基于工作流技术的烟草ＯＡ系统的应用与改进

缪晶晶　张娅锋　许振华

[摘要]介绍工作流技术的概念、工作流定义、工作流模型、工作流角色权限,阐述工作流在烟草办公自动化系统中的应用和技术优势,分析当前基于工作流的烟草办公自动化系统的不足,提出未来系统改进和升级意见。

[关键词]工作流 OA 办公自动化 Web服务

中图分类号:TP-9文献标识码:A文章编号:1671-7597(2009)0920069-02

一、引言

工作流技术最早应用于企业办公自动化系统的公文流转过程,企业日常业务活动中各部门之间频繁进行的文件、信函、技术资料传递和流转等活动逐渐脱离人工操作,以计算机驱动的、自动化、流程化的方式为企业提供快捷准确的面向过程的系统集成技术。随着计算机的普及以及互联网技术的迅速发展,现代企业正步入企业形态不断变化、企业环境不断变迁、企业业务不断调整的时代,构建大规模的异构分布式信息化环境,实现相互关联的任务高效有序准确运转并接受严密监控成为企业信息化建设重中之重,工作流技术当仁不让成为构建企业业务流程管理系统的关键所在,基于工作流技术的OA系统现今已成为实现企业办公流程自动化的主流趋势。中国烟草行业经过多年的发展,业务活动逐步规范化、规模化、分散化的演变过程中,业务流程中的各子系统间的交互协作错综复杂,操作者涉及业务操作人员、后勤行政人员、职能部门主管等各角色。如何构建分布式的松散耦合的烟草OA系统,实现复杂办公流程的自动流转以及对实时流转的全程监控,同时满足流程灵活性和柔性的需求,工作流技术为这一问题提供了非常合适的解决方案,能够帮助企业准确定义业务流转过程如活动间的执行规则、交互信息,以及定义组织角色来描述活动的参与者,为企业定制“随需应变”的业务流程,大大节省业务简化和重组成本。

二、工作流技术

工作流技术是计算机支持协同工作的一部分,它通过将业务流程分解成良好定义的活动、角色和过程规则,并结合计算机和网络技术来实施流程管理、流程分析和流程再造。工作流技术可以支持企业实现对业务管理的过程控制以及决策支持,能够实现现代企业业务流转和控制的要求,可解决信息复杂、人员众多、岗位变动及繁琐流程处理等引起的一系列问题,帮助企业更清晰、更灵活的管理业务流程。工作流必须首先描述清楚企业业务流程运转过程,即工作流定义,涉及业务过程建模、组织角色建模、权限控制模型、事件模型等几个关键内容,基于正确的工作流定义之上,工作流引擎负责任务的具体执行,按照正确的顺序执行步骤,确保调用正确的应用程序来执行当前任务,并还需要为任务项指派执行人,更复杂的情况下,还需要考虑员工的任务量、在岗与缺勤,以及职能分离和授权等。

一个完整的工作流系统应该包含以下几个组成部分:

1.业务流程定义工具

不论是面向业务分析人员,还是面向开发实施人员或者是客户,一个完整的工作流系统应包含一个流程设计器,操作人员可以绘制流程:定义流程执行步骤(子活动),以及各个活动之间的顺序关系和结构关系(分支、聚合);描述流程和各个活动的属性;绑定每个活动的执行者;设定流程中需要处理的数据。

2.工作流引擎

工作流引擎负责流程解析和执行,是整个工作流系统的核心,用于根据流程定义产生流程实例,并维护流程实例的运行、状态变更、任务分配等。

3.工作项列表

工作项列表用来描述参与者所需要处理的任务集。当一个用户需要查询其当前有哪些工作任务时就是通过工作项列表来处理的。

4.组织角色模型

在业务流程定义的过程中需要绑定活动的参与者,在流程实例运行过程中需要解析参与者,并为执行人分配工作项。

图1描述了一个工作流系统的组成结构,包括上述提及的流程定义、流程实例、工作流引擎和角色分配等各组成部分。

三、工作流在烟草OA系统的应用

以工作流技术为支撑的OA系统对复杂办公流程进行梳理和抽象,按照既定义的活动规则规范化流程运转,这种基于工作流定义约束的运行机制有利于推行规范化、制度化的管理理念,同时,工作流技术提供的流程可定制性和“随需应变”的灵活性,打破了传统办公平台一旦业务逻辑发生变化即需对原有系统进行二次开发甚至重新开发以适应企业新需求,实现了对流程逻辑重定义和活动参与者重设置的简单直观的有效方式。

