档案数字化之前的准备工作

李　昕

目前我国档案馆中有绝大多数的馆藏都是非数字形式的，因而要建立数字档案馆，则必须对非数字化的档案进行数字化工作，这样才能确保数字档案馆资源的丰富性。很多档案馆在决定建立数字档案馆后，便开始了轰轰烈烈的档案数字化工作，从排架号——开始了工作量巨大的扫描工作。在数字化之前，我们应该放慢脚步，想一想下面这些问题——是否有必要对所有的非数字档案进行数字化处理?如何选择要进行数字化的非数字档案?在数字化的过程中，需要注意什么问题?因为档案数字化工作毕竟是一项投资巨大的系统工程，需要有相当的财力、物力、人力和技术作支撑，同时也会涉及到一些法律问题。

一、成立数字化工作小组

数字化工作是一个系统工程，不是说有了人、设备和馆藏就可以顺利的开展数字化工作了，其中涉及到诸如数字化范围的确定、相关数字化标准的确立以及档案中的知识产权和隐私权的界定、存储格式和长久保存等问题，因而必须成立专门的工作小组来统筹规划数字化工作并解决数字化过程中会遇到的一系列问题，小组的成员必须包括熟悉馆藏和利用情况的工作人员、相关技术人员和法律人才等等。

二、确定数字化的范围

由于归档范围制定的比较宽泛，同时各个档案馆对接收档案的数量也没有限制，因而在中国，档案的进馆率高达60％-70％，而在美国则仅有3％-5％。有此可以看出，中国档案馆馆藏量是很大很丰富的，同时也不排斥一些资源重复建设和没有进馆价值的档案的存在，因此，如果对所有的馆藏都进行数字化，不仅会使其工作量和投资规模在整个数字档案馆建设中占很大比重，同时也会使得数字档案馆建设在很长时间内都会局限在档案数字化工作中，这样数字化工作所产生的实际效益和其大笔投入就会形成鲜明对比。

事实上，档案数字化的目的不外乎两点：即保护和利用。无论出于何种目的，都只需要进行有限范围的数字化工作。需要用数字化副本的方式加以特别保护的濒危档案只是少数，况且这种方式也无法从根本上解决这类档案的长久保管问题，受数字载体物理寿命和技术寿命的限制，这些濒危档案的数字化副本可能比其原件更加脆弱；至于为建立数字档案馆、便于利用而进行数字化，则必须从实际利用率的角度对拟数字化档案进行投入效益分析，毕竟在数字档案的寿命期内其网络利用频度足以抵偿其不菲成本的也只是少数。由上可以看出，没有必要对所有非数字馆藏进行数字化。

笔者认为，数字化工作小组要根据馆藏特色和利用统计等本馆的实际情况来确定数字化的范围，可以把选择的角度确定在四个方面：一、对最能体现档案馆馆藏特色的档案进行数字化；二、对档案馆中最为珍贵的档案进行数字化；三、对馆藏档案中咨询和利用频率最高的档案进行数字化；四、对濒危、经过鉴定确认具有极其重要保存价值的档案进行数字化。

确立数字化范围的工作，丝毫不比数字化转换存储和保管维护工作轻松，有时可能需要对每份文件进行再次鉴定，同时，在此过程中，收集、整理、保管、鉴定和利用等环节中存在的一些问题也会暴露出来，这些问题的解决也是要在此阶段完成的。这是一项基础性工作，对随后开展的工作而言，是质量的保障，也是提高效率的基础，是不容忽视的。

三、不能忽视档案数字化时涉及的著作权保护问题

数字档案馆在资源采集、加工、利用和网络传播等过程中会涉及到一系列法律问题，比如公民的知情权、档案所有者和产权人的知识产权以及隐私权等。其实，在进行档案数字化工作时也会涉及到著作权问题，这点人们通常在数字档案馆的利用阶段或是发生纠纷时才开始关注。笔者认为，在数字化工作开展之前，档案著作权问题就应当引起关注。

