结合教学目的的软件外包项目文档管理

齐　磊　唐　林

摘 要:软件开发的项目管理方法在企业中早以广泛应用,并且各个软件企业都有自己的特色。然而作为以教学为主要任务的高校在引入软件外包项目时,如何将文档管理与教学目的有机的结合起来,并体现出自身特色,目前还没有较完善的蓝本,那么就需要在不断的实践过程中总结出一套创新、合理、高效的方法。

关键词:项目;管理;教学;价值

所谓文档管理,就是对文档进行搜集、整理、归类与保存,以期实现记录与查询的系统化、便捷化(这里主要就电子文档的管理方法进行实践性探讨)。所谓教学目的,就是指将知识传授给学生,使学生掌握学习方法,并获得驾驭和运用知识的能力,最终把学生培养成为社会所需求的人才。要把这两者有机的结合起来,就是要在企业化项目开发实践的基础上,提取出能用于教学的元素,同时形成可供查阅的学生学习成果。于是,具体的文档管理实践就相应分为:项目文档管理、项目成果管理、学生成长记录管理。

1 项目文档管理

项目文档应作为一级目录,二级目录则按具体项目划分,管理方式可以借鉴企业的项目文档管理经验,这里主要论述项目合同、需求与可行性分析、项目进程和后续服务文档的管理。

1.1 项目合同文档管理

项目合同是项目参与各方围绕项目所设立的各项权利义务关系,它是项目存在的基础,也是项目标的得以实现的保障,因此它本身就具有很重要的管理价值。

那么项目合同的管理对于教学目的的意义何在呢?

首先,这是对学生法律意识的培养,让学生明白商业活动要得以顺利的开展就应该履行必要的法律手续,以及对客户资料应当承担保密义务。第二,这是对学生工作过程规范性意识的培养,让学生能够按照典型企业工作流程进行软件开发活动,使学生毕业后能与企业实现无缝对接,成为企业需求人才。

1.2 需求与可行性分析文档管理

需求与可行性分析是项目实施之前,为理解客户需求、实现软件功能、估计软件风险和评估项目代价所进行的调研与分析,并最终形成开发计划的整个过程。

需求与可行性分析具有决策性、方向性、策略性的作用,它的地位举足轻重。可以认为这些文档是后续开发工作的骨架,项目的实施必须围绕这个骨架进行。

将需求与可行性文档管理融入教学环节,意在让学生明白与客户沟通并达成一致,并且有能力担负起开发任务,是项目实施的前提,它所得出的结论将始终指导整个项目实施过程。

1.3 项目进程文档管理

项目进程文档是指在一个系统(软件)项目开发进程中将提交的文档进行收集管理的过程。通常,文档管理在项目开发中不是很受重视,当发现其重要性时,往往为时已晚。整个项目可能因此变得管理混乱,问题产生后无据可查。文档管理对于一个项目的顺利进行有着至关重要的作用,其关键性不容忽视。

之所以说其重要,那是因为首先项目进程文档是项目管理者了解开发进度、存在的问题、预期目标以及系统维护的管理依据;第二,大多数软件开发项目会被划分成若干个子任务,并由不同的开发小组去完成,同时它也是不同小组任务之间联系的重要凭证;第三,项目进程文档是系统管理员、操作员、用户、管理者和其他相关人员了解系统如何工作的培训与参考资料。因此,对项目进程文档进行科学、有效的管理尤其重要。

要对项目进程文档进行科学、有效的管理,则应把其分为日常文档和流程文档。日常文档包括:项目报告、会议纪要、项目管理模板、重大问题跟踪、数据质量管理等。流程文档包括:项目计划、开发需求说明书、模块及应用开发文档、详细设计文档、用户手册等。对这些文档的管理主要以时间为标签,做到先后有序,门类清晰,井井有条。

把对项目进程文档的管理融入教学之中则对学生颇有裨益。第一,项目进程文档管理使学生完成自身任务的同时,也能了解整个项目所涉及的方方面面;第二,能够培养学生团队合作意识,让学生明白在分工的基础上合作的重要性;第三,让学生学会评估工作量,以及对工作成果进行归纳总结;第四,培养学生思维的条理性,以及从错综复杂的信息中筛选咨询的能力。

1.4 后续服务文档管理

软件外包项目的后续服务主要是指运行维护与软件升级,因此,后续服务文档的管理就分为相应的两部分。

运行维护文档主要是记录在软件的实际应用中的日常维护工作和对产生的问题的解决方案,这有助于在遇到同样问题时能够及时地解决问题,也能在以后的开发过程中避免再出现类似问题。软件升级文档主要是记录在客户的要求下或在问题不能依靠现有手段解决时,所采取的软件优化方案。

因此,后续服务文档管理首先为学生培养的是责任意识,这种意识基于对客户的忠诚,以及对成果不断完善的追求。第二,培养学生对问题的归纳、分析、解决能力,只有具备了这些能力,才能使一个软件项目得以最终的完成。

2 项目成果管理

项目成果也应为一级目录,二级目录应分为普通技术成果与专利。

我们应当从项目中提取出精华的部分,由此形成智力成果,并将其推广应用到其他项目实践中,这样才实现了项目完整的价值。

通过项目所得到的普通技术成果主要包括:源代码的创新与优化、算法的创新与优化、开发平台的创新与优化、软件的创新与优化等。而这些创新与优化使得整个软件拥有了新颖性与独创性之后,就应当考虑为其申请专利,从而形成知识产权,并发挥其价值。

项目成果管理为学生提供了一个能活学活用项目成果的平台,也让学生明白了提炼项目精华的益处与重要性——它能使其他项目的实施变得更加高效。

3 学生成长记录管理

学生成长记录同样应为一级目录,二级目录则按不同学生单独划分,三级目录则参照该学生具体参与的项目。

学生成长记录是对外包项目参与学生所作的综合记录,它包括参与项目、在项目中所承担的工作、项目报告、教师评价和其他(工作中的失误、贡献等)。

一方面,当代大学生,往往被用人单位认为做事华而不实,嘴上夸夸其谈,实际动手能力差;另一方面,作为学习软件的学生,就算是有真才实学勤奋能干,但也无法在应聘的过程中展示出来。因此,学生成长记录就有了其用武之地。它不仅能为学生提供在学习过程中不断审视自己并获得阶段性提高的机会,更能为用人单位展示出一个学生的专业实力与业务水平,成为学生职业生涯的敲门砖。

在软件外包项目的校企合作中,对以上三方面文档做到科学的管理,就能使合作得以广泛有序地开展,使项目能够妥当高效地完成,也使学生打下了扎实的基本功并赢得了就业的筹码。文档管理首先需要的是责任心,它不是整理衣物那么随意的行为,而应当以对待档案的态度来对待它;其次,文档管理需要耐心与细心,它是一项长期且不断增多的工作,必须保证文档的安全与完整;第三,文档管理需要科学的方法,这样才能使管理变得便捷高效,才能使文档存有所用,条件允许的情况下可以借助专业的文档管理软件实现对繁杂文档的合理管理。

参考文献

[1]张保军.软件项目生命周期中的文档管理[J/OL].项目管理者联盟,2008(6),http://www.mypm.net/articles/show_article_content.asp?articleID=13290.

[2] Rakos,J.&费琳,张祖成.项目文档管理指南[M].北京:电子工业出版社,2006: 154-170.

[3]刘锦淼,陈敏. 项目文档管理不容忽视的环节[J]. 金融电子化,2007(4):66-68.

作者简介:齐磊(1984.10.15),男,汉族,重庆工程职业技术学院教师,主要研究方向为学生思想政治工作