浅议工程施工索赔管理

潘国庆

(黑龙江安联会计师事务所讷河分所,黑龙江 讷河 161300)

中图分类号:TU723.1文献标识码:A文章编号:1673-0992(2009)09-060-02

国际工程项目的经营管理是涉及诸多方面、诸多因素的系统工程,我国参与到国际承包市场竞争中的涉外公司实力不断壮大,除经济技术实力的增强外,更重要的是经营管理水平的提高。而其中工程索赔的管理则是经营管理中与经济效益密切相关的工作,它体现着承包商经营管理的水平。工程施工索赔是施工合同管理知识的集中表现,它涉及工程技术、施工经验、合同知识、法律经济基础以及外语方面的知识,在工程合同管理工作中具有特别重要的意义。

一、工程施工索赔管理的重要性

我国目前的建筑市场走向招标承包竞争机制的时间还不长,无论是甲方或监理还是乙方,对合同的编制和管理经验均不够丰富,再加上行政性法规还不够健全,对合同执行过程中的索赔和反索赔没有引起足够的重视,某种程度上还简单地把其视为无力纠缠和争利。但随着我国参与国际工程项目的增多和国际通用的合同条件一《FIDIC土木工程施工合同条件》的研究和实践以及国内的部分大型建设项目实施世界银行贷款项目,按国际惯例实行公开招标后,索赔管理显得非常重要,FIDIC合同条件具体规定了进行索赔的条件、程序和要求,具有较强的可操作性。在国内的建筑业也产生了重大影响和实践性的突破。新的《中华人民共和国经济法》也专门提出了责任划分和赔偿条款,这些都为规范索赔管理提供了法律依据。实践证明,双方的索赔都是严格合同管理的一项有效保障措施,没有索赔管理,实际上就是允许一方偏离或不执行合同中规定的义务而又不承担责任,因此索赔和反索赔是双方保证合同顺利实施的正当权力,是落实和调整施工合同当事人权力义务关系的有效手段。同时由此而在客观上产生的重要意义还在于,索赔和反索赔的对立统一,促进了甲乙双方的业务管理水平和按经济规律法制化轨道实施工程建设。

首先,有利于管理和信息研究。索赔和反索赔证据的成立,必须具备真实性、全面性、及时性和符合特定条件,这就有赖于完整的基础资料,如招投标文件、施工合同文件及附件、各种签约、工程图纸、技术规范、施工组织设计、会议纪要、施工现场有关文件、工程检查验收报告和各种技术鉴定报告、国家物价和工资指数及法律、法令、政策文件、材料进场凭据等,都必须认真系统地收集积累,任何一方由于信息管理不善,都会错失有效的索赔和反索赔。

其次,有利于按基本建设程序和工程建设管理规律施工。实际工作中,“三边”工程、政绩工程、献礼工程、拍脑袋计划等不按基本建设程序和工程建设管理规律组织建设的现象屡见不鲜,极易为索赔打下伏笔,因此行政主管部门认真研究索赔管理,依法行政,走合理程序,本身就是反索赔的重要前提。

其三,有利于强化施工现场管理者把合同管理始终贯穿于工程建设全过程的意识,增强危机感和责任感,克服合同签订阶段对合同斟字酌句,合同实施阶段把合同打入冷宫的倾向。

工程施工索赔是承包商经营管理中减少风险损失的有效途径。在国际工程项目的实施过程中会隐含着各种各样的风险,例如政治风险、经济风险、合同风险、自然条件的风险以及施工本身的风险等。工程索赔与风险是有着密切联系的,从风险转移的角度来讲,索赔是因承担了本不应由自己承担的风险损失而向对方要求补偿的行为。为了避免由于在工程过程中承担了本不属于自身的风险而造成损失,承包商应利用合同条件,通过工程索赔的途径将损失尽可能多地从业主方补偿回来。因此,工程索赔是承包商减少风险损失、获取经济收益的重要手段和有效途径。如果承包商在施工过程中缺乏索赔意识,对造成索赔的事件反应迟钝,那么他就等于主动放弃了应该得到的利益。

工程索赔是承包商维护其合同权益的重要手段。我国目前的建筑市场走向招标承包竞争机制的时间还不长,无论是甲方或监理还是乙方,对合同的编制和管理经验均不够丰富,再加上行政性法规还不够健全,对合同执行过程中的索赔和反索赔没有引起足够的重视,某种程度上还简单地把其视为无力纠缠和争利。但随着我国参与国际工程项目的增多和国际通用的合同条件一《FIDIC土木工程施工合同条件》的研究和实践以及国内的部分大型建设项目实施世界银行贷款项目,按国际惯例实行公开招标后,索赔管理显得非常重要,FIDIC合同条件具体规定了进行索赔的条件、程序和要求,具有较强的可操作性。在国内的建筑业也产生了重大影响和实践性的突破。新的《中华人民共和国经济法》也专门提出了责任划分和赔偿条款,这些都为规范索赔管理提供了法律依据。实践证明,双方的索赔都是严格合同管理的一项有效保障措施,没有索赔管理,实际上就是允许一方偏离或不执行合同中规定的义务而又不承担责任,因此索赔和反索赔是双方保证合同顺利实施的正当权力,是落实和调整施工合同当事人权力义务关系的有效手段。同时由此而在客观上产生的重要意义还在于,索赔和反索赔的对立统一,促进了甲、乙双方的业务管理水平和按经济规律法制化轨道实施工程建设。

