新时期高校人事档案管理的对策

李芳芳

1、提高认识，树立现代化档案管理理念

人事档案的管理水平直接关系到高校的发展，因此档案主管部门、档案工作人员都应该提高认识，立足于为人事工作服务、为人事决策服务、为建设高素质的干部队伍服务。逐步树立档案管理的现代化理念。一要提高对人事档案工作地位和作用的认识。要把人事档案工作纳入自己的工作日程。关心档案工作，努力为人事档案工作提供各种支持和保障。二要及时转移档案管理的侧重点。随着近些年来我国高校人才的培养观和人才审视角度的变化，高校重视人才的侧重点也随之发生了很大转变。从重视政治、历史，转为重视学力、能力和业绩。高校人事档案工作的主要职责是为高校人事、干部管理工作提供服务，因此，高校人事档案管理在归档内容和管理方式上也必须突出相应的侧重点。三要与时俱进，突出档案管理的信息服务功能。在过去传统档案管理理念中，“看摊守堆”的错误思想长期存在，并且在许多档案工作者头脑中根深蒂固。极大地影响了档案管理工作的发展。为了改变传统老化观念，高校在档案管理中要不断强化创新意识。牢固树立档案信息服务理念，形成“信息档案、信息服务”的管理模式。

2、强化意识，规范人事档案内容信息

做好档案管理工作首先要加大人事档案工作的宣传力度，努力提高全体教职工的人事档案意识。除此之外，还应做到以下几点：第一，建立高校人事档案管理运行机制，扩大兼职档案人员的队伍，及时将形成的档案材料收集归档；第二，以国家政策与相关的原始记录为依据，认真审查、鉴别人事档案材料，确保档案材料的真实性；第三，科学设置档案材料的格式，删繁就简，剔除重复材料、缩小静态材料。减少人事档案管理的重复劳动：第四，增加反映人才业绩、婚姻状况、诚信资料等个人材料进入人事档案，不断补充新内容、增加动态材料。

3、躬身实践，探索人事档案管理新模式

在高等学校档案管理体制上，高校可以成立独立的档案管理工作部门，将全校档案管理人员与档案管理职能集中起来，统一管理学校的各类档案，改变高校现行档案管理分散、各自为政的状况。高校档案的集中管理，有利于统一档案管理标准、开展档案评估目标管理。也有利于档案队伍的稳定与档案管理的现代化建设。此外，高校还可以采取人事档案托管的方式，既节约人力与物力资源。又有利于实现人事档案的动态管理。

4、加大投入，建立档案信息化建设的支撑体系

针对高校档案管理技术相对落后的实际，有计划、有步骤地加大投入，完善基础设施。以加强档案管理的技术装备。由于高校档案管理的核心问题是信息资源库的建设，首先，信息化建设要建立高校人事档案信息通用数据库，实现人事档案数字化，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用，提高档案管理效率，实现人事档案信息价值，为高校决策层提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事档案数据库管理系统。高效地利用人事档案信息通用数据库中的信息资源才能将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建设高校人事档案信息网站。建立起以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动，

5、注重培训。不断提升档案管理者的综合素质

人事档案管理的效率高低与工作人员的素质密切相关，由于档案管理人员是高校人事档案工作的主体，起主导和支配作用，因此应千方百计提升档案管理者的综合素质。首先，应加强对现有档案人员的继续教育。针对目前档案部门人员专业不对口、专业知识贫乏的状况，继续教育应注意以下几个方面：一是实用性知识教育。要结合档案管理工作实际需要和档案管理未来的发展趋势，按需施教，学以致用。便于实际操作，讲究实效。二是相关学科教育。高校人事档案是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，这就需要在掌握本学科知识基础上，了解历史学、人事科学、管理学、情报学知识及计算机应用等技术。其次，要注重开展人事档案管理工作学术研究活动，学术研究是一种较高的智力活动，不仅需要掌握一定的研究方法、具备一定的研究能力。还要有刻苦钻研、勤于学习的精神。高校应当注重开展档案学术研究活动，使档案工作人员结合业务工作开展学术研究，通过学术研究以提高档案管理者的专业理论水平和业务工作能力。再次，从目前高校档案管理专业人才短缺的实际情况出发，各高校要注意招聘一些有专业知识、专业技术技能的人才充实到人事档案管理队伍中来。高校只有具备了稳定的、高素质的档案管理人员队伍，其人事档案才能充分发挥其在高校发展中的基石作用，高校才能在改革与竞争中处于不败之地。