工作流技术作为一种业务过程建模和管理的核心技术,可以灵活的与其他应用系统结合,帮助企业实现有效的业务流程管理。随着烟草行业的迅速发展和不断壮大,烟草体制、组织机构、职能定位、业务模式都发生了变化,其企业模式逐渐由传统的层次职能型转变为流程管理型,构建一个基于烟草行业现有信息网络基础的办公自动化系统,以通讯和协同操作、协调运行为技术基础,实现机关内部的公文流转、档案管理、网上审批、通知、信息查询与统计、综合事务管理等功能。基于工作流技术的烟草办公自动化系统作为一个有效的信息通道,是各个职能部门进行信息沟通和共享的便捷渠道,每个员工可以根据分配的权限获取和自己相关的工作内容,明确每一步的工作责任,或将工作项流转到下一级人员。此外,OA系统实现了文档处理和文档自动归档功能,将文件归档从繁重的人工操作中解脱出来。近期,浙江烟草构建基于OA平台之上的数字化档案馆实现了强大的文件检索功能,分配相应权限的人员可以方便的查询历史文档。

四、基于工作流技术的烟草OA系统的改进

(一)Web服务作为企业业务流程管理(BPM)的组成元件

传统的企业信息管理通常依赖多个功能模块以及模块间特定的接口来整合实现一个相对完整的系统功能,这往往导致业务流程在开发阶段就被“固化”,不能很好地支持流程再造,一旦企业业务需要调整,使得原有系统无法满足新的工作要求,需要进行代价昂贵的二次开发或重新开发,更重要的是企业在瞬息万变的市场环境下无法做出及时有效的反应,丧失宝贵的时间和资金竞争力。

Web服务技术作为一种支持软件重组的新兴技术,将具有标准化接口的服务作为自我描述构件。通过将功能模块和具体应用程序分解成更小的构件,并将这些构件作为可以复用的web服务,通过标准web服务描述语言(WSDL)对服务进行定义,并利用服务注册与发布语言(UDDI)进行发布,由其他使用者调用。现有的业务流程描述语言如BPEL,即可通过定义流程所要执行的任务以及任务之间的关系、执行条件等信息,采取静态或动态绑定相应web服务来描述一个工作流程。Web服务独立于特定的语言和开发平台,其良好的封装性、松散耦合性和高度组装性,成为当前实现企业业务流程管理(BPM)的关键技术,其与八九十年代成熟起来的工作流技术的良好结合成为构建新一代企业信息系统的主流趋势。

(二)面向系统管理员的工作流程运转实时图形化监控工具

工作流参考模型作为工作流管理联盟提出的工作流管理系统的体系结构模型,包含工作流执行服务、工作流引擎、流程定义工具、客户端应用、管理监控工具等基本模块。现有的基于工作流技术的烟草OA系统缺少相应的流程运转实时监控工具,对流程运转过程中出现的流程实例挂起等异常缺乏相应的诊断信息,导致对错误的流程运行追踪起来非常困难。图形化的流程监控工具可以从工作流引擎中获得各个流程实例的运行状态,监测正在执行的任务,及时捕获异常的流程运行并做出相应的错误处理操作。

五、结束语

本文以工作流技术理论和体系架构为出发点,介绍工作流技术在企业业务流程管理领域的重要支撑作用,并从实际出发,探讨了工作流技术在烟草办公自动化系统中的应用和实施情况,基于工作流的OA系统可依据企业业务需求灵活修改办公业务流程,其良好的系统柔性和扩展性极大的提高了协同办公的工作效率,企业业务流程的自动化和规范化运转降低了传统人工操作出错概率,节省了企业运作成本,有效的提高了烟草企业的市场竞争力。

参考文献:

[1]范玉顺,工作流综述,软件学报,2000,11(7).

[2]方旭华、颜慧佳,基于工作流的办公自动化系统的设计方案,计算机时代,2008,11.

[3]倪志伟、胡正华,基于工作流和web服务技术的MIS研究,微计算机信息,2008,24(7).

[4]王凯、张毅坤,面向OA系统的工作流引擎研发,计算机工程与设计,2008,29(19).

作者简介:

缪晶晶(1983-),女,汉族,浙江台州人,硕士研究生,软件设计师(中级),就职于浙江省烟草公司台州市公司,主要研究方向:工作流技术、WEB服务、服务适配。