农发行延边州分行公文传输在全省农发行率先实现无纸化办公

郑明山

近年来，延边州农发行充分利用现有网络资源和信息技术，统一思想、强化领导，搞好培训、提高技能，严密流程、规范操作，突出发挥电子公文传输系统功能，在全省农发行率先实现了无纸化办公（2005年末州行机关全面推开, 支行由于计算机少和总行对ID的管理要求， 2008年末才全面推开），加快了公文传输，提高了办公效率，节约了办公经费。

一、强化领导，扎实推进

该行党委早在2005年初就提出了要进一步转变工作作风，提高办文、办事效率，努力构建和谐银行的目标，提出了在州行机关率先推行无纸化办公并逐步在全辖推开的设想。推行无纸化办公之初，针对一些员工思想认识不足、大多数员工计算机操作整体水平不高、学习掌握现代化办公技能上有难度、很多人都有等待观望和畏难心理的实际，该行领导积极采取有效措施，为推行和推进无纸化办公提供保障。一是成立了以主管行长为组长、办公室主任为副组长的无纸化办公工作领导小组,明确各部室经理(主任)为第一责任人，每个部室和支行指定一名同志为具体管理人员，负责指导，分解任务，落实责任，切实加强组织领导,为推进无纸化办公工作提供了组织保障。二是通过召开动员会、座谈会等方式，向员工讲清推行无纸化办公的目的、意义，让大家进一步认识到推行无纸化办公的重要性、必要性及可行性，激发员工参与无纸化办公的积极性、主动性，为推进无纸化办公工作提供了思想保障。三是制定《延边州分行推行无纸化办公实施方案》，明确工作目标、方法步骤、标准要求和全面推行时间，增强了员工的紧迫感和责任感，为推进无纸化办公工作提供了措施保证。四是制定《延边州分行推行无纸化办公工作考核办法》，加强对方案执行过程中的工作质量和工作效率的考核，为推行无纸化办公提供了制度保证。五是找准工作的难点和突破点，重点解决好年龄偏大员工的思想认识问题，帮助他们克服心理障碍、放下思想包袱，下功夫搞好这项工作。

二、搞好培训,岗位练兵

在推行无纸化办公过程中，该行根据人员结构特点，着力加强基本功训练。一是办班培训，普及相关业务知识。一方面加强计算机基础知识的培训，使全体员工都能掌握操作要领和操作技巧，并通过考核使受训人员普遍达到一、二级操作水平；另一方面普及公文知识，明确公文传输流程，传授公文处理办法。培训之初，约有80%以上的人对计算机和公文传输知识一知半解，但通过办班培训和强化学习，不但都学会了公文传输处理，而且计算机操作水平也有大幅度提高。通过培训，该行的一位老处长由计算机应用的门外汉变成了行家里手，并成为推行无纸化办公的坚定支持者。二是以熟带生，搞好传、帮、带。办公室人员和信息部门联手，亲自到各部室和支行进行辅导，传授操作要领，培训业务骨干，由业务骨干协助部门负责人做好处理公文传输工作，指导其及时、准确、规范操作，并通过不断强化练习来逐渐掌握操作要领、操作技能和操作流程，最终达到了独立上机操作水平。三是领导带头，发挥表率和带动作用。当时州行三位行领导中有两位年龄在55周岁以上，在学习应用计算机上存在很多实际困难。为了确保无纸化办公的开展，行领导率先垂范，在推行无纸化办公初期，每当需要行领导签批公文时，办公室人员都直接到现场指导操作，使行领导尽快熟练掌握电子公文的使用流程。行领导通过亲自上机操作演练和实际操作接收、签办公文，突破了独立操作和应用无纸化办公系统的难关，掌握了操作要领，也付出了比他人更多的艰辛和努力，为全行员工树立了学习榜样。在他们的影响和带动下，全体职工你追我赶学电脑，加快了推进无纸化办公的进程。

三、严密流程，完善功能

在推行无纸化办公过程中,办公室主动向行领导汇报,积极协调信息技术部门,共同研究解决工作中遇到的各种难题。一是保证所有业务人员人手一台计算机,为全面推行无纸化办公打下了坚实的物质基础。二是进一步规范公文操作流程。理顺了公文传输系统中的收文程序，将纸文本的人员传递改为由文书、办公室主任、行领导、承办部门、承办人等诸多环节均通过网上公文传输应用系统来传递和办理。三是充分发挥信息技术人员的技术服务和保障作用，潜心挖掘公文传输系统的应用功能，先后在收文传输系统中增加了主任拟办功能、行领导签批功能等；在发文传输系统的开发利用上,在部门库增加了承办部门拟稿功能、承办部门负责人录入意见功能和发送行管理员功能等，实现了从填制发文处理单、部门负责人审批和发送等诸多环节，一律通过电子公文传输系统办结完成，为顺利推行无纸化办公奠定了坚实的技术基础。四是适时调整了原有的计算机安全保密制度，将业务用机与上互联网用机的安全管理规定进行了补充和完善。五是保证公文传输和处理的时效性。要求操作人员每天上班

后、中午下班前、下午上班后和下班前至少四次上机查看和办理公文，确保当日公文当日办结。

四、效果明显, 运行平稳

通过三年来的无纸化办公运作，工作作风得到了进一步转变，办文、办事的质量和效率有了进一步提高。一是提高了公文办结效率和办结质量。当天公文当天即可办结，有时仅需半个小时左右就可以完成从办公室文书签收到办公室主任拟办、到行长批办、到承办部门承办、再到文件办结的全过程工作，有效解决了公文办理过程中的压件、办结不及时和文书人员反复催办等问题。二是掀起了计算机学习热潮。通过推行无纸化办公，员工学习应用计算机的积极性有了显著提高。三是进一步树立了节约意识。推行无纸化办公后，每年可节约费用近万元。