构建侨校特色的教务管理信息化模式实践

王亚希　游才文

摘 要:基于网络的教务管理系统已应用于较多的高等学校,但由于各学校的办学规模和办学特点不同,教学管理制度也不尽相同,每个高校应该根据自己的管理制度构建符合自己特点的教务管理系统,才能使高校的信息化工作稳步推进,从而达到提高学校办学效益的目的。本文将以暨南大学的网上综合教务管理系统为实例,探讨如何构建具有侨校特色的教务管理信息化模式。

关键词:教务管理系统 网络化 教务管理模式

中图分类号:TP315 文献标识码:B 文章编号:1673-8454(2009)15-0051-05

一、引言

高等学校的教务管理是实施学校办学特点、办学模式和办学效益,保证学校良好的教学秩序和教学质量的重要环节。教务管理系统工程的质量优劣主要取决于教务管理制度的合理性以及实施方法的先进性,两者的良好结合才能发挥出较大的社会效益和经济效益。用先进的、高效的现代化手段代替传统的手工管理方法,实现教务管理信息化,已达成普遍共识。近几年来,较多的高校已经不同程度地采用了基于校园网络的计算机技术的教务管理系统。由于教务管理系统就学校中其他管理系统而言,涉及的数据量更大、准确性更强、交互性更快、实时性更好、安全性更高及服务面更广;且由于各高校的办学规模和办学特点不尽相同,教务管理制度也各有差别,所以教务管理系统的构建周期相对较长,构建难度相对较大。每个高校应该根据自己的管理制度构建符合自己特点的教务管理系统,本文将以暨南大学的网上综合教务管理系统为实例,探讨如何构建具有侨校特色的教务管理信息化模式。暨南大学是一所综合性的华侨大学,是全国高校中本科境外学生最多的高校。长期以来,学校创建了一套适合侨校特色的教学教务管理制度和实施方法,从2000年开始,学校逐步建设和完善了网上综合教务管理系统,使本科教学教务的管理制度和管理方法得到高效地吻合;管理水平和服务水平得到较大地提高。

二、构建教务管理系统要遵循教务管理制度而不断完善

教务管理系统与教务管理制度的关系是相互吻合,相互依赖,相互促进的关系。制度先行,系统后建。但系统建设中往往能改变原有的工作流程,也使制度的改革成为可能,从而也推动了制度向更科学更先进的水平发展。当然,在建设一个教务管理系统时,要从现有的制度着手,要使系统能满足制度的高效实现,在系统试运行的基础上再增加或修改制度,并改进系统,这样使得系统的实现水平随着制度的改善而不断完善。没有教务管理信息化,很多制度是提不出来的,即使提出来也是“纸上谈兵”,所以要允许系统不断升级,制度不断完善,管理水平才能不断提高,管理效益才能不断增强。

暨南大学从2000年开始在“标准学分制”的基础上构建网上选课系统,教务管理制度在信息化的基础上不断改善,如2001年提出可以允许学习成绩优秀的学生按平均学分绩点超出标准学分选课,绩点越高可允许超选的学分数越多。这条制度用手工选课是无法实现的。随着信息化建设的发展,新的制度和规定大量提出,从2003年开始开发网上综合教务管理系统,包括13个子系统,该系统基本能满足现阶段的教务管理制度的实现。但现在已有更多的需求提出,原有的系统功能还将不断地扩充。

现在运行的网上综合教务管理系统符合以下几条基本原则。

1.符合标准学分制的原则

暨南大学是全国高校中实行学分制较早的学校,并逐步完善为适合侨校特色的“标准学分制”。教学计划制定及学生修读的学分数每学期为一个标准值,即毕业应修总学分数按学制平均分配到每个学期。如:四年制的总学分为160学分,每学期的标准学分为20学分。但“标准学分”可以上下浮动,学生学习成绩优秀,平均学分绩点达到或超过3.0时,可以超出“标准学分”选课,平均学分绩点越高,可以超选的学分数越多。学生根据自身学习情况也可选择低于“标准学分”选课,但每学期不得低于15学分。

2.符合综合性大学的选课原则

暨南大学是一所综合性的大学,学科门类多,课程种类丰富。在“标准学分制”修读的原则下,实行灵活的课程种类选择。如:本专业的必修课可以成为外专业学生的选修课。每个专业有30%选修课的比例,其中有10%为提高学生综合素质的公共选修课程。

3.符合优化选修课的原则

选修课分为公共选修课和专业选修课。公共选修课为每学期由教师重新报名开设,分为续开课和新开课两类。学生选课人数符合开课人数的选修课才允许开课,否则就淘汰。这样可促使开设选修课的教师进一步提高教学质量,吸引更多的学生进入课堂。