索赔证据的成立,必须具备真实性、全面性、及时性和符合特定条件,这就有赖于完整的基础资料,如招投标文件、施工合同文件及附件、各种签约、工程图纸、技术规范、施工组织设计、会议纪要、施工现场有关文件、工程检查验收报告和各种技术鉴定报告、国家物价和工资指数及法律、法令、政策文件、材料进场凭据等,都必须认真系统地收集积累,任何一方由于信息管理不善,都会错失有效的索赔。 因此,要把强化施工现场合同管理始终贯穿于工程建设全过程的意识,增强危机感和责任感,克服合同签订阶段对合同斟字酌句,合同实施阶段把合同打入冷宫的倾向。

合同条件是规定业主和承包商双方权益以及应承担义务的关键性文件,它阐明了业主及承包商之间风险的划分。承包商只有提高灵活运用合同条件的能力,通过工程索赔来减少经济上的损失,才能维护其合理的合同权益。因此,工程索赔实际上是承包商维护其合同权益的最基本的管理行为。 工程索赔是承包商经营管理水平的体现。

承揽工程项目的主要目的是获取经济收益,项目的经营管理自然也就围绕这一中心展开。任何一个有实力的承包商不仅应具备施工技术和施工能力上的优势,还应该具备很强的合同管理和工程索赔的能力。只有既能优化内部施工管理以降低施工成本,又善于运用工程索赔的手段减少损失的承包商,才能使自身的竞争力不断发展强大。从这个意义上说,能够成功且合理地进行工程索赔的承包商,一定是综合经营管理水平比较高的承包商。

二、工程施工索赔的程序

按照合同规定及国际惯例,工程施工索赔需要遵循一定的程序。在合同实施阶段中所出现的每一个工程施工索赔事项,都应按照国际工程施工索赔的惯例和工程项目合同条件的具体规定,抓紧协商解决,并与工程进度款的月结算制度同时进行支付,争取做到按月清理。

1.关于工程施工索赔的处理程序,一般按照以下步骤:

(1)提出索赔要求 按照国际通用合同条件的规定,凡是由于业主或工程师方面的原因,出现工程范围或工程量变化的原因导致工程延期或成本增加时,承包商有权提出索赔。 出现索赔事项时,承包商在保证继续施工,不影响工程正常进展的同时,可以用书面信件正式发出索赔通知书,声明索赔权力。索赔通知书的发出应该符合合同条件中的具体规定,如FIDIC合同条件中规定的是须在索赔事项发生后的28天内,否则视为承包商自动放弃索赔权力。

(2)报送索赔资料 在正式提交索赔要求以后,承包商应抓紧准备索赔资料,计算索赔款额或工期延长天数,编写索赔报告书,并在下一个28天以内正式报出。如果索赔事项的影响还在发展,则每隔28天向工程师报送1次补充资料,说明事态发展情况。最后,当索赔事项影响结束后,在28天内报送此项索赔的最终报告,附上最终账单和全部证据材料,提出具体的索赔款额或工期延长天数,报请工程师和业主审定。

(3)会议协商解决 如果某项施工索赔要求不能在每月的结算付款过程中得到解决时,则需要举行正式会议面对面的讨论决定。会议一般由工程师主持,双方交换意见,就论据及有关材料进行讨论,以争取达到一致的见解,解决索赔问题。

(4)邀请“中间人”调解 在双方谈判未取得一致意见时,为争取通过友好协商解决索赔争端,可以首先邀请工程师予以调节。工程师因其特殊的地位及作用,可是说它应该是工程争端的第一调解人;如若工程师的调节仍不能达成一致,则双方可提交申请DABDRB予以判决。DABDRB是合同双方聘请的裁决人,其职责仅限于争端发生时的争议处理,并且他们所做出的裁决属于调解性质,该裁决没有最终的法律约束力。但是引入裁决人,使之按照裁决程序解决工程实施过程中出现的纠纷或争端必将有利于工程的良好管理和顺利进行。

(5)提交仲裁和诉讼 如果合同的争端经过上述途径仍然不能得以解决,最终的途径只有通过国际仲裁或法院诉讼。国际仲裁或法院诉讼是工程争端的最终解决途径,具有法律权威性,对争议双方都有最终约束力。

