浅论高校档案管理人员的素质

王慧乐

摘要：随着高校教育事业的发展，高校档案管理已成为时代的需要。所以管理人员的创新教育、专业技术人员的继续教育、专职档案人员的素质教育有待加强，本文提出管理人员自身的发展与完善，更好地为高校教学和管理工作服务。

关键词：高校档案管理人员素质

高校档案管理是高校本身发展与完善的需要，也是社会发展的需要。高等院校活动的直接记录，是学校科学研究、教学评价、教师晋升、教代会、学代会、毕业生报考第二学历、补办毕业证书等教学活动直接的信息资料来源。所以，高校档案馆必须具备有一定素质的专职技术人员，必须有一支高水平的管理队伍。

一、高校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。

在机构改革、人事制度改革的大潮中，随着各部门工作人员的减少、工作量的增加、办公的网络化，档案工作将面临更大的压力。因此，高校档案人员有必要进行相应的调整和重新定位。要改变“守摊看点”的仓库保管员形象。就必须与时俱进，要面向市场、面向社会，在埋头苦干、默默奉献的同时，应当多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，摒弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”等旧观念，要主动找“婆家”、找市场。使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值。

档案专业技术人员继续教育的类型和形式方法与手段可因人而异。有些单位的档案人员，由于人员变动，要充分认识档案管理的现代化，需要学习基础知识。掌握档案管理工作的基本技能；有些单位的档案人员稳重，又具有一定的文化知识，需要补充一些新技术、新方法，因此，继续教育的内容应根据各层次人员的情况，克服困难，以能最大限度地为师生员工提供服务。

此外，应特别注重提高管理人员的外语水平。外语是当前档案专业技术人员在评聘和晋升档案专业技术职务时的一大考试“难关”，大多数档案干部的外语水平尚未达到初级等级证书水平，急需“扫盲”。利用各种教育方式，提高他们学习外语的兴趣，鼓励他们克服学习中遇到的困难，树立起为档案事业而奋发向上的自信心，同时也改变档案专业技术职务人员贫乏的状况。当然，在各级档案管理人员主动努力学习，提高自身业务素质的同时，高校也要为档案人员积极创造一个可提供施展才华的环境，使每个人都力有所用、才有所展。在这一点上。最有效的方法，笔者认为当首推竞争机制的引进和推行。通过建立健全考核制度，把工作实际同工资晋升、职称评聘、年度考核、评选先进等结合起来，使人的积极性得到充分发挥，从而提高档案人员自身素质的自觉性。

二、档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。

从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段和管理方式，给专职档案人员提出了更高的要求。

首先，要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。

其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且要掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实的基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作者。比如档案的分类整理，是以档案的内容形式特征为依据的，如果弄不清档案的内容就无法准确分类组卷。档案保管价值的鉴定说到底是它所记述的科学技术知识价值，只有掌握相关门类的科学技术知识才有可能开展档案的鉴定工作。

再次，具备扎实的语言知识。档案工作者还应具有较高的语言基础知识、历史知识、写作知识和书法知识。语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具，不具备扎实的语言知识就无法从事这项工作。如学校档案的文件汇编、大事记的编写、全宗介绍、组织沿革、检索工具、科研汇编、数字汇编等，没有一定的语言文字、写作知识是很难完成这些材料的编写的，就连书写水平也不能忽视，因为档案管理人员总要书写一些东西留给后人使用，如目录、著录、标引等。如果所写的这些文字他人难以辨认，其效果就必然受到影响。所以一个优秀的档案工作者只有掌握了扎实的专业知识和其他档案工作相关的学科知识，才能更好地胜任档案工作。

三、建设电子文件管理的办公设备化。

21世纪学科技术的发展，大大加强了档案工作的现代化管理，如今各高校已普遍利用计算机信息设备以及现代化的办公设备进行档案管理，从而更能迅速准确地完成档案信息的收集、加工、传送、检察贮存和管理等工作，实现档案管理的现代化、自动化。这不但把档案工作人员从繁重、重复的手工劳动中解放出来，大大提高信息的开发与利用效率，同时还需要实现档案信息资源共享，扩大档案信息的利用范围。而所有这些都要求档案管理人员必须熟悉和掌握复制、缩微，以及电子计算机等现代化技术知识，否则根本无法适应现代高校档案管理的要求。因此，档案人员必须注重专业知识的学习与更新，要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向复合型的转变，同时还应该制订相应的制度，提出具体要求，以促进专职档案人员在其位谋其事，努力多思考、多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。根据当前实际，我们可以通过加强现有人员的继续教育，不断地更新档案人员的知识，使他们不断提高使用先进管理手段的能力。当然，继续教育应注意以下几个方面：

首先，注重实用性。要结合工作实际需要和未来的发展趋势，与实际工作紧密配合，并根据不同的层次、不同的需求，按需施教，学以致用，便于实际操作，讲究实效。

其次，要因材施教。档案专业技术人员继续教育的类型和形式方法与手段，可因人而异。有些单位的档案人员，由于人员变动，需要学习基础知识，掌握档案管理工作的基本技能；但也有些单位的档案人员稳定，又具有一定的文化知识，需要补充一些新技术、新方法，因此，继续教育的内容应根据各层次人员的情况，因人而异。

四、高校档案管理人员在专业思想和专业水平的要求。

1高校档案工作人员必须坚持科学发展观，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

2高等学校档案馆设馆长一名，并视需要设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名(可由校长办公室副主任兼任)，副主任一名。馆长、副馆长、综合档案室主任人选由认真执行党的方针政策、热心档案事业、有馆员(或相当馆员)以上专业技术职务，有组织管理能力，身体健康的人员担任。

3高校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况而定。

4高校档案工作人员(包括档案部门和各部门中的专职档案工作人员，以及以做档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》，实行专业技术职务聘任制。

新的时代要求档案馆工作者必须投身于社会把自己的知识、才学奉献给社会同时将新的形象展示给社会。档案馆工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操，以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝一夕的事。档案馆工作者应不断增加自身的学识，提高自身的修养，陶冶自身的情操，以自己的博学，以及良好的职业道德赢得社会公众的敬重，从而提高档案馆的社会地位，更好地实现档案馆的社会功能，为高校实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。