对学校档案管理的思考

梁玉青

[摘要]学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，加快中职学校档案管理工作发展的步伐，以适应新形势的发展，相当重要。

[关键词]中职学校档案管理对策

学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。学校的管理水平。发展轨迹，文化积淀，办学特色，常常可以从档案中反映出来。笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作谈谈自己的看法。

一、中职学校档案管理工作的现状

1．领导重视不够

目前，一些学校领导对加强档案管理工作的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，没有把档案管理工作列入学校工作的重要议事日程。

2．档案管理人员缺乏。素质较低

专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下，是中职学校普遍存在的问题。有的中职学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者没有经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专(兼)职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握。很难使档案工作走上规范化。

3．档案信息载体结构单一

目前中职学校档案馆(室)的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大，时间长，速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低，查全率低。

二、加强中职学校档案管理工作的对策

1．提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制

提高全校师生尤其是领导对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们首先要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使全体师生都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的实用主义短期行为。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。逐一建立“文书档案立卷归档制度”、“基建档案立卷归档制度”、“设备档案立卷归档制度”、“会计档案立卷归档制度”、“特殊载体档案立卷归档制度”、“教学档案立卷归档制度”、“档案和库房管理制度”、“档案的借阅利用制度”、“档案的保密制度”、“档案的鉴定销毁制度”等一系列制度，使各科室做到职责明确，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、特殊载体、荣誉实物等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和管理本科室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。

2．加强人员配备，搞好档案实施建设

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，分类分别设橱，配备“九防”(防水、防火、防光、防尘、防虫、防霉、湿温度调节、防潮、防盗等)设施。确保档案材料保管安全，利用方便，管理规范。

3．稳定档案员队伍，改善工作条件

要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案员队伍，并保持相对稳定。专职档案员属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定。认真搞好专业技术职务聘任。档案员中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案室的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

4．加强档案的收集和整理

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位发放的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资、计划总结、表彰等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、问题分类整理归档。

5．加强档案信息化建设，提高现代化管理水平

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。第一，观念现代化，即要正确确立中职学校档案是重要的信息资源这一重要观念。第二，在具体管理上要与时俱进，要正确确立中职学校档案管理的理念，制订一整套科学的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。

学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，在做好档案的收集、整理、归档工作的同时。又要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。总之，建立健全学校档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教学质量，只要努力把学校档案建立好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。