计算机技术在编辑加工中的作用

赵　静

计算机技术的应用给编辑出版带来了光与电的革命,编辑的日常工作如信息收集、组稿、编辑、排版、审校、出版、印刷等环节已经或即将全程电脑化,其中的编辑加工环节看似与计算机的关系相对最远,其实不然,本文即从书稿的编辑加工角度对如何发挥计算机的作用作一分析和总结。

稿件打印前的规范化处理

目前绝大多数作者都是利用计算机撰写书稿并向出版社提交电子稿件,利用计算机对电子稿件作前期处理后再打印出来逐字加工,既能提高工作效率和加工质量,也有利于保持加工后版面的整洁,便于排版与校对,有事半功倍的效果。

1.规范稿件整体格式。比如标题形式:“第一章”与“第1章”,“一、”与“1.1”;再如图表编号:“表1-1”与“表1.1”,“图1-1a”与“图1-1(a)”;还有一些常见的前后文不统一的问题,如“复习题”“思考题”与“复习思考题”等等。事实上,编辑在约稿阶段即有必要根据选题策划内容对作者提出尽可能详细的编写要求,尤其是丛书和套书,体例格式等更要有明确而统一的要求。可事先使用字处理软件做出一份电子档模板交给作者,这样双方都会省时省力。

2.查找替换常见的易错的词语。编辑可以根据书稿内容总结出各专业图书中易出现错用或混用的词,在打印前先将这类词作统一替换处理。如:其它→其他,粘(粘度、粘着、粘土)→黏(黏度、黏着、黏土),砼→钢筋混凝土,轴侧图→轴测图等。完成这些替换后,可以再使用黑马校对软件将书稿中其他一些简单的文字性错误、标点符号错误甚至政治性错误等消灭在打印前,为在后期加工中集中精力处理内容性和专业技术性问题,重点把握和提高书稿内容质量提供条件。

3.处理不规范的量和单位。有些可以直接替换,有些需在查找后根据具体情况处理的,如:分子量 →分子质量(有单位)/相对分子质量(无单位),公顷→km2(需换算,有必要保留使用时在全书首次出现处加注解说明)。此外,还有一些不标准的书写方式,如5 KG(5 kg)、6 mm(6 mm)等,可在计算机中查找并修改,较之在纸面上修改要更方便快捷,且不易有疏漏。

4.修改作者的录入错误。如:希腊字母Δ与三角形符号△混淆,数学符号≥与≯不统一等等。

5.其他修改。如:单词形式的统一,如计算机类稿件中“WORD2000”与“Word2000”“web”与“Web”;数字的正确与得体使用,如“二十世纪”→“20世纪”,“三十岁”→“30岁”等。这类问题如果在稿件中不多见,也可不用计算机处理。此外,在打印前应将全部书稿的页码统一编排,省去传统编辑工作中手工编页码的工作。

打印稿的加工整理

这一阶段的工作虽已基本脱离计算机,但编辑若掌握一定的计算机排版知识,则对保证图书质量、缩短出版周期以至降低图书成本都是非常有效的。

1.提高标注的准确性和有效性。图书出版使用的排版软件有很多,每种软件各有其特点和适用范围,根据已确定的排版软件特点,有针对性地修改和标注,一方面可以提高标注的准确性和有效性,减少无效劳动;另一方面也利于提高排版工作效率与排版质量。例如: WORD与方正飞腾软件中输入小数点符号有半角和全角之分,如采用这两种软件排版,必须统一为半角符号,而对于方正书版软件来说其输出结果是一样的,故没有必要做此修改。

工作中还应善于总结排版工作中易出现的疏漏,在稿件中作提示性标注,以减少校样中的排版差错率,降低审读和修改校样的工作量,加快出版进度。比如WORD文档中的空格,转换到方正书版的小样文件后,连续的多个空格均被当作半字格处理,如果对空格数有要求的应该在稿件上作出提示性标注。

2.简化标注内容。借助一些排版符号还可以简化标注内容,使排版人员一目了然。以方正书版为例:科技图书中常有表格出现,表格内同一列数字一般会要求小数点对齐,利用方正排版语言,标注“对位”或“DW”即可让排版人员明白意图;再如公式中等号右侧的括号应加长,括住整个分数式,改为的形式,只需对括号标注“JB”即可。

3.目录的整理。目前的排版软件基本都提供有目录提取功能,编辑在发稿时可以明确要求排版人员对几级以上标题作目录注解等处理,并自动提取目录内容,当然编辑对计算机提取生成的目录仍然要对照正文作检查,但无疑大大减轻了编辑的工作量,也确保了目录与正文的一致性。

从编辑工作的发展趋势看,编辑还要参与或负责图书的版式设计工作,这更要求对各类常用的排版软件有较深入的了解甚至熟练运用。目前已有编辑尝试在向有一定计算机应用基础的作者约稿前,先做好版式设计,请作者在提供的模板文档中写稿,减少了排版环节,大大节约了时间和成本。

总之,现代编辑的工作已不可能离开计算机进行,计算机与编辑工作的关系今后只能会越来越密切,善于学习和使用计算机达到最高的编辑生产效率和最快的出版速度。

(作者单位系中国铁道出版社)