4.符合课堂教学质量评估的原则

暨南大学长期以来坚持“三重”课堂教学质量评估制度,学生、专家及院系领导参与评估。学生评估又以境内外学生分别统计,这样更能真实地反映教师课堂授课质量。

5.符合校、院、系三级管理原则

教务管理要做到“公平、公正、公开”的原则,要建立教务信息的标准性、权威性、透明性、广泛性和高效性,就要科学地规划教务管理的工作流程,使校、院、系三级管理职责明确,权限清晰,有效地为教师、学生服务。校级管理功能主要为数据标准化、信息管理、信息发布、汇总统计、数据审批、决策分析、政策规划和调整;院级管理功能主要为数据录入、数据汇总、统计分析、数据审核、信息管理、信息发布、信息接受与执行;系级管理功能主要为基础数据录入、数据汇总、统计分析、数据初审、信息管理、信息接受与执行。

6.符合管理人员、教师、学生互动原则

教务管理系统实行“三级管理”和“三类服务”模式,即校、院、系三级管理及管理人员、教师、学生三类服务。“三级管理”构架中的每一级都要同时面对“三类服务”,实现纵向与横向的信息全面沟通。

三、网上综合教务管理系统的技术设计思想

1.教务管理信息化技术设计原则

系统设计的宗旨为利用先进的技术、产品,建立安全、稳定、高水平的暨南大学网上综合教务管理系统;整个软件系统在总体设计上遵循先进、开放、兼容、可扩充、经济、可靠和安全性等技术指标。从而使整个系统结构合理,技术先进,易于扩展,既能满足当前的业务处理要求,又能符合长期发展的需要。

(1)先进性原则

系统设计应符合的先进性原则,考虑到今后的发展,不能使用落后的或即将过时的产品与技术,避免造成投资的浪费;在软、硬件的选型及系统开发技术上要结合国内外技术的发展。

(2)适用、经济性原则

在系统设计时应充分考虑系统适用性和经济性,立足增强系统的生命周期,协调系统的性能以及价格。系统按照教务管理基本功能规范,突出“以学生为中心”的管理思想,在提高教务管理水平的总目标下,运用计算机网络、数据库、信息标准化、数据实时统计分析处理等多项高技术手段构成了一个较为全面的教务信息管理系统,使众多的部门、科室以及教务管理人员、教师、学生均可在各自的权限内取得需要的信息或输入必要的信息,实现信息的实时交流和共享。

(3)可靠、安全性原则

确保系统的安全可靠是系统开发的重要目标,数据安全以及设备安全是系统成功与否的重要指标。

(4)开放性原则

采用国际通用成熟的软件开发标准与开发工具,确保系统的开放性。遵循统一规划,统一设计,统一标准、协议和接口的原则。系统基本代码的设置遵行“国家标准→教育部标准→省教育厅标准→学校标准→自定义”这一原则,在基础代码的编制上,首先考虑到如果存在国家标准,那么代码的编制就采用国家标准,最后才是考虑自己定义代码,从而确保系统的可扩展性。

(5)可扩充性原则

系统设计时应充分考虑系统的可扩性,以适应业务不断发展的需求。系统涵盖了各分校区的教务管理工作,为跨区域的高校教务管理提供了合理的解决方案。

2.系统的逻辑模型

系统逻辑模型如图1所示,本系统主要包括三个层次的内容:

第一层为业务逻辑层。主要是指教学管理相关的业务处理层。该层次的主要任务是适应教务管理制度的需要,完成教务管理相关任务,减低劳动强度,解决教务工作量大、繁琐以及时间性强的矛盾,促进学校教务管理的科学化、规范化、信息化。

第二层为决策支持层。主要是指对教务日常管理工作产生的相关信息,利用一定的手段和方法进行分析,得出相应的结论,为学校管理的决策提供快速、详尽、准确的数据支持,为了形成一个严密的、有机的、完整的教务管理体系,为高校建设面向未来的、先进的数字化校园奠定坚实的技术与管理基础。

第三层为辅助管理层。主要提供系统相应的管理手段(包括角色定义、权限分配等),同时也为其他相关系统提供标准接口。

3.系统技术特点

(1)采用C/S(客户机/服务器)和B/S(浏览器/服务器)相结合的模式,充分利用C/S在局部管理的速度优势和安全管理优势以及B/S的多用户、跨平台、多协议、多数据源的优势。

