如何做好企业档案目标管理达标升级工作

刘　梅

摘 要：企业档案工作只有紧跟形势，不断创新，达到与企业管理相适应的管理水平，才能实现档案信息资源的不断积累和有效的流动。通过档案工作目标管理达标升级活动，不仅可以实行档案的综合管理，加强档案基础业务建设，改善档案工作条件，提高档案开发利用的水平。

关键词：企业档案；达标升级

企业档案是各企业单位在工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。管理性、专业性、服务性、机要性是企业档案工作的性质。随着市场经济体制的不断发展，企业在国民经济中占据主导地位，对信息的需求变得尤为迫切。开展档案目标管理达标升级工作，是深入贯彻落实《档案法》，进一步提高企业档案综合管理水平，更好地为企业生产经营服务，促进企业档案工作全面发展的一项有力措施。通过档案工作目标管理达标升级活动，不仅可以实行档案的综合管理，加强档案基础业务建设，改善档案工作条件，提高档案开发利用的水平。还可以使企业的档案工作更加标准化、规范化，更好地为企业各项工作服务。

为了高质量、高效率地做好档案目标管理达标升级工作，首先要对企业档案工作的现状有一个全面的认识，抓住实际工作中存在的问题以及长期未解决的难点问题，分析问题存在的原因，找出解决问题的办法及需采取的具体措施，将档案工作中的“疑难杂症”逐个治愈。本文仅对在档案工作目标管理达标升级活动中的经验和体会进行浅析，既总结自身的工作又为同行提供经验共享。

1 达标前我公司档案管理工作状况

档案管理工作处于落后状态。我公司成立于1994年，属广东省交通集团有限公司二级单位，是广东省公路建设的骨干企业，十几年来我司为广东的高速公路建设做出了较大的贡献，但是，我司的档案管理工作却一直处于较为落后的状态。自2001年省交通集团在直属二级单位开展档案目标管理达标升级工作以来，先后有十几家单位已经达“国家二极”标准，截至2006年底，仅有几家单位尚未达标，我司便是其中之一，档案管理工作处于落后状态。

档案意识薄弱，对档案工作不重视。公司成立十几年来，公司领导未能把档案管理工作纳入年度工作计划，没有公司级的分管领导，致使档案工作无人抓无人管。公司从上到下在不同程度上存在着档案管理意识淡薄，对搞好档案管理工作不够重视，没有意识到搞好档案管理工作是各项管理工作的基础，片面地认为档案管理工作是一项只有投入、没有回报的工作，所以未能把档案管理纳入本单位管理的议事日程中。

档案人员数量少，兼职档案员业务水平低，严重影响工作质量。由于受单位机构的撤并、人员精简的影响，档案管理人员的配置逐渐减少，由原来的2人，减少到目前的1人，且还是一职多责，除承担公司综合档案管理工作外，还要负责公司印信证管理、资质申报等其他工作，在客观上造成了从事档案管理的人员工作任务重，使得档案人员分身无术，很难专心做好档案工作；各职能部门设置的兼职档案管理人员，没有足够的时间去学习档案管理知识，档案管理业务水平低，不适应档案管理工作发展的需要。所有这些问题，严重制约了公司档案管理工作的水平。

档案达标升级缺乏约束力。对档案升级，若有上级单位的约束，如将档案工作是否达标列入对公司年度经营绩效考核范围，单位就积极主动地配合，否则，档案工作人员就是再努力，磨破嘴，也难引起领导对档案达标升级的重视。

2 开展档案目标管理达标升级工作，推动档案工作再上新水平

针对以上问题，对照《企业档案工作目标管理认定标准》，本人认为搞好档案目标管理达标升级应从以下几方面做好工作：

认真学习、宣传《档案法》，从提高全员档案意识入手奠定“升级”的思想基础。档案升级涉及到公司各部门，要搞好此项工作，不仅需要档案部门认真细致地工作，还需要各级领导真正认识到“升级”的重要意义。我司通过举办档案专题培训班和以公司内部报刊为平台，宣传《档案法》及档案在日常管理工作中的作用，提高全员档案意识，用实例证明档案工作在公司整个生产经营活动中的重要作用，增强了全体员工对档案达标升级的紧迫感和责任感，调动了参与档案升级的积极性，有力地促进了此项工作的开展。

