识库建设

赵晓晔

摘 要:为了进一步推进国内机构知识库的建设,本文从机构知识数据库建设的原因、意义、面临的问题和对策等方面进行了阐述。

关键词:机构知识库 开放存取

中图分类号:252.7 文献标识码:B 文章编号:1673-8454(2009)15-0058-02

一、机构知识库建设的必要性

众所周知,高校和科研机构是学术成果最重要的出产地,是大量原生数字化资料的生产者。在传统的学术交流环境下,科研人员只能通过出版其科研成果来获取公认的学术地位。但在当今的学术出版环境下,科研人员、学术机构和出版商之间的利益关系一直是学术信息自由交流的最大障碍。当科研人员或所在机构做科研需要查阅相关资料和信息时,却要通过向出版商支付高额费用购买相关数据库才能获取,而纸质图书近几年又以惊人的速度大幅度上涨,高校图书馆每年固定的购置经费更显得捉襟见肘,这种现状无疑阻碍了科研工作的顺利开展。机构知识库的建设正是基于这种现状,利用日新月异飞速发展的网络技术,力求避开出版商的高门槛,通过开放存取方式为广大科研工作者开通一条免费获取所需信息资源的新途径。

二、机构知识库的内涵和特性

1.机构知识库的内涵

机构知识库(Institutional Repository,简称IR)又称机构仓储、机构库、机构典藏等,关于它的定义,众说纷纭。我国最早提出机构知识库的吴建中教授认为,机构知识库是指收集并保存单个或数个大学共同体知识资源的知识库,在学术交流体系的诸要素中扮演着重要角色。笔者认为,机构知识库应该是从开放存取的目的出发,对大学或科研机构的科研人员的知识资源通过网络平台长期地进行搜集、组织、管理,并提供检索且对所有网络用户免费开放的数字馆藏。

2.机构知识库的特性

(1)构建主体的特定性,即构建IR的主体和数字资料选取的范围都是特定的机构;(2)内容的学术性,机构知识库收集和利用的均为学术资源;(3)环境的网络性,不论是资源的收集、保存、管理,还是检索和利用都是依托网络环境,运用DSpace或Fedora等网络平台进行运作,它实质上是数字图书馆的延伸;(4)保存的永久性,这是IR的最大优势之一,现在不论是大学还是科研机构的科研成果除了已经出版的学术成果之外,大多数存储在科研工作者个人的微机或存储空间上,随着时间的推移,往往面临流失的困境,而机构知识库有专门的机构和人员长期从事保存及相关的工作,从而使人类优秀的文化能够得以传承;(5)使用的开放性,IR本身就是开放存取的一种实践模式,他对学术机构的知识文档进行数字化之后,通过网络进行组织、存储,并将大部分内容向网络用户免费开放,形成以机构为单位的知识存储;(6)内容的动态性,因为随着科研成果的不断深化,科研工作者或机构知识库的工作人员将根据科研进展随时更新。

三、高校机构知识库的内容异常丰富

IR的内容可以根据机构的特色而定,作为高校的IR一般包括出版文献和灰色文献。出版文献主要是指正式出版的学术论文、著作、学校的标志性成果、发明等,灰色文献主要是指预印本、后印本、重要会议记录、硕士以上学位论文、优秀本科学位论文、重大学术报告、工作总结、研究技术报告、技术文献调查报告、精品课程课件、视频课程、PPT课件、在线讲课笔记、本校学术大师的文稿、手迹等,灰色文献对高校教学和科研具有基础和补充作用。

四、机构知识库建设的现实意义

1.传承知识、积淀文化。IR对科研人员的知识资源长期搜集、组织、管理,不仅可以避免大量分散的数字资源因个人的原因丢失,而且还可以保证若干年后更新的计算机软硬件仍然支持陈旧格式的数字资源,从而确保科研人员的学术成果能够被更多的后来人所学习和借鉴,不仅传承了知识,而且使我们中华民族的文化积淀更加深厚。

2.交流学术、共享资源。IR构建的出发点就是应对印刷型书刊的一种挑战,是实现开放存取的绿色通道,是通过对科研机构的大量原生数字资源有序地集中,避开出版界对学术期刊的大幅涨价,而对所有互联网用户免费开放获取的一种理念,从而打破学术交流的壁垒,最大限度地推动科研成果的交流和共享,促进学术交流健康快速的发展。

3.促进教学、方便学习。通过IR这个公共的网络平台,大量精品课程课件可以无障碍地提供浏览和检索,不仅方便教师不断汲取其中的精华,还可以通过IR进行交流,丰富教案内容,改进教学课件和教学方法,而且也利于广大学生通过IR课件随时上网学习,从而从整体上提高教学质量。