C/S模式为两层结构,交互性强是其固有的优点。由于C/S模式在客户端具有完整的应用程序,因而无论在出错提示、在线帮助等方面都有强大的功能,并且可以在子程序间自由切换。由于C/S只有两层结构,网络通讯只包括Client与Server之间的通讯,因而C/S模式能降低网络通讯量,有利于处理大量数据,其处理大量信息的能力是B/S无法比拟的。

B/S模式是一种以Web技术为基础的三层结构系统模式,这种模式可以将服务根据需要分别或重复地分布在不同的计算机上,使整个系统的工作量平均分配到网络中,从而实现最佳的性能;同时对系统的修改或升级可以简化到只对某个特定部件的更换,使系统的维护和升级更加容易;并且B/S具有很强的开放性,特别适合于网络信息的发布,这是C/S无法比拟的。

(2)采用目前流行的.NET技术,提高了系统代码的安全性、运行高效性,拓展了系统的跨平台性。

这种技术的基本思想是:侧重点从连接到互联网单一网站或设备上,转移到计算机、设备和服务群上,使其通力合作,提供更广泛更丰富的解决方案。计算机、设备和服务将能够相辅相成,从而为用户提供丰富、统一的服务框架,用户可以将他们的产品无缝地嵌入这一平台。

(3)系统提供了多级的安全机制,包括口令加密、口令录入次数限制、学生用户IP控制、模块授权、数据操作权限分级保护,以及系统数据的自动备份和系统数据的恢复,保证了系统的安全。

四、网上综合教务管理系统基本内容

网上综合教务管理系统包括学籍管理子系统、教学计划管理子系统、排课管理子系统、选课管理子系统、排考管理子系统、成绩管理子系统、毕业审核管理子系统、“大平台”选专业子系统、本科教学工作量管理子系统、本科教学质量综合评估子系统、综合查询子系统、系统管理子系统以及数据同步子系统13个子系统,如图2所示。

1.学籍管理:体现的是学生的基本信息,包括学生基本情况、详细情况和学生班级信息、注册信息以及学生奖惩信息、异动信息等,它是整个教务信息的基础信息之一。

2.教学计划管理:主要反映的是不同类型(内、外招)、不同专业、不同修学类型的(主修、副修及双学位)学生在校区间学习计划的安排,它对学生的学习计划具有指导作用,是学生毕业审核的基础。

3.排课管理:主要是依据教学计划,根据实际情况以及教学资源的情况安排每学期的课程,并下达教学任务书给教学单位,它是选课管理的基础。

4.选课管理:是学生根据教学计划以及自己已修课程的情况,在当前排课中选择自己合适的课程进行修读。

5.排考管理:是根据全校所开的课程以及每个学生所修课程,结合学校课室资源统一安排学生考试、安排监考人员。

6.成绩管理:是学生在校区间学习成果的反映,是教务管理工作核心数据之一,也是评价审核学生能否毕业的重要依据。

7.毕业审核管理:主要是根据学生的学习成绩以及奖惩情况,按照教学计划所制定的培养标准,审核学生的毕业资格。

8.“大平台”选专业管理:是实施学分制改革带来的成果,相关平台(招生时某一未定专业的群体)的学生在修完前两年(或一年半)的课程后,依照相关条件和招生人数限制在平台内选择适合自己的专业。

9.本科教学工作量管理子系统:是针对本校的人事制度改革设计的一套程序,能及时统计出各位教师各教学单位承担的教学工作量,并将数据传送给人事部门。

10.本科教学质量综合评估子系统:是对课堂教学的质量评估,有学生、专家和领导分别进行的“三重评估”。

11.综合查询子系统:是为用户提供对通用信息进行查询的途径。

12.系统管理子系统:主要是针对管理人员,一是提供对基本代码维护的手段,二是提供数据表授权以及模块授权管理,用于保证系统的安全性。

13.数据同步子系统:主要是针对各校区以及本部之间进行数据同步。

五、构建“三级管理”与“三类服务”有效结合的模式

高校的教务管理既要确保各项制度和规定能严格和有效地实施,又要面向全体教师、学生和教务人员做好教学资源、教务信息与个人信息的高效提供和服务。管理过程中融合了各类服务,管理与服务的关系密不可分。

