中心档案室在医院工作中的地位和作用

王正红　谭喜松

[关键词] 档案管理;中心档案室;地位作用;医院

[中图分类号] R197.3[文献标识码] C[文章编号] 1673-7210(2009)07(c)-129-02

在长期的业务工作中,医院积累了诸如文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、财务档案等诸多档案,由于受人员、库房等条件限制,加上对档案管理工作的不重视,仍有许多医院没有建立中心档案室,档案分散在各职能科室保存。不但易造成档案材料的丢失,也不利于综合利用,极大地浪费了档案资源。本文阐述了档案在中心档案室中集中保管相对于传统分散保管的几点优势,指明了建立中心档案室是新形势下医院加强档案管理与应用的有效途径。

1 档案材料分散保存的弊端

1.1 易发生失窃密事件

医院工作中产生或涉及的秘密,大多通过文件反映出来。不设立中心档案室,文件和档案分散管理,极易发生失窃密事件。主要原因是档案管理人员思想麻痹,保密意识淡漠,安全观念不强,对档案保密工作没有给予高度重视。有些医院,在废纸堆里翻捡出或在洗手间里拾到秘级文件;个别领导同志为了方便,复制秘级文件留存,或将阅后的密级文件随意放在办公桌上;更有甚者连收发文登记都没有,档案保密工作毫无保障。这些漏洞和薄弱环节,都是造成档案材料失窃密事件的隐患所在。

1.2 档案管理人员求知欲望不足

目前,我国医学院校尚未开设档案管理专业,档案管理人员多由医、护等专业人员改行或行政人员兼任,缺乏应有的专业知识。加上其他公务缠身,使他们很少有机会学习档案管理知识。有些医护人员虽改行做档案管理工作,但职称评定仍延续以前的老本行,学习档案知识缺乏动力,专业知识严重溃乏,档案管理质量不高,难以适应新形势下对档案管理工作者提出的要求。

1.3 档案管理不规范,利用率低

档案的分散保存使其缺乏统一模式。有些部门无专人管理,遇有人事变动、交接不清时,极易造成档案材料的丢失。由于没有统一的库房和设备,许多档案材料只好捆绑起来堆放,经水潮、虫咬、风蚀,损坏严重,缩短了保存期限。由于贮存空间有限,有些档案材料在保存一定期限后只好销毁,造成大量有价值材料的流失。档案分散管理还导致档案管理人员知识面窄。由于档案管理只是兼职,无论领导还是其管理者本人,都未对此引起足够重视,把档案学习看得可有可无,从而缺乏对外的沟通与交流,信息传递不够,眼界不开阔,不利于新工作、新业务的开展。

2 建立中心档案室是基层医院加强档案管理与应用的有效途径

2.1 档案管理更加系统化、规范化、科学化

中心档案室设立以后,将医院归档的各种材料统一保存,保证了档案材料的完整性。在统一保管的过程中,由于格式规范、管理科学,档案资料序号明晰,查找简便、快捷,大大提高了利用率,而且统一保存,集中管理,还避免了档案经手人员多、保密性差等弊端,维护了其机密性。当然,中心档案室的设立,也使库房、设备等硬件设施得到改善,从而有效地延长了档案材料的保存期限。

2.2 为档案管理工作者提高自身素质提供了有利条件

中心档案室设立后,档案管理必须定岗定编,配备专职人员,兑现职称待遇。医院要挑选政治上坚定、思想上纯洁、业务上精通、作风上严谨的同志从事档案管理工作。因为是专职,档案管理人员可以有更多机会学习专业知识,丰富自身素质。档案管理岗位责任制和奖惩制度的实行,确保了档案管理事事有人抓、件件有人管,督促工作质量不断提高。特别是参加档案管理职称晋升的工作人员,学习新知识的积极性和动力更大,必然会促使他们不断更新知识,转变观念,掌握现代化的管理手段,从而更好地做好档案管理工作,推动档案管理工作的规范化和科学化。

2.3 杜绝失窃密事件的发生

中心档案室建立后,要做好两方面的工作。一方面,抓好以保密宣传教育和建立健全规章制度为主的软件建设。必须看到保密宣传教育绝不是可有可无、可抓可不抓的软任务,而是档案管理、利用、传阅等诸环节人员必须履行的一项法律责任。对单位领导,要教育他们带头遵守保密原则,认真执行保密工作领导责任制;对要害部门、重点涉密人员要严格政审,不适宜人员要坚决调整;要根据单位工作实际,建立健全并逐步完善各项规章制度,有效地约束和规范保密行为。在具体工作中,档案管理人员必须严格做到以下几点:①密件材料的打印,必须由医院内部的打字室、印刷厂或经保密部门批准的定点复制单位承担;②秘级档案要严格履行借、传阅制度,严禁横传文件;③秘密文件不得私自复制、销毁、摘抄或留存,确因工作需要须经有关机构批准;④严禁向废品收购人员或向垃圾箱中抛扔秘密文件、内部资料。另一方面,要抓好设施配备等硬件建设。凡是涉密单位或部门必须配有铁制文件柜,有条件的还应配有文件粉碎机、微机干扰器、文件密码箱、保密电话等先进设施。凡是标明密级或单位内部交流的档案材料,一律不得上网发布,严防网络失泄密事件发生。

2.4 充分发挥档案利用价值

档案的收集整理是基础,开发利用才是关键。设立中心档案室,使档案由专人保存、整理,及时对有价信息归类汇总提供给领导参考,必将对其指导工作大有裨益。从档案中发现新情况,提供新信息,更好地指导现实工作,这不但是档案管理工作的职责,也是现代档案管理与应用的根本。

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(收稿日期:2009-01-16)