某外贸企业信息管理系统整体策划方案

马文胜

前言：企业信息管理系统(EIMS)是运用现代化的管理方法，采用电子计算机、软件及网络通讯技术，对企业的生产、经营、开发、制造、供应、人力等各方面资源进行整合，对运行流程中的信息进行收集、存储、加工、分析，从而跟踪、监督、控制、调节整个管理过程的人机系统。它能及时地为企业的“三层决策”系统(战术层、战略层、决策层)提供准确有效的数据信息，帮助企业优选决策方案，使企业做出迅速的反应，加强企业的核心竞争力。

随着全球经济一体化进程的加快，IT技术发展与广泛应用，人类社会从过去的工业经济时代进入到电子信息时代。企业生存与发展不再是孤立的，必须实现信息化才能融入这个经济生态链中。身置世界经济浪潮之中，信息化管理对于一个企业的管理创新、成本控制、新产品开发、市场研究、营销策略和客户服务，乃至生存至关重要。

项目需求分析

经济一体化大大加剧了企业的竞争压力。信息化管理是提高企业竞争力的必由之路

企业竞争压力来自低成本生产商的不断涌现，快速变化的个性需求方式，市场分割不断扩大和产品寿命周期的缩短。经济一体化使外贸企业面临激烈的贸易竞争，要求外贸企业在短期内改变经营理念和手段。我们正处在传统经济向新经济转变，区域经济向世界经济转变，人工管理向电子化管理的时代。欧盟国家，如芬兰、瑞典、丹麦、德国、爱尔兰、挪威、比利时、奥地利等发达国家的企业信息化管理都已经相当成熟。所以要适应瞬息万变的世界，在国际大环境下生存，实现企业信息化管理已成为不可逆转的潮流。

推行企业信息化管理是某外贸公司自身快速发展的要求

企业信息化管理的特点是：(1)一对一订单式设计制作，针对性解决实际问题的特性。除了通用的管理软件和MRP(物料资源计划)、OA(办公自动化)、wFs(工作流系统)外，大多软件都需要做详尽的需求分析，咨询顾问专家和企业管理者在总结企业发展要求的基础上，根据企业实际量身定做，或在标准版本上做适应性修改。(2)管理系统从企业战略的角度出发，具有系统性和整体性。从企业的人员机构管理、产品物流管理、财务管理、销售管理、采购管理、生产管理、质量管理等系统的角度，考虑战略的实现性和信息的关联、制约性。(3)具有信息的积累性和共享性。信息管理系统能够将各部门工作中的关键数据，存储在数据库中，并能根据权限查阅和调用。(4)具有决策的支持性。各种数据可以经过计算机的处理从不同的角度得到各种分析结果，并通过报警提醒的方式，使决策者在第一时间得到相关信息。(5)动态特性。由于信息的时效性和关联性，当系统中某一信息要素发生变化时，与之相关联的其他信息均发生变化。

某外贸企业的现状是：外贸系统由业务处和多个独立法人子公司组成，目前有员工1000余名，分散的生产单元点多处，各种设备500余台套，场地面积2万余平方米，产品有航空产品、石油机械、食品机械、半导体产品等多个门类，客户有GE、RR、PWA、PWC等多家国际型大公司，对于这些大范围的分散独立的制造单元，现在还属于人工管理，管理难度大，效率低，反应慢，成本高，管理很难协同，缺乏实际数据，有时造成决策滞后和失误，这很难适应现代化企业大规模生产，很难与国际企业信息化管理的大趋势相接轨。而企业信息化管理的作用和特点是解决这些管理难题的最好办法。

建立企业信息化管理系统是国际客户的要求

本企业的客户主要位于北美和欧洲，上世纪70年代，在北美与欧洲发达国家中，企业信息化管理率先诞生和发展。此次新客户意大利的AVIO公司对我们审核中，在审核风险报告中提出两点要求：一是建立ERP控制系统；二是建立项目管理电子化管理系统，降低项目运营的风险，达到与国际接轨的要求。看来企业信息化管理已经成为与国际性公司合作的基础。

目前他们与客户的日常业务交流基本采取电子商务的形式进行，如网上报价、订单预测、图纸获取、零件发货等。但这只应用了信息管理系统很小的部分功能，离真正的信息化还很远。如果再不及时进行企业信息化的建设，今后将失去和国际性行业伙伴合作的机会。

