高校电子政务建设的成效与成因分析

杨安娜

摘 要:高校电子政务是数字化校园的重要组成部分,是现代高校管理的重要手段与平台,对于提高高校管理服务水平和管理效率,促进节约型校园建设具有重要意义。近年,湖南财经高等专科学校(以下简称湖南财专)在人力、物力、财力较为薄弱的情况下,能够在短期内迅速推广、普及应用无纸化办公,积极推进电子政务建设,并取得良好成效,得到了国家教育主管部门的充分肯定,其经验和做法有推广和借鉴的价值。分析和探讨湖南财专电子政务建设的过程、成效及今后努力方向,对于推进高校电子政务建设无疑具有十分重要的作用。

关键词:高校管理 电子政务 信息化

中图分类号:G472 文献标识码:B 文章编号:1673-8454(2009)15-0033-03

电子政务是国家“十五”期间信息化建设的重点工程之一。教育部在2001年开始规划和建设教育电子政务,并于2004年启动了电子政务试点工程。湖南财专于2004年10月申报了教育部“教育电子政务试点工程”建设,2005年4月获得批准并启动该项目建设,2007年12月顺利通过了教育部“教育电子政务试点工程”专家组验收,成为全国首家通过该项验收的试点单位。专家组对学校电子政务建设给予了充分肯定,一致认为湖南财专电子政务试点工程建设定位准确、措施得力,突出了应用和资源建设,强化了培训和普及应用。通过电子政务建设,我校实现了办公模式的转变,绝大部分工作实现了无纸化,其中电子签章、网络课堂和虚拟环境实习等应用具有明显特色,在高等学校电子政务建设和应用中进行了有益的探索,取得了切实的、可以估算的效益,创造了值得借鉴的经验,实施成效很显著。

一、通过电子政务建设,规范了管理,强化了责任,节约了成本,提升了管理决策科学化水平、公共服务电子化水平、教学现代化水平

1.规范了办事程序、简化了工作流程、强化了工作责任,提高了工作效率。实施网上办公、网上管理、网上服务后,使传统的工作模式得到了不断的改良,管理组织结构更加优化,办事程序更加科学。具体体现在以下四个方面:一是科学、固定、公开的工作流程,待办事宜的提醒,使管理进一步规范,责、权进一步明确,消除了工作的随意性,减少了管理者之间相互扯皮和推诿现象,强化了管理者的工作责任心和协同办事的重要性,增强了管理者的工作计划性和督查督办的力度;二是管理基础工作进一步强化,文书处理与档案管理融为一体,归档及档案利用更加简便、快捷,促进了档案电子化管理;三是管理工作进一步扁平化,网上一站式的服务平台,消除了管理服务中转站(特别是学生报修、选课等生活、学习方面问题的解决最为突出),使工作流程明显简化和缩短,提高了办事效率;四是管理服务水平提高,信息处理的质量和速度大大提高,日常事务可通过系统迅速完成,减少了工作差错和遗漏,特别在教务管理、学籍、成绩管理,资产、财务管理等方面尤为突出,为学生、家长及职工以及其他社会公众提供了更多、更方便、更快捷的服务,改善了服务形象,提高了服务质量。

2.促进了资源利用、信息共享,降低了管理、教学和学习成本。政务信息化的实施,加强了部门之间以及与外界的信息交换,促进了互联互通,师生可以快捷地获得免费的或低成本的、大量的最新信息;各类资源库、电子台账的建立,促进了资源共享和利用,减少了重复劳动和费用支出;学校采用电子政务,实行网上办公处理行政、管理等业务占业务总量98%以上,其中,2005年-2008年从OA系统完成起草、传输、阅览、存档文件近2000个,发布各类公告信息等近4000多个。无纸化办公大大减少了纸、墨等物质的消耗和人工劳动,节省了人力、物力和财力,改变了过去纸质文件“满天飞”、下发文件“跑断腿”的局面,全校办公经费开支大大缩减,每年全校减少办公开支1/3以上,校办文印室已经取消,撤并了专职文印人员;网上丰富的学习资源和学习平台,为满足学生多样化的需求和自主学习,提供了更多、更广、更实惠的学习机会和途径,降低了教与学的成本。

3.拓展了校务公开范围,增强了管理的科学性和民主性。办公网及各电子校务应用系统提供的可查询、分析的统计数据和信息,既能够为领导科学决策、管理者科学管理提供一些准确而有效的依据,也为落实群众知情权和推进校务公开提供了一条广阔的信息渠道。目前,办公网是校务公开的主要载体,教职员工通过办公网显示的各项工作轨迹,可以随时了解和关注学校决策、制度、措施出台的基本过程,以及各项工作的进展、实施情况,通过网上互动交流可以向领导和有关管理服务部门提出合理的意见、建议。因此,电子政务的实施,为大家提供了优质和全方位的规范而透明的管理和服务,从而,增加了领导与群众、管理者与服务对象之间的沟通交流渠道,扩大了校务公开范围,增强了工作透明度,加强了民主管理与监督,促进了机关工作作风的改进,增进了校园和谐。