网上综合教务管理系统要根据学校机构的实体功能和职责给予明晰的分工和有效的服务,称为“三级管理”与“三类服务”,如图3所示。

1.“三级管理”使管理系统的职责明确、权限清晰

本校采取校、院、系三级管理模式,校院系三级教务管理员在管理权限上既有严格的界限也有交叉的范围。例如在学生成绩管理上,只有教务处学籍科专职负责成绩管理的“校级管理员”才有权限在已提交的成绩上进行修改,并可查询全校本科学生的成绩;而“院级管理员”只能查询本学院学生的成绩;“系级管理员”只能查询本系学生的成绩。在选课管理方面也有不同的权限。各院系教务管理员协助学生选课,除具有学生选课的功能外,还可以在系统关闭时协助学生退选、改选课程、增加选课的功能,但是受到可选学分、课节冲突、排课比例限制。协助选课成功后记录协助者账号和该学生选课流水号。教务处管理者协助学生选课,具有选课的最高权限,除具有学生选课的功能外,还可以在系统关闭时协助学生退选、改选课程、增加选课功能,可以选择受或不受可选学分、课节冲突、排课比例限制。协助选课成功后,记录协助者账号与该学生选课流水号。

2.“三类服务”使全方位服务与为“侨”服务有效结合

“三类服务”是指教务管理系统要为全体教师、学生和教务管理人员提供服务。例如:为教师提供教学计划、教学任务书、排课信息、排考信息、课程信息、成绩录入、选课情况查询、个人课堂教学质量评估结果、上传个人教学基本信息等。为学生提供教学计划教学资源信息、排课信息、排考信息、课程信息、个人成绩查询、选课情况查询、在为学生和教师服务方面也采取个性化服务。例如:每个学生只能查询自己的成绩,不能查询别人的成绩;学生在选课的预选阶段对自己本专业的课程有优先选择权;学生在公选课的优先权根据其所在年级的高低而定,高年级学生优先。教师拥有个人权限查询自己的课堂教学质量评估得分等。

本校是一所侨校,实现为“侨”服务的理念是学校的宗旨。由于境外学生占的比重很大,在教务管理制度上就充分考虑了这一特点。例如:在按标准学分选课,并可按学分绩点超选,实行“弹性修读”方面,就考虑了境外生入学前的教育背景不一致,允许学生个性化发展,成绩好的学生可提前修完学分,成绩差的学生可以延长修读年限。另外在“大平台选专业”上也实行境内外学生分别排队“打擂台”,这样既照顾了境外学生的特殊性,又不影响境内学生的公平性。

系统从一开始设计时就重视为学生服务好的基本理念,方便本校学生回到境外的家中进行查询教学计划、选课、查询成绩等操作。校院系教务员也可以协助上网选课有困难的学生选课。

六、管理效益和社会效益明显增强

网上综合教务管理系统管理功能全面,覆盖了校、院、系三级教务管理的工作流程,也将相关信息公开透明地面向教师和学生,使教务管理员、教师、学生三者形成良好的互动,全面提升了管理效益。大大提高了教务管理人员的工作效率,在学生人数成倍增多的情况下,教务管理人员的数量保持稳定,为学校节省了大量的人力资源。

据2007年海外一家著名校园网流量统计分析机构公布,暨南大学校内域名访问比例:教务处网站域名访问率为29%,排第一。由此可见教务系统的开发是成功的,实用性强,系统运行情况也很好。

从2004年至2007年,平均年用户数为2.1万人数,平均年点击数为190万次。在选课期间,系统能够满足3000-5000人同时在线选课,系统速度快、效率高,没有出现网络阻滞现象。

系统充分体现了信息公开、透明、高效、公正的服务宗旨,在“大平台”选专业子系统中采用了学生根据自己的成绩选专业,按平均学分绩点在线“打擂台”的方式,受到广大师生和教务管理员的欢迎。

七、结束语

系统上线以来,取得了不错的效果,但是管理软件本身的特点就是在不断的使用过程中成熟和完善。我们下一阶段的任务首先是不断优化和改进现有系统,完善和拓展现有系统。为了更好地为教学管理工作提供服务,在今后的工作中需要在以下两个方面做好工作:

1.建立短讯平台。充分利用移动通讯技术,结合无线互联技术及通讯渠道,以及庞大的移动用户群优势,拓展教育受众,体现移动教育的随时随地、个性化的特点及功能,提供专业化、科学化、娱教于乐的服务。在当前的形势下,移动电话的普及为教务管理的服务工作提供了更加广阔的平台,通过教务信息与移动通讯技术的结合,可以更加有效地为广大师生提供教务管理相关的信息。

2.与网络教学平台集成。网络教学平台为广大师生提供了一个生动的教学平台,通过网络教学平台与教务系统的结合,为师生提供一个学习、讨论等的教与学的互动环境,实现机构数字化资源和教学内容的平台框架,以便测评并提高学员学习效果、提高教师工作效率、实现基于课堂、网络辅助的教与学活动。?筅

参考文献:

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