高职文秘专业学生保密意识培养方式初探

叶永翠　王　凌

[摘 要]保密是秘书部门的一项重要工作,也是秘书的首要职责。作为秘书从业人员,保密意识的培养就显得尤为重要。本文试就文秘专业学生的保密意识的培养方式进行初步的探索。

[关键词]秘书 保密意识 培养方式

俗话说:商场如战场。在我国加入世界贸易组织、改革开放不断深入的今天,科技发展日新月异,谁走在科技发展的前面,谁就能抢占经济竞争的制高点,就能占领市场,获得效益。随着商品经济的进一步发展,企业组织的商业秘密越来越受到人们的关注,它跟企业的利益甚至命运息息相关。而商业秘密一旦外泄,不仅会给企业造成无法估量的损失,还可能会在行业内发生各种各样的“大战”,使同行业间产生不正当的竞争。因此,保护企业秘密就显得尤为重要。

作为领导的参谋助手,秘书不仅经常与掌握着企业秘密的各级领导打交道,还经常参加一些涉及企业秘密内容的会议和活动。秘书知密时间早、知密内容多、知密程度高,如果稍有不慎,就有可能泄密。这种工作性质,使得秘书工作与其他工作比起来有着更鲜明的秘密性,从某种意义上来说,秘书部门、秘书人员有时就是机要部门、机要人员。因此,做好保密工作是秘书部门业务工作的内在要求,也是秘书人员的首要职责。那么,作为培养秘书人才的教师,在教学过程中该如何培养学生的保密意识呢?笔者就这个问题试从知识传授、技能训练和社会实践三个方面进行初步的探索。

一、在知识传授中灌输

在知识的传授过程中,许多教师采用的是传统的教学方式,即根据教材编订的顺序依次进行。例如,文秘专业的基础课程《秘书实务》的授课顺序,很多教师讲课时都是按教材编订顺序先把秘书概述、“办文”、“办会”、“办事”的工作等基本理论知识讲完,再讲述秘书的保密工作这一部分内容。这种授课顺序表面上看起来没什么问题,因为我们一般都是按教材编排顺序上课的,而且教材这样的编排顺序也应该是经过专家慎重考虑的,是合情合理的。可实际上这种授课顺序却人为地将秘书的日常工作和保密工作分开,结果容易使我们的学生在知识的接受上产生脱节现象,将秘书的保密工作和常务工作分割成各自独立的两部分。那么,如何避免这种现象的发生呢?笔者认为,将秘书的保密工作知识和秘书的日常工作知识融合起来传授,在基本知识的传授过程中灌输保密知识,将有利于学生保密意识的形成。

秘书部门处于组织的中枢位置,起着上传下达、沟通内外的作用,其日常工作总括起来无非是“办文”、“办事”、“办会”三大块。在传授这“三办”知识的同时,我们怎样才能将保密知识融入其中呢?试以会议保密工作为例:秘书“办会”工作包括会前、会中和会后三部分。在教学生会前要做哪些准备和策划工作的同时,我们要强调会址、与会人员以及相关信息的保密;在讲授如何做好会中的组织和服务工作的同时,我们也要提醒学生严格执行出入场制度的必要;一次会议效果如何,关键看会后的善后和落实工作,在传授基本理论知识的同时,我们更要重申文件清退等工作的重要性。

二、在技能训练中培养

高职院校的培养目标是将学生培养成能把理论知识直接转化为实践技能的专业技术人才。因为我们的培养性质,决定了我们的学生不是仅仅掌握了专业知识就够了的。因此,在理论知识传授的同时,我们还必须通过大量的技能训练和实训课来强化学生的实践技能。那么,在技能训练中又该怎样培养学生的保密意识、训练他们的保密技能呢?

再以秘书“办文”工作为例:“办文”工作包括收文、发文以及文书的立卷归档几部分,文件自开始产生就和保密工作紧密联系在一起。文秘专业的学生有一项基本技能——速记,它除了能快速记录语言和思维,提高工作和学习效率外,在“办文”工作中还能起到很好的保密作用。因为速记是用简单符号和缩写方法进行快速记录的应用技术,而符号和文字的缩写又可以根据使用者自己的习惯自创,所以用速记方法书写的文书,一般人是看不懂的。即使是学过速记的人,因为速记符号可以自创,他也只能看懂通用的一部分,其他内容一样看不懂。所以在保密技能的训练中,我们可以侧重训练学生在“办文”工作过程中使用速记的技能。不论是手写还是用电脑撰写,都要求学生在文件的酝酿、拟稿、讨论等程序中全用速写或速打方法。

随着办公自动化程度的不断提高,各类电子计算机为单位组织的管理服务提供了极大的便利,而与此同时,因计算机而泄密的事件也时有发生。因此,计算机信息的保密也就成为保密工作以及秘书所必须面对的新课题。在保密技能的训练过程中,我们可以重点训练学生对计算机进行保密的技能,比如对文件与目录进行隐藏、将word文件加密码、为电子邮件加密、彻底删除文件等等。如此强化性地进行保密技能的训练,学生的保密意识也得到了增强。

三、在社会实践中检验

“理论内容实务化,实务课程操作化、实践化,实践课程社会化、生活化”,这是我们高职教学的教学特色。既然我们将保密理论进行了实务化的教授,对保密意识进行了的技能化的训练,那么就有必要让学生到实践中去加以运用。

“学以致用”是我校的校训,“顶岗实习”是我们文秘专业的传统。为了检验学生的学习水平,每学期我们都会安排学生到企业去顶岗实习。虽然每次企业给我们的岗位有限,去顶岗实习的时间也只有短短两周,但这短短的十几天,学生们可以边工作边学习边锻炼,将课堂所学与具体实践相结合。这既能加深他们对理论知识的理解,也能锻炼和提高他们的专业技能。在企业顶岗实习过程中,通过学生在收发文件过程中的所作所为,我们可以检验出学生是否会注意文件的保密;通过会前的准备工作,我们可以判断出学生知不知道如何进行会议的保密;通过学生工作时计算机的摆放位置、使用office软件进行工作时的操作程序以及人离开计算机时对计算机进行的处理等,我们可以明确学生对计算机的保密工作做的是否到位。通过现场指导,我们可以及时纠正学生保密工作中做错的地方;通过企业的评价和学生自己的总结,我们还能获得保密教学的一手资料、实际案例,同时也能启发我们对今后保密教学工作的新的思考……

社会实践,既检验了学生的学习水平,也检验了我们的教学效果;既对学生保密意识的培养起到了极大的促进作用,同样也为我们教学方法的改进提供了很好的适用方向。

秘书部门与保密工作息息相关,它除了要求秘书有良好的职业道德、高度的保密意识和自主的学习能力外,还要求秘书能掌握和运用现代的科技技术,不断改进和提高自己的保密工作技能。在工作中,秘书既要有严密的保密思想,又不能思想僵化、敏感;既要严格遵守保密制度,又要适当放宽、与时俱进;既要讲原则,又要不失灵活……为了使我们的学生在将来的工作中能尽好自己的保密职责,做好自己的保密工作,从他们开始学专业课程的那刻起,我们就要努力培养他们的保密意识,训练他们的保密技能,为他们将来能成为一名合格的秘书工作者打下坚实的保密基础。

参考文献:

[1]中国就业培训技术指导中心组织编写.国家职业资格培训教程—四级秘书.北京:中央广播电视大学出版社,2006,3. [2]陆瑜芳.秘书学概论.上海:复旦大学出版社,2007,1.