4.推进了教学、管理的创新,密切了产学研结合。教育信息化建设的实施,“办公不再局限于办公室,不再依赖于纸笔”,“教书不再局限于讲台,不再依赖于教本”,“学习不再局限于教室,不再依赖于课本”,给管理者带来了巨大挑战,给教与学带来了“学习的革命”。管理人员、师生必须抛弃繁琐的人工操作和落后的信息交换方式,传统的灌输教育及被动接受的学习方法,大家不得不解放思想,与时俱进,更新观念,创新工作模式、教学手段和思维学习方式,提高信息技术管理水平和现代教学手段,以适应网络化办公、现代化教学需要。此外,互联网的连通,数字图书馆、虚拟实验系统的建立,为师生学习研究提供了丰富的信息资源和仿真的实习、实验环境,促进了应用人才的培养、教师科研成果的转化与利用,推进了产学研结合。

二、电子政务的顺利实施,领导重视是关键,科学定位是前提,普及应用是基础,组织制度是保障

学校电子政务建设能够顺利推进,取得预期的成效,主要得益于以下几个方面:

1.领导重视,措施得力。领导重视、机构到位、责任明确是学校电子政务建设顺利实施的关键。电子政务是一场革命,它要求人们告别“一张纸、一支笔”的传统工作方法、方式,实行无纸化办公。实施电子政务,既需要全体工作人员主动学习、积极参与,也需要学校领导的高度重视、支持和带头使用,作为专科学校,更需要校领导有现代的管理意识和对信息化建设的高度认识。为了提升学校办学层次,加强软实力建设,校领导通过认真学习和组织全校职工开展解放思想大讨论,使大家认识到加快电子政务建设是加快学校科学发展步伐、推进现代化管理进程、实现学校跨越发展的重要举措,并将电子政务建设列为学校“十五”事业发展规划中的重点工作。为扎实推进电子政务建设,我校成立了由校长牵头的信息化建设和“教育电子政务试点工程建设”领导小组,负责对政务信息化建设的统一规划、监督和指导,领导小组下设办公室,办公室设校办,明确了项目负责人、实施小组及其组成成员,具体由信息中心(挂靠校办,信息中心主任由校办主任兼任)牵头组织、统筹安排,网络中心协助、各职能部门配合实施。各部门确立了1名负责人分管政务信息化建设工作,并选定1名专职或兼职信息员,负责本部门政务信息化工作的落实和应用系统的推广、运用。学校每年都将政务信息化建设纳入了年初工作计划重点,确保资金落实,措施到位;在刚开始实施电子政务时,校领导经常在各类会议上强调并明确要求全面推行无纸化办公,并将无纸化办公作为建设节约型校园的一项重要措施在全校加以宣传、贯彻和落实,校领导亲自带头在网上办公,并拒收部门递交的纸质文档材料。校领导敢于解放思想,突破陈规,带头学、坚持用;主管领导勇于负责,亲自抓、重点促;项目负责人及实施部门认真落实执行,全校各部门积极配合,确保了学校政务信息化各项具体工作都得到很好地落实,办公自动化以及其他应用系统的顺利建设和迅速推广使用。

2.科学规划,分步实施。完备的信息化基础设施,坚实的技术基础,良好的信息化应用环境是实施教育电子政务的必要条件。在信息化建设过程中,专科学校的资金、技术实力不雄厚,建设不可能一步到位,必须科学定位,统一规划,分步实施,分解资金、技术力量的压力。学校制定了“电子政务信息化建设发展规划”、“教育电子政务建设试点工程规划方案”,明确了总体目标和各阶段工作任务。在定位和资金安排上,坚持硬件、软件同步、协调建设,硬件设施够用、应用软件标准先进的方针,合理地、有重点地安排建设资金,充分发挥资金使用效益,既确保硬件设备能够保障各系统的正常运转,又不闲置浪费,同时,又能适时将信息化建设重点从硬件建设向应用建设转变,使有限的资金重点投入在应用系统、服务平台和标准化、先进软件推广运用上。近年来,我校在建设和实施教育行政办公系统Edoas后,逐年建有教务管理系统、财务管理系统、人事管理系统、仪器设备资产管理系统、档案管理系统、学生工作管理等应用系统,并建设了面向社会和师生员工的公共信息服务系统,如校园一卡通服务系统、数字图书馆、网络学习园地、英语网上教学系统、学生心理测试系统、多媒体实验中心、虚拟实验系统、电子邮件系统以及VPN教育网接入系统等。使用的应用管理软件都是正版软件,经过了相关部们的检查和评测,符合《教育管理信息化标准》和《教育管理软件评测管理办法》要求。

