浅谈学生纸质档案的重要性

王　月

摘 要：本文按时间顺序，在档案、纸质档案、电子档案产生基础上，举例阐述了纸质档案的唯一真实的原始性、无法替代的凭证性、内容材料的隐私性、持久稳定的安全性、提取利用的直接性，说明了学院学生纸质档案的重要性。

关键词：院学生；纸质档案；重要性

档案是在文字的产生和使用过程中诞生的，早在我国古代就产生了档案，在明朝《明实录稿本》中就有“户部文档不明”之说，清朝《清太宗实录》中户部承政韩大勋等“故不记档案”，这都是封建社会负责财政的户部工作中发生的事。现在档案的定义有很多，通常用到的定义是，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人，在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

随着纸张的产生纸质档案也产生了，纸质档案是指用笔和纸的形式记录和保存上述历史资料的一种档案形式。时代的发展，科学技术的日新月异，在计算机日益普及的今天，电子档案产生了，尽管电子档案在诸多方面的有着较多的优势，但在实际工作中，纸质档案的许多有别于电子档案的特点也逐渐体现出来，下面从几个方面谈谈纸质档案的重要特性。

1 唯一真实的原始性。纸质档案的原始性，是与其它文献档案有所区别的根本所在。档案的原始性是档案最主要的特点之一，而纸质档案完美的体现了档案的这一特征。例如，纸质档案中最有原始价值的原始文稿即原稿，又称底稿，是当事人经过审阅修改最后生成的有效的文稿。原稿作为重要的原始文本，它用文字或符号的方式真实地记录了当事人此情此景此想，体现了文件生成者的思想和意图。如在学生即将毕业领取毕业证和户籍资料时，学院要求学生写毕业证和户籍资料认领单等，学生书写的这些认领单资料，当时用的材料纸和笔墨的颜色等都具有最真实的原始性。所以这些原始的纸质资料体现了档案的唯一性和真实性，较之于电子档案其原始性显得尤其珍贵。

2 无法替代的凭证性。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。纸质档案是从工作中直接使用的文件转化而形成的，这种形成的自然性，决定了它记录历史情况的客观真实性，因此成为人们信服的历史证据。从纸质档案自身物质情况看，它保留了当事人的历史笔迹，如在学生即将参军时，学院有关教师在给该学生写在校表现情况等，当时教师的个性化的落款姓名日期等笔迹字样、笔墨颜色这些原始资料，都是日后难以伪造和修改的凭证性资料，是其它资料无法替代的，这些也是电子档案无法比拟而望尘莫及的。

3 内容材料的隐私性。每份纸质档案都记载了学生的许多个人资料，如学生姓名、年龄、出生日期、身份证号、家庭住址及家庭电话等，这些都属于学生个人隐私，在一定范围内需要保密。当利用者要向学院索取这些资料时，利用者必须按要求出示有关证明，经过审查证明书合格后，我们再按照有关档案文件的管理规定，向利用者给予资料提供，否则，无法保证学生档案资料不外流，对学生会造成不利影响。我们档案工作人员有责任和义务，坚守档案管理人员职责，以保证学生个人户籍档案资料的安全性和私密性。

4 持久稳定的安全性。纸质档案形成后，原件中的内容和已形成的原始特征不会发生变化，这种真实性和原始性是电子档案无法保证的，这也是纸质档案相对于电子档案来说更安全稳定的原因。纸质档案一旦形成，我们只要对档案的载体——纸张进行妥善的保护（或修复），便可延续档案的寿命。对纸质档案来说，文件信息的所有内容都固化在纸张上，所以纸质档案的内容和结构对用户来说都是透明的，所要纸质档案的保护即是对纸质档案的物质实体的保护，即做好防虫、防霉等项目，避开天灾人祸，遵守各项管理制度，做好保护有关项目，收藏好，就可以天长日久的保存下来。而电子档案就麻烦很多，在电子档案文件归档时先要花些功夫来做好档案内容的完整性，电子档案载体的物理状态的完好性等工作，还要检查是否会有病毒、信息能否准确提出等，另外，电子档案保存环境要求较高，不仅要防虫、防霉、防潮、防灰等，还要避开磁场和电场。做好的电子档案要备份一个，以确保电子档案的万无一失。如果电子档案与网络相连，还要防止别人非法访问而泄密，以及病毒的感染。所有这些都说明了纸质档案只要按要求存放，比电子档案有更好的安全性。如在工作中存放在软盘中某些重要文件，由于软盘长期使用，或存放软盘的地方磁性材料的干扰等原因，导致软盘无法读取文件资料，给工作造成不便，如该文件无复制品，则将永久失去该文件。

5 提取利用的直接性。随着办公自动化的迅速发展，计算机用于档案管理工作已成为不可阻挡的趋势。而电子档案从其产生的那一刻起，就离不开电，离不开计算机设备，离不开计算机软件等这些必须器材，否则将无法取得我们所要的有关档案资料，由此可见电子档案的依赖性。纸质档案则一目了然，不须要任何辅助器材，只要纸质档案保存完好，拿起来就可用，这种纸质档案与使用者之间没有任何障碍的特点，就是纸质档案提取利用的直接性。如：在一次停电时，学生要查阅学生的身份证号，在翻阅纸质文件档案资料袋内，很快找到了手写的学生身份证号原始资料，学生很顺利的从全院众多班级中查找到了自己的身份证号，如果没有这份纸质档案资料，那还得等到来电了，再从计算机中提出资料，这样我们的工作效率就得到保证。

随着网络的普及，电子信息的汹涌而至，以计算机软盘、光盘、磁带、硬件平台等光学磁性材料为载体的电子文件，带动了办公室自动化的迅速发展，于是产生了电子档案，电子档案以它查询方便、检索快捷等优点冲击着纸质档案，但是这并不意味着纸质档案将被电子档案所代替，从某种意义上说，电子档案还将依赖于纸质档案而存在，因为在电子档案归档时还必须做必要的文字说明。另外，纸质档案有以上有别于电子档案的众多特性，纸质档案的不可替代性日益呈现出来。我们相信纸质档案将以其具有的独特魅力，在今后相当长的岁月中，将与电子档案一起，各有千秋的携手共进，为时代进步和社会发展发挥出各自应有的作用。

参考文献

[1]陈兆裎.沈正乐.最新档案工作实务[M].北京：中国档案出版社，1996.6.

[2]于英香.电子档案与纸质档案保护之比较[J].档案学，2005年，第二期：25～27.