4.彰显学术、扩大影响。高校和科研机构大量的科研成果大多分布在数以万计的期刊、数据库以及网站中,即使机构的学术成果很多也不能展示出来,而IR把这些成果集中起来,不仅方便科研人员查阅,而且在一些重要场合,比如招生宣传、教学评估、争取硕博点、争取重大科研项目等时将是本机构学术地位和声望的重量级砝码,对于科研机构来讲,IR不仅彰显了学术水准,而且提高了声望。

五、机构知识库建设面临的问题

IR无疑是资源整合的一种新形势,国外IR迅速发展,但在我国并没有取得实质性的进展,目前,我国被DOAR(开放存取知识库名录)收录的知识库只有4个,部分高校IR建设刚刚起步。原因是多方面的:

1.相关部门重视不够。不论是政府还是科研机构,都还没有认识到开放获取学术资源的重要性,从而在政策和资金上没有给与应有的扶植,没有强有力的支持,光靠民间团体的自发活动终究难成气候。

2.高校参与意识和参与度低。高校是重要的科研基地,学术成果及实验研究资源非常丰富,非常有条件和有必要建立IR,美国的著名高校几乎都建有自己的IR,而我国高校IR才10余个,相对数以千计的高校来说显得势单力薄,没有较高的参与热情和相关的政策、规章支持,机构知识库建设的步伐无疑会放缓。

3.内容收集途径不畅。资源收集和利用率是机构知识库的两个关键因素,美国图书馆与信息资源理事会2007年发布的美国大学机构知识库建设情况调研报告指出,“正在试验和实施的机构知识库都很小,大约80%正在试验的与大约50%正在实施的机构知识数据库,数据存储量不足100份”,而从机构数据库注册网站ROAR可以得知,其中注册的中国机构知识库有9个,仅有3个存储量在1000份以上,所以,资源获取问题已经成为大学机构知识库建设的瓶颈。[1]

六、应注意的问题及对策

1.加大宣传力度。建设IR最关键的环节是让所有科研人员主动地提交科研成果,所以要通过高校机构内部局域网、主页、发传单、E-mail、举办以IR为主题的大型活动等,让所有科研人员了解建立IR给他带来的实际利益;向科研人员宣传学术成果存入机构知识库之后,世界各国的科研人员可以通过互联网便捷地检索并下载引用这些成果,因此可以提高成果的被引率,从而提高科研人员个人的学术地位;还要向他们说明,与开放存取期刊的“作者付费”方式不同,机构知识库的建设费用是由机构承担的,个人无须支付任何费用。如果知道提交学术成果既可以提高学术地位,又不必支付任何费用,科研人员一定会乐此不疲。[2]

2.实施强制政策。通过学术办、教务处、研究生院等主要学术产出单位出台相关强制提交政策:规定所有研究生必须向机构知识库交学位论文,所有科研人员及工作人员必须按时将科研成果及业务工作资料及时交到机构知识库,所有项目结题必须向机构知识库提交课题成果等。强制政策是最直接、最有效的建设机构知识库的一种方式。

3.实施鼓励政策。强制性政策只能适用于与其本职工作相关的资料收集,而大多数科研成果在知识产权的保护下是不能通过强制性的政策强迫提交的,这就需要鼓励政策的扶持:学术机构可以规定,在评估科研人员的科研能力、科研工作量以及研究基金的分配时,以向机构知识库提交学术成果数量和层次作为重要的参考源。这样机构知识库直接与个人的研究基金和学术成果评估相联系,科研人员就必然会自觉地将成果存储到机构知识库。学术办可以规定:交到机构知识库的资料及科研成果被引用达到一定数量就可以作为评定职称的一篇核心刊物的份量等,以提高科研人员提交的积极性和主动性。

4.开发和完善IR系统的功能。任何一个系统在应用过程中都有一个本地化改造的过程。目前建立机构知识库的系统很多,例如EPrints,是机构知识库软件系统中使用最多、分布最广泛的一种,是由英国的南安普顿大学开发的通用免费软件,有很大的灵活性和可定制性;DSpace,是一个免费的开放源代码的击鼓知识库软件,容许定制不同的工作流程,强调长期保存。不论哪一种系统软件,都要考虑本地化改造:要以用户为本,实施步骤要简单、快速、中文化,还要满足不同层次的需求,同时得以开放存取。

我国的机构知识库建设刚刚起步,还有很多需要在实践中不断探索的问题,但在开放获取的背景下,机构知识库为学术信息的交流和传播方式翻开了新的一页,为促进学术信息的共享与公平利用、发展图书馆事业搭建了一个新的平台,相信随着实践的不断深入,机构知识库在学术交流中定会发挥更大的作用。?筅

参考文献:

[1]Markey K..Census of Institutional Repositories in the United States.[2007-12-01].http://www.clir.org/pubs/reports/pub140/pub140.pdf

[2]张云瑾.机构知识库建设若干问题探讨[J].中国科技信息,2008(8).