把档案工作列入议事日程。档案工作作为公司的基础管理工作之一，无时无刻不与生产经营、市场开发、合同洽谈等工作联系在一起。档案工作在日常的生产经营活动中充分发挥着它的现实作用。因此，在公司的年度计划里加入档案工作的内容，年终总结里体现档案工作开展的情况；目标考核里有档案工作的项目。

组织机构要落实。要实现档案工作的标准化、规范化，需要靠各级领导的理解和支持。为切实做好档案达标升级工作，公司成立了档案工作目标管理达标升级领导小组，由公司董事长任领导小组组长，公司分管档案工作的副总经理任副组长，各部门分管档案工作的经理为组员，具体工作由综合事务部经理主抓，档案室档案员和若干名兼职档案员分工合作，把具体工作做扎实，真正使得档案工作有领导抓，工作有人干，形成一套自上而下的档案管理工作网络体系。

提高档案人员的自身素质，适应发展的需要。档案管理人员的素质决定着档案达标、升级工作的质量。提高档案人员自身业务素质，是做好档案工作的前提和基础，是搞好档案达标、升级工作的根本。为此，一是组织档案人员参加省档案局举办的档案人员岗位培训班及各类档案专题培训班，提高理论水平和分析解决问题的能力，掌握各门类档案工作程序和文件材料相互间的联系情况；二是召开档案工作经验交流会，互相学习，相互促进，把档案工作做得更细致、扎实；三是在实践中不断积累经验，摸索规律，要利用档案管理升级这个阶梯，在实践中提高自己的工作能力和档案管理水平，适应发展的需要。档案事业的发展是全方位、多渠道的，档案管理是一个系统工程。近年来，通过组织业务培训，加强档案业务及工作经验的交流，提高了档案管理人员的管理素质和业务能力，保证了公司档案达标、升级工作的顺利完成。

人、财、物要到位。若要高质量、高效率地完成档案达标升级工作，离不开人、财、物的投入。在得到公司领导的支持后，档案人员根据档案室库存案卷数量大、专业技术人员少等实际情况，一是聘请了两位曾多次参加过档案达标升级工作的专业人员协助工作，提高了工作效率，加快了工作进度；二是购买综合档案管理系统软件，采用计算机管理档案，提高了查档、调档的速度；三是对档案装具、库房的设施进行更新换代，同类别档案的装具规格、标识统一，使档案室面貌焕然一新。

密切配合档案行政管理部门的监督、指导，完善档案管理制度。档案管理制度是档案工作的依据，公司自成立档案室以来，制定了十三项档案管理制度，使得档案管理有章可循，有据可依。随着时代的变革，有些规章制度已不适应现代化档案工作的需要，特别是《工程项目档案管理制度》，归档范围较大，一个国家重点建设项目，其中施工文件就有近两千卷，占据档案库房大量空间。在档案达标升级工作中，档案人员积极与省档案局和上级单位沟通，在省档案局的指导下，修订了各项档案管理制度，重新规定工程项目档案归档范围，规范了档案工作行为，减小库房压力。

3 集中精力，一鼓作气，档案管理工作上等级

万事具备，只欠东风。在经过前期的宣传、培训、制度修编等大量工作后，档案达标升级工作顺利展开。在制定了完整的工作方案，编制详细的工作计划表后，立即组织人员，集中精力有计划、有步骤地开展工作，从档案整理、分类到立卷、编号、上架流水作业。在此期间，我们还多次请省档案局的专家上门指导工作，收到了事半功倍的效果，仅用半年时间就完成了计划要十个月才能完成的工作。经省档案局组成的评审组考评，以93分的优异成绩通过达标验收，档案工作目标管理达“国家二级”等级。

展望二十一世纪，任重而道远。档案目标管理工作面临着更多的新任务新问题，我们只有认真总结经验，继续解放思想，树立科学发展观，勇于探索，大胆实践，去迎接档案事业光辉灿烂的明天。