三、健全完善有序的文档管理制度是实现成功索赔的关键所在

由于工程与建设环境的复杂性,索赔的原因也极为复杂,但不论是何种原因形成的索赔事件,如果要想使之最终实现,索赔的依据是必不可少的,这是决定索赔是否成功的关键因素。按照国际惯例,索赔的依据已经形成如下标准体系:

1.合同文件。合同的原始文件是承包商投标报价的基础,是施工索赔的主要依据。同时,承包商提出施工索赔时,必须明确说明所依据的具体合同条款。

2.后续合约,即工程师在施工过程中会根据具体情况随时发布一些书面或日头指示。承包商必须执行工程师的指示,同时也有权获得执行该指示而发生的额外费用。另外,合同实施期间,参与项目各方会有大量的涉及工程技术问题的往来函件,以及商讨解决合同实施中的有关问题的会议记录,由于多方的核签,这些也是文档管理的重要组成部分。

3.施工记录,包括施工技术纪录、工程财务记录、现场气象与环境变化记录等。 财务收支记录材料,如施工进度款支付记录,工人工资表,月报表等。 其他相关市场信息资料与政策法令文件。

承包商的合理索赔需要提交标准系统化的索赔报告,而索赔报告除了清晰明确陈述己方索赔权利,准确合理计算索赔要求外,充分有力的证据是必不可少的。而索赔证据的积累正是与平日的文档管理分不开,在一些大型工程项目中,甚至专门会设立独立的文档控制中心集中实施文档管理,由此可见完善有序的文档管理是实现成功索赔的关键。另外,完善的文档管理也可以帮助承包商及时敏锐的发现索赔机会,避免己方合理的索赔权力丧失。如在工程师的变更通知,不可预见性的天气地质报告等等文档管理工作,实际上是工程索赔的信息来源。

四、工程施工索赔管理要贯穿于工程建设的全过程

工程施工索赔是集合工程技术、施工经验、合同知识、法律经济基础等多方面知识的综合应用,因此工程索赔是一种高智力、高水平的经营管理活动。对于大多工程项目,索赔的出现在所难免,它是合同双方合理伸张自身权益的手段。但是想要做好合同索赔工作,必须在整个工程全过程中树立起索赔意识,建立索赔管理体系。

首先,在工程项目前期,即应该树立起索赔意识。例如,在投标前对合同文件条款充分研究,对施工现场条件方面仔细勘查,在编制投标报价时搞清工程量的虚实以备索赔事件发生时的及时合理的应对。

其次,在工程施工阶段,要做好索赔工作。建设过程中,索赔工作的安排要有一个总的时间安排。每个工程项目可能有很多具体的索赔事项,它们发生的时间有先有后,但应随着整个工程的建设进度,合理安排索赔事件发现、申报、论证、讨论及解决的时间。根据国际工程的承包实践,承包商的索赔要求应及早提出,抓住紧要的方面来解决,避免合理的索赔被无限期地拖下去。因此在工程建设过程中,承包商要掌握索赔的有利时机,争取在工程建成以前完成主要的索赔谈判和付款。一般来说。发现索赔的阶段从投标时就开始了。可以延续至工程建成一半的时期;晚于这个时期提出的具体索赔事项,往往来不及得到彻底的处理。工程建成四分之一至四分之三这个阶段,应该是大量地、有效地处理索赔事项的时期,承包商应抓紧时间让索赔争端在这一段时间解决。

最后,在工程竣工阶段,合同双方应就工程中未达成一致的争端进行协商谈判,力争友好协商的解决,避免将争端推向仲裁或诉讼。

虽然索赔是合同方尤其是承包商合理伸张自身权益的手段,但同时它也是一把双刃剑。有时,索赔会因激怒对方而带来报复性伤害,尤其是一些强势业主。因此这就要求索赔方柔中有刚、委婉巧妙,恰到好处地激发对方认同感,赢得对方的同情与重视。对于每一项索赔工作,承包商和业主都应力争通过友好协商的方式解决,不要轻易付诸仲裁或诉讼。因为后者不仅需要花费巨额的仲裁或诉讼费用,而且往往时间也会拖得很久,另外过多的仲裁或诉讼历史对合同方的名誉也有所影响。

现如今,建筑工程倡导将伙伴合作关系引入工程合同范本之中,“伙伴关系”(Partnering)是指两个或两个以上的组织之间为了获取特定的商业利益,充分利用各方资源而做出的一种互相承诺。例如2000年,英国咨询建筑师协会(ACA)出版了“项目伙伴关系合同标准文本”(The ACA Standard Form of Contract for Project Partnering,简称PPC2000),这是第一份以项目伙伴关系命名的标准合同文本,它把在项目中建立伙伴关系的理念以合同的形式固定下来,促进了伙伴关系管理模式的进一步完善和发展。

因此,从上述可见,合理的工程索赔需要处理好与伙伴合作战略之间的关系,尤其是在市场拓展阶段,有时候工程的利益需要服从企业市场战略,需要结交当地有优势的工程群体,而此时把牺牲索赔利益充当市场拓展的必要手段就显得非常明智。