3.重视培训,普及应用。采取分类培训和系列强硬保障措施,是确保全校所有行政办公人员都能自觉地、愉快地进行网上办公和普及应用电子政务的必要条件。一是加强培训,建立一支专兼结合的信息员队伍,保证行政办公人员能掌握信息技术和熟练使用网络政务平台操作,这是实施教育电子政务的基础条件。学校采取分类培训、有针对性专业培训和普及应用培训的方式,培养了一支既懂信息技术又懂办公业务的信息化工作队伍,同时通过培训,也提高了全校职工的信息应用技术水平。我校每年派出信息工作人员参加教育部、教育厅信息管理中心组织的专业培训;每年多次组织涉及教育信息管理、统计信息、人事、财务、资产档案等应用系统的管理人员参加分类学习培训;组织全校干部、教师参加信息技术培训学习;分批组织行政办公人员学习使用办公自动化,我们多次邀请省教育厅信息中心的领导和软件公司的技术人员来校进行讲课,印发了办公自动化使用指南,加强重点辅导,普及提高,为电子政务的普及应用打下了坚实的基础。二是校办公室坚持强行断纸是确保电子政务顺利实施的最强力而有效的手段。电子政务的推广应用唯无纸化办公难以推行,因要改变所有人的传统办公习惯十分艰难。为此,在加强学习宣传的基础上,我们采取了强硬“断纸”的措施,不断强化无纸化办公,即办公室坚持强行不发纸质文件、通知等,让所有公文流转、信息发布等都在办公网上进行,使全校无论哪一级干部以及管理人员等其他工作人员,都只能通过办公网才能完成各自的工作,获得需要的信息。学校于2004年5月安装OA系统,与教育厅对接,6月-7月进行培训,9月-10月试运行,11月1日正式使用。正式运行之日起,所有文件(除涉密外)、办公会议纪要、通知公告等一律取消了纸质传输。当时,阻力很大,但强行坚持一段时间,便形成了大家新的工作习惯,即每天上班第一件事是打开办公网,及时浏览和处理自己的工作,无纸化办公在强行“断纸”后得到了迅速普及。三是坚持跟踪反馈,及时维护,这是保证办公网正常运行、正常办公的前提。系统管理员必须坚持定期到各部门检查办公自动化系统运行情况,发现问题,及时帮助解决,做到哪里有问题,即刻处理,决不推延。同时,要求使用人员及系统管理员经常清理“今日工作”内容,以免存储过多信息而影响网上办公速度,使大家产生厌恶、抱怨和对立情绪,而严重影响办公自动化的实施。

4.组织制度健全,安全措施到位。科学的管理制度和完备的安全体系是实施电子政务的重要保障。学校制定了“办公自动化工作实施办法(试行)”、“信息管理办法”,“设备管理、网络与信息安全”等一系列相关文件制度;成立了信息安全保护工作领导小组,配备了专门工作人员,在各部门设置了办公自动化信息员;采用了防火墙以及防止黑客、病毒攻击,电子签章信息加密机制等比较完备的网络、信息安全措施,确保办公自动化的快速推进,电子政务建设的顺利进行,以及信息的安全交换、使用。

三、迎难而上,加快电子政务发展步伐,推进管理服务水平进一步提升

湖南财专实施电子政务工程以来,加快了以教育电子政务为重点的信息化建设,突出应用系统和服务平台,在“三网一库”、电子公文交换、电子签章等基本构架和体系建设等方面做了大量工作,取得了良好的成效和一些标志性成果。一是建立了面向公众服务的门户网站;二是办公自动化的较快推广与普及应用,在全国高校中第一个使用了电子签章;三是数据库的建立、数字图书馆的建设,网络课堂的运用,一卡通以及人事、资产、教务、档案等电子管理应用系统的使用,中心监控、教育视频会议会场的建立,推进了数字化校园建设步伐。学校也认识到,电子政务的建设和发展过程中,还面临着一些困难和问题,主要表现在:

(1)目前,使用的应用系统很多,虽然实现了部分信息互联互通,但信息孤岛现象还存在,资源完全共享还困难。今后,要进一步加强信息标准化建设,认真贯彻实施“教育管理信息化标准”,建立和完善数据中心、电子台账,努力提高信息的交换和共享程度。

(2)学校信息化建设专业研究人才少,研发能力薄弱。在建设和实施过程中,注重于应用,开展研发不够。今后,要引进专门人才,成立专门的研究小组,重点在信息应用集成、资源共享、加强信息标准化建设等方面加以研究,在政务信息化建设课题立项、申报上将予以重点支持。

通过近年的实践与探索,学校明确了电子政务建设的努力方向,即进一步完善信息化建设中长期规划和数字校园发展规划,不断学习和借鉴兄弟院校的先进成功经验,积极探索和研究推进电子政务建设的新途径和新方法,加强资源整合,深化应用,强化信息安全建设,加快学校信息化发展步伐,逐步将整个校园建设成网络覆盖无盲点、校务电子化管理无盲区、信息标识化的真正数字化校园,努力提高学校现代化管理水平。