外贸系统管理方面急需解决的问题

外贸业务方面

由于国际客户的多样性，形成贸易多币制，造成财务核算程序复杂；

贸易涉及多个国家，外部环境的变化会导致业务的不确定性；

频繁多变的报价计算及大量单证、发票处理，给业务人员带来大的工作量；

按照传统手工库存业务处理，会导致出口业务与生产备货环节脱节，容易造成发货延误或库存积压；

为保证各环节工作得到有效监督，需增加关键环节的管理审批，而审批工作无法根据业务需求多层多级设置，容易造成企业运转监控不严。

内部制造流程方面

对生产现场人员、设备、工具、毛料，在制品存货占用的调配控制薄弱，信息不畅，流程和行为不能在进行中得到有效控制，而变成了事后总结和纠正，

生产管理中，基础数据维护、生产计划、投料、退料、工装夹具查询、工序记录、工时统计、下线记录、产成品统计、维修计划、报表输出等信息获得全依靠手工进行，反应速度慢；

在插入临时新增订单，一些订单自动延迟，一些订单自动提前时，生产计划很难重排，对生产任务的临时调整会导致不可预测事件的发生；

供应链常常出现脱节或者堵塞的状况，如采购、物流等环节难以很好协调，首尾无法贯通，

产品质量控制方面：毛料验收、工序检验、特种工艺、成品发货、超差呈报、废品处理，SPC统计分析、质量体系认证和内外部审核等多项流程，无法进行有效的监控；

技术文件的调研、制订、更改、审批流程复杂，信息隐性化；数控程序的编制、传输、模拟、控制缺乏应有的平台，工作效率低；

对采购或毛料延迟、生产延迟、设备故障、人员效率、技术问题等意外事件快速响应能力差，不能自动进行模拟调整；

财务管理系统不能及时获得有效数据，给成本核算、预算、结算、资金运营带来困难。

内部自动化办公方面

文件制度的编制、审阅，会签、公布、传递以及各种资料表格的填写上报还使用传统方法，效率低，程序繁杂，信息不能共享；

工作日程，会议、车辆、人员的安排、更改、状态等信息无法做到即时可视化管理；

对需要外出开展业务的人员，无法实现域外移动办公，每位员工不可能直接登陆国际互联网办公，域外域内通讯不畅；

对人员的管理，如绩效考核、出勤、工作日志无法电子化管理。

外贸信息管理系统构建规划

根据客户需求和公司外贸业务管理存在的问题，结合公司业务流程特点，初步对外贸信息管理系统的构建规划如下：

遵循的原则

系统的、整体规划原则。企业信息系统可以分解为一组相关的子系统，各子系统之间相互关

联、配合，共同实现系统的总目标，各系统之间要统一、协调、关联、相互促进，才能达到事半功倍的效果。

一把手参与原则。开发工作周期长、耗资大、系统复杂，涉及到企业的方方面面，需要各部门人员的配合协作，影响到企业的制度、文化、管理方式等深层次问题，所以开发的成败很大程度上取决于领导层的支持和参与。

与外贸公司的实际相结合原则。企业信息系统是一个复杂的系统，是用来解决实际问题的，所以开发前期必须进行大量实际情况调研，认真进行整体规划，细致做好每阶段工作，绝不能想着一蹴而就；

谨慎、灵活、务实的原则。实施时要以某一个生产单元为试点，初步成功后再逐步推广，不能一下子求快、求大、求全，也不能认为企业信息管理系统是万能的，只要用了它，就包治百病。事实上，我国盲目快进上ERP的企业，失败的不在少数，只有通过谨慎、灵活、实用来规避这样的风险。

技术统一原则。采用Oracle数据库作为后台，进行数据库集约管理；采用统一的码制，明细编码级次，建立共享数据安全机制，保证数据的可回溯性和一致性。

机构设置

要充分认识企业信息化的作用，全面有效地推动企业信息化工作，拟成立外贸信息化工作委员会，设立信息主管(CIO)，信息主管必须由企业的高层担任，具体分工(略)

系统整体功能框架设计

针对某外贸公司存在的管理问题，其信息管理系统初步设计为4个子系统，随着发展以后在此基础上再建设其他子系统。

OA自动办公系统

办公桌(新闻、日程)

未阅信息(未阅通知、待办信息)

公文管理(收文、发文、档案)

公共信息(规章制度、电子期刊)

在线交流(网络寻呼、网络会议)

个人办公(工作日记、个人信息、计划部结)

行政办公(车辆管理、会议、用品、图书管理)

人力资源(招聘、合同、绩效、考勤、工资、报销、培训)

系统管理(权限、保护、安全)

ERP资源计划系统

供应链管理(物流毛料、库存、发货、海关，采购工装、刀具，现场需求)

技术管理(技术文件、图纸、规范查阅，数控程序传输)

质量管理(不合格品审理、特种工艺、质量体系标准、SPC统计分析)

生产现场管理(生产计划、临时任务、在制品、故障信息，设备、人员状态)

客户管理(订单需求、客户营销、开发)

财务系统(成本控制、资金运营，预算结算)

外贸电子商务系统

日常工作(消息栏、任务管理、执行审批)

客户管理(国外客户、生产厂家)

商品管理(商品管理、样品管理、查询统计分析)

出口管理(报价单、预审合同、成本分析、出口定单、明细单、购货合同、托单管理、出口业务进程、运输管理)

进口管理(进口合同、成本分析、进口业务进程)

资金管理(费用管理、销售台帐、应收款、应付款)

综合分析(统计分析、统计汇总、查询统计)

系统管理(基础数据、数据备份、系统参数、编码规则、操作日志)

外贸项目管理

项目需求(型号需求、主制信息)

定单管理(订单跟踪、在手订单)

收汇管理(货款回收、票据预警)

战略决策(监控、分析、决策)

结语

信息化时代，信息化、数字化将是企业升级换代的必由之路，但在进行信息化之前必须对企业自身进行全面缜密的管理诊断。企业诊断是信息化前很关键的一步，如果不诊断就盲目进行信息化，就像医生给病人不检查就开药一样。所以我们要找准企业的症结所在，然后有针对性地设计企业信息化方案，从整体和根本上对企业进行一次变革，那样才会达到事半功倍的效果，让企业如虎添翼。