如何做好高校档案管理工作

王　宁

摘要：高校档案管理工作是高校管理工作的重要内容之一，切实加强高校档案管理工作，对提高高校档案管理专业技术人员的创新能力和专业技术水平，有着重要的意义。我国高校在档隶管理规范化方面虽然取得了显著成绩，但也面临着许多急需解决的困难和问题。本文对此进行了分析，并提出了加强高校档案管理工作的对策。

关键词：高校档案管理工作问题对策

一、加强高校档案管理工作的重要性

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是人类文明发展的重要见证，是社会的宝贵财富和人类重要的历史文化遗产。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，也是一项政治性、机要性和服务性较强的工作。高校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。高校档案直接记录了高等院校的发展历程，不仅包括学校科学研究、教学评价、教师晋升、教代会、学代会、毕业生报考第二学历、补办毕业证书等教学活动的信息和资料．还记载着全校师生的德、能、勤、绩的表现，它全面客观地反映了学校最基本的职能活动和真实情况。这些都对全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平具有重要的参考价值。可见，档案管理是高校管理工作的一个重要组成部分。

胡锦涛同志在对档案工作的指示中提出：“努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平。”随着改革开放和社会主义市场经济的不断深人．知识经济时代的到来，高校档案管理已成为高校建设工作中的重要内容。全面做好档案管理工作，不仅是新形势下高校发展的客观要求，而且是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务，更是高校档案管理队伍自身建设的内在要求。

二、高校档案管理工作的现状

高校档案管理工作是整个学校发展过程中的重要组成部分．是学校全体师生员工劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是学校的宝贵财富。随着高等教育的不断发展，高校档案管理工作也越来越受到重视与关注，高校档案管理工作取得了长足的发展。但由于种种原因，档案管理工作在高校人才队伍建设中的作用往往被忽视，没有得到应有的重视和加强。

三、高校档案管理工作中存在的问题

1对高校档案管理工作的内涵和重要性认识不足。

目前一些高校领导对新形势下的档案工作缺乏足够的认识和了解，档案管理意识不强，认为高校的主要工作是教学、科研，因而忽视了档案管理工作，对高校档案管理投入的财力、物力、人力均不到位。部分高校档案部门的设施相对滞后，库房、办公、阅览室也未实现分开，档案现代化及档案保护设备配置不全，严重影响了档案管理保护及服务工作的正常开展。同时由于档案部门待遇低，留不住人才，吸引不了人才，导致档案人员素质偏低。

2馆藏档案门类不全，利用受到限制。

目前不少学校档案馆馆藏门类不全，内容单一，主要以党政、教学、财会类档案居多，其它档案门类不全，数量有限．例如照片档案、声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案更是寥寥无几，这就使档案利用面变得非常狭窄，不能满足各个层次档案利用主体的需求，直接影响了档案的利用效率。

3服务功能差，利用率低。

档案的利用是为了更好地发挥档案的原始价值和社会价值，为经济、为社会服务，但现在不少档案人员满足于“你用我调”的传统服务方式，同时由于互联网归档检索查阅等还不太成熟，查阅资料手工检索繁琐、服务设施不完善、阅览环境杂乱等一系列问题，文件和文字信息不能做到交流和共享，高校档案管理不能很好地达到高效服务的目的。

4高校档案管理人员素质参差不齐。

主要表现在以下两个方面：

(1)档案人员结构不合理，自身技术落后。

当前高校档案管理人员的学历结构、职称结构不尽如人意，专职档案人员大多是半路出家，具备高级职称的人员非常少。大多档案管理人员缺乏专业知识的理论功底，更缺乏从事学术研究、史料研究的基本能力。另外，档案人员由于自身知识、技术和管理水平有限，也无法胜任知识经济时代的档案管理，以致在档案管理过程中存在收集材料时玉石不分、材料残缺不全、收集和归档不及时、归档材料有头无尾、存在破损、字迹不清等现象。

(2)思想观念僵化，开拓创新意识不足，档案意识薄弱。

长期以来，档案管理存在因循守旧、管理手段落后和服务效率低下等问题。首先，高校档案部门仍未走出封闭状态。工作方式基本上是接收移交的档案整理上架、存储入库、调卷等几步曲，提供利用的方式单一，一本案卷目录就是检索目录。其次，高校档案管理仍然采用传统的手工管理方式，谈不上真正的档案自动化管理，网络化建设更是不近如人意，实用性较差。

四、加强高校档案管理工作的对策

1加大宣传力度。强化档案意识。

全国高等学校应该以学习和宣传《高等学校档案管理办法》为契机，努力改变高校档案工作中存在的被动局面。

首先，明确高校主管领导是档案管理的一级责任人，提高学校领导及档案管理部门领导对档案工作重要性的认识。高校领导应遵循科学发展观，不断转变观念，充分认识到加强档案管理的重要性，力求在政策、资金、人力、技术等方面给予重点扶持，为档案管理工作营造良好的发展环境。

其次，利用一切可利用的方法加强档案工作宣传力度．树立并强化广大师生员工的档案意识。广大师生员工是高校档案的直接形成者，如果能使他们关心与参与档案管理工作，自觉地收集材料及时归档，必能促成高校档案工作的良性发展。

最后，要通过多种形式，加强对档案人员的思想教育，帮助他们确定正确的择业观，使他们热爱档案工作，立志献身于档案事业。

2促进档案信息资源建设。

建设数字化档案馆，要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸制档案、照片底片档案、录音、录相(视频)档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。即进行数字化档案馆馆藏建设。

3改进管理手段，推进高校档案管理信息化建设。

随着电子计算机技术、网络技术、多媒体技术及各种数据库的具体应用，高校档案管理的工作必须向信息化建设的方向大踏步地迈进，改变传统落后的管理手段，充分利用网络、计算机等先进的载体，加快开展档案管理信息数字化的开发建设，规范化管理，向档案使用者提供准确、方便、快捷的服务，更好地为学校的各项工作提供档案信息服务。

4加强档案管理队伍的建设．提高档案管理人员的素质。

高校档案部门应该落实有专人负责。根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员．确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档，对档案材料进行开发利用。应该挑选政治上可靠、保密意识高、工作责任心强、综合素质高的人员担任档案管理员。同时注意配备具有一定计算机专业知识的人员参加档案管理工作，充分应用现代科学技术的理论、方法、手段来推进档案管理工作的科学化和规范化。要落实有关政策和待遇，使档案管理人员在职称晋升方面有希望，待遇上有保障，确保优秀的人才安心从事档案管理工作。要加强档案业务培训，支持和鼓励档案管理员参加各种专业技术培训和各种有关档案方面的学术交流活动，不断提高业务知识和技能。