档案数字化权是档案著作权人专有的一项权利，在1999年12月国家版权局颁发的《关于制作数字化制品的著作权规定》中规定：“将已有的作品制成数字化制品，不论已有作品以何种形式表现和固定，都属于复制行为”，而复制权是著作权人的专有权，由此可见数字化权的专有权地位已得到国家权威部门的确认，不容更改。在进行数字化工作之前，数字化工作小组需要按照相关法律规定，对待数字化档案的著作权所有者进行界定，合法取得档案数字化权。

首先，要区分待数字化的档案是否受著作权法保护。

一方面，著作权法所称作品，是指文学、艺术和科学领域内具有独创性并能以某种形式复制的智力成果。根据著作权法的有关规定，在档案馆中有大量具有著作权意义的作品档案，如立档单位的年鉴、产品工艺设计、工程项目设计文件、个人生活中的声像材料等等。这些都是受著作权法保护的客体，但也是社会感兴趣、利用率较高的档案。档案馆不能因为著作权问题而剥夺了人们的利用权利，这就造成了著作权和公民知情权的矛盾。另一方面，根据著作权法规定，法律法规等不享有著作权保护的、超过著作权保护期的、著作权保护地域范围以外的档案资源不需要考虑著作权问题。因而，区分待数字化的档案是否受著作权法保护后，就可以集中力量解决那些受著作权保护的档案所涉及到的问题。

其次，在进行数字化时要区分哪些行为是“合理使用”，哪些不属于“合理使用”。

我国著作权法规定“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等为陈列或者保存版本的需要，复制本馆收藏的作品”，属于合理使用作品；这就说明如果数字化的目的是为了陈列或者保存档案，则属于合理使用。如果档案馆对传统档案进行数字化，不仅是为了保存版本的需要，而且是为了建立数字档案馆，便于网上利用，事实上就可能超出了合理使用的范围，这就要按照著作权法的规定采取相应的措施。

第三，在数字化的过程中，要区分是直接转化行为还是二次加工的编研行为。

所谓直接转化，就是通过扫描等技术手段将原始档案信息数字化的行为。处理后的数字化档案无论从视觉感知还是信息内容都是与档案原件保持高度一致的，数字化工作者并没有进行创作性的智力劳动，所以这种数字化的行为，可认定为复制行为，因而可以按照有关复制行为的法律规定来保护相应的著作权。

所谓二次加工，就是将档案按照国家规定、社会需求、工作要求和一定的编排体例进行适当编辑加工的数字化工作。这时的数字化行为已经不是复制的行为，属于数字化手段下的档案编研的范畴。在此过程中，要同时注意两方面的著作权保护问题：一方面，对原始档案进行利用、删减、更改的过程，要按照《档案法》和《档案管理办法》的规定进行，同时要依据著作权法的规定保护档案作者的有关权利；另一方面档案工作者的编撰活动也付出了自身的智力劳动，依据法律规定，对数字化后的档案信息应享有相应权利，也要对照著作权法的规定予以确认。

数字化工作是建立数字档案馆的基础性工作，数字内容对数字档案馆来说是至关重要的，可以说是日后档案馆良好运行的一个保障，因而各级档案馆在建立数字档案馆时，应当将数字化工作作为数字档案馆总体规划的一个重要组成部分，而在数字化之前应该做好必要的准备工作。

参考文献：

1、罗军：《论档案信息资源开发中的著作权保护》，《档案与建设》，2002(4)。

2、戴定丽：《试论数字档案馆建设中的版权问题》，《档案》，2002(3)。

3、贾妹：《数字档案馆与著作权问题初探》，中国期刊网。

4、邹悦：《数字档案资源建设中的著作权问题研究》，中国期刊网。

5、张照余：《关于档案信息化建设效益问题的思考》，http：／／www.daxtx.cn／?action-viewnews-itemid-62，检索日期：2008年6月29日。

6、刘璐：《论档案数字化之前的鉴定》，http：／／www.daxtx.cn／?action-vlewnews-itemid-159，检索日期：2008年6月29日。