也谈秘书素质的优化

杜宏伟

摘要：经济的快速发展，社会对秘书的要求越来越高。秘书作为领导的助手和参谋，越来越受到人们的重视。因此，秘书必须提高素质，通过对职业道德素质、业务素质、心理素质、知识素质四个方面的培养，优化素质。

关键词：秘书素质道德素质业务素质心理素质知识素质

随着经济的快速发展，社会对秘书的需求越来越大，对秘书的要求也越来越高。秘书作为领导的耳目和助手负有参谋辅助、协调处理、督促检查、拾遗补缺、事务处理等重大责任。秘书人员是否具有较高的职业素质，直接关系到工作质量与效率的高低。要想提高秘书人员的素质，就必须加强对秘书人员的道德素质、业务素质、心理素质和知识素质的培养。

一、秘书职业道德素质的优化

(一)加强职业道德素质的必要性

职业道德教育是《公民道德建设实施纲要》的核心内容之一，秘书职业道德从属于《公民道德建设实施纲要》，但又因秘书工作岗位的独特性，秘书人员的职业道德显得尤为重要。

秘书职业道德素质标准理论和实践的脱节客观上要求我们建立一个具有可操作性的新标准，如何加强秘书职业道德建设也就显得十分必要了。

(二)提高职业道德素质的方法

1忠于职守，踏踏实实，做好本职工作。做秘书，最根本的一条就是实事求是、尽心尽责的工作。要自尊自重、秉公办事、清正廉洁，不利用职权和工作之便假公济私，谋取私利。

2谦虚谨慎，平易近人。秘书的工作性质决定秘书人员应服从领导和上司，关心体贴下属。如果秘书人员自恃有才干而不服从领导或因为自己有地位而不尊重下属，那就缺乏最起码的职业品德修养。

3实事求是，恪尽职守。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养。才能真正提高秘书工作的质量和水平。

4诚实守信。保守秘密。诚实守信是中华民族最重要的传统美德和做人的行为规范。秘书人员必须恪守诚信和保密原则，遵守承诺，保守工作机密。

二、秘书业务素质的优化

秘书业务素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。

(一)加强业务素质的必要性

做为新时期的秘书，所承担的工作日趋繁忙和重要。秘书不仅要有良好的职业道德，而且要有全面的业务能力，善于总结，如此才能不断提高自己的政治水平和文化水平。

(二)提高业务素质的方法

秘书的业务素质是一个多层次、多因素的综合体，培养优良的业务素质，需要长期的努力，甚至需要终身为之奋斗，不断地实行优化。那么，秘书人员的业务素养在工作中是如何加强的呢?

1终身学习。在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面；同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿充实生动；向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐：向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的合格秘书。

2不断锻炼。尽可能地安排秘书人员深入调查研究，吃透“下情”，广泛收集第一手资料，这样，既能填充他们的“资料库”，增强写作能力；又能为领导的科学决策提供准确、可靠的依据。秘书人员应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，从而在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会其意图。

3加强规范。严格遵循政策法规和公文规范；以实事求是的精神，忠实地体现组织意志；准确把握客观规律、政策法规、组织意志和领导意图，是秘书撰写公文最基本的要求。是公文有效发挥管理工具作用的基础。严格按党和国家的公文条例规范拟文，则是撰写公文所必须遵循的原则。

4加强管理。这方面，主要建立健全各项规章制度，实现管理的规范化、制度化和科学化，尤其要突出抓好目标管理，对秘书人员每次承担的文稿，都要按照难易程度、完成时限进行量化，半年小结，年终考核，按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务。并根据总积分评定秘书工作的优劣，实施奖罚。

5钻研业务。作为一名成功的文秘人员，我自认为能让领导满意放心是天职，要想做到这些，就必须具备过硬的业务技能，必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。如：对问题的理解，分析和处理能力，应变能力，社交能力，在实际生活中表现为替领导出谋划策，排忧解难。在顺境中，能让领导借东风，在逆境中能帮领导力挽狂澜。

三、秘书心理素质的优化

(一)加强心理素质的必要性

心理素质是秘书人员基本素质的基础。秘书工作的竞争性、紧张性、快节奏和高压力等特点，对秘书的心理素质提出了越来越高的要求。秘书没有好的心理素质。是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的秘书人员，就必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。

(二)提高心理调节能力的方法

1平衡心态。情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒地把握自己的情绪，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。

2坚定信心。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心，是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。一般情况下，许多人都能随众而向前，顺利时也肯努力奋斗。可是，在别人都已退出，或者都已向后转的情况下，对于一个既要参与政务，又要管理事务的秘书，如果不具有这种始终如一的信心和意志，他的工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以令人满意。

3完善性格。性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众。秘书工作的特殊性要求秘书人员的性格豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣和友爱合作。

四、秘书知识素质的优化

对于一个秘书工作者而言，优化知识素质是不容忽视的。

(一)加强知识素质的必要性

在许多人看来，秘书工作似乎没什么难度，但当人类的脚步迈进新世纪的门槛，当WTO的快车驶入中国的大门时，秘书也将面临着更多的机遇与挑战。仅有传统意义上的知识素质，已不能适应新世纪发展的需要。只有对自身现有的知识素质作及时的调整，优化和补充，才能适应这个社会和世界。因此，加强秘书的知识素质，是很有必要和价值的。

(二)提高知识素质的方法

1科学文化知识。基础知识的基础。包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

2马列主义理论知识。哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论等，只有在实践中不断地学习，才能提高理论修养。

3政策法规知识。这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它是在平时的工作中运用最多的知识。

4理论知识。秘书学和秘书工作总体的理论知识。是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。

5业务知识。秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。

6行业知识。秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

7社会交往知识。如社会关系学，公共关系学，人际关系学等，从而使秘书人员在工作能够提高自身的交际能力、信息沟通能力。

8管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。

总之，职业道德素质、业务素质、心理素质和知识素质是相辅相成，缺一不可的。时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业的秘书人员只有不断地加强自身的职业道德素质、业务素质、心理素质和知识素质，才能克服思想及行为上的偏差，才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。