信息技术在档案管理中的应用

姚秋媛

摘要:随着科学技术的不断发展、网络技术的革命以及计算机应用的普及,计算机作为信息技术的代表从辅助性工具发展成为一种工作方式,由此产生了大量的机读文件,使信息化所覆盖的信息收集、加工、传递与共享,具备了充分必要的条件,信息化已成为当今社会发展的大趋势。而在档案管理方面也面临着信息化的深入。本文通过对信息技术的探讨,对信息技术在档案管理中的应用做简要分析。

关键词:信息技术;档档案信息化源于现代档案事业发展的需要。昨天的文件已成为今天的档案,今天的电子文件将会成为明天的数字档案。档案信息化推动了档案管理的深刻变革。电子记录归档保存、馆藏档案数字化以及档案信息网络化服务已成为社会发展的主流趋势。档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分,正面临着信息化时代的巨大挑战。档案工作不再延续大量的手工操作,而是借助于计算机实现具和手段。档案的收集、整理、保管和提供利用的传统方式不仅难以适应快节奏、高效率社会发展的多元化利用要求,而且也难以保障信息化时代档案信息的收集、管理和永久保存工作的有效开展。档案信息的检索服务不能仅仅局限于传统的档案保管方式,而应从信息利用的角度来组织和提供档案信息服务。因此,档案工作者需要转换思维方式、改变传统观念,在传统档案管理模式上探索如何创新。同时,档案信息化建设对档案工作者的知识结构也提出了新的要求,仅精通档案业务知识的人员已不能完全适应新形势发展的需要,唯有辅以计算机、数据库、网络通讯等知识的复合型人才才能在新时期档案工作中如鱼得水、操控自如。

1 信息技术应用于档案信息管理的必要性分析

在社会的信息系统中,档案信息作为一种重要的信息资源而占有特殊的地位和作用。档案电子化是目前档案管理工作必须实施的重要工作,这已经成为大家的共识,而且在档案的管理中计算机的应用确实带来了非常显著的成绩。在档案信息管理中,计算机技术具有手工管理所无法比拟的优势,如存储量大、可靠性高、检索迅速、查找方便、保密性好、寿命长、成本低等优点,这些优点可以大大提高档案管理的效率,也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。但是目前档案管理工作仍然处于人工管理或半人工管理状态,档案的信息功能不能得以充分发挥。所以,为了适应当今信息处理技术发展的要求,提高档案信息现代化管理水平,计算机技术作为一种新兴的技术手段,在档案信息管理中应当得到更加广泛的应用。

2 信息技术在档案管理中的应用

2.1 信息技术在档案管理的应用步骤

2.1.1 收集整理

这是电子计算机信息技术档案管理的基础。在这个过程中,要求档案管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平,手脑并用,勤快踏实肯干,经常深入下去做好资料的收集和整理,掌握第一手资料,这是一项非常重要的工作。因为计算机只是一个辅助工具,无论其如何先进,管理者都是第一位的,掌握资料并将资料准确无误地输入计算机,才能发挥计算机的应用作用,否则,档案管理计算机化就是一句空话。

2.1.2 归纳分类

这是电子计算机信息技术档案管理的关键。有的时候计算机档案管理人员在档案资料收集过程中收集到的资料是不完整的,这就要求档案管理人员对收集来的资料进行认真地筛选、分类、加工和整理,这是实行计算机档案管理的前提和条件。只有做好了这方面的工作才能有效地将收集到的资料分门别类输入到计算机中,这是实行电子计算机档案管理最为关键的一步。

2.1.3 查询和提取

这是电子计算机信息技术档案管理的最终目标。前面做的大量工作,包括资料信息的收集、整理、归纳、分类,其最终目的就是为了将收集到的资料信息输入到计算机中,为日后的查询和提取打下坚实的基础,只有将这些资料存入到计算机中,才能更好地发挥计算机在档案管理中的作用。例如:某市西区污水中水管线工程是省市重点工程。该工程项目总长度为93.3公里,共32个标段,横跨和穿越多条道路,将水送入发电厂。由于线长、面广、点多,工作面分散,施工难度大,多年来各方在施工中配合不力,造成地下管线众多,既有电信部门铺设的光纤电缆,也有热力部门铺设的供热管道,以及供气部门铺设的燃气管道等地理情况复杂,施工难度之大前所未有。为保证施工质量及进度,避免施工中造成不必要的损失,作为施工一方的代表,水务工程有限责任公司技术人员在档案管理人员的大力支持和协助下,利用计算机调阅了大量的档案资料,方便、快捷地查清了地下各种管线敷设情况,从而安全高效地保证了施工的顺利进行。他们由衷地说,公司档案室数据收信准确、资料编排规范,查找资料方便快捷高效,真是我们施工部门的好后勤、好帮手。

2.2 借助信息网络平台宣传,提高档案利用率及效果

档案是一个单位保留下来有参考和借鉴价值帮助单位顺利开展各项工作、给单位以后的工作提供启示、开阔思路的可利用的重要资料。为了使这些静态的资料变为可灵活利用的资料,我们借助网络平台进行宣传。例如校园网络平台的建设,教师们只要进入校园网络平台就能接收到有关档案宣传的信息,这样既省时省力又提高了工作效率。比如,每个学期初和学期末,各班班主任可借阅班级工作计划总结做参考,这样就为开展班级教学工作开阔了思路,特别是对年轻班主任的成长起到了引路的作用。因为每位班主任都要全盘考虑班级各项工作,并撰写班级工作计划和总结。作为一名年轻教师初次担任班主任,班级管理方面的经验比较欠缺,借助信息技术与档案管理结合就显得非常重要。如何使教师利用好校园信息网络,用好学校可参考的教学档案,使之更好地服务于学校教学工作,我认为应当是学校进一步改进和完善的工作。教师们通过办公平台,了解档案的作用与益处后,借阅档案资料的次数就会

增加。根据学校工作岗位的不同,教师所借阅档案的类别也就不同。

2.3 借助多媒体,提高档案案卷质量

档案管理从某种程度上讲可以体现一个单位的管理水平,是展现一个单位精神风貌的窗口,所以,档案的质量至关重要。档案要体现出它的最大价值,发挥出最大的作用,质量是起着关键的作用,利用信息技术正好实现了这一点。首先,运用信息技术,可以使归档资料格式和纸张统一,字体统一,这样避免了手写体的字体和笔的色迹不统一。原来档案的格式、纸张虽然能保证统一,但不能保证整齐规范。现在统一打印的档案资料字迹清晰、整齐,便于借阅和阅读。其次,在档案管理工作中,利用电脑技术打印卷皮,既充分体现了办公自动化,又可以实现无纸化办公。我们可以根据卷皮的大小,固有的格式来设计打印格式,根据卷皮题日内容、起止年月、保管期限、件数、页数及案卷号等所在卷皮的位置,来进行调整,使打印的内容正好处在恰当的位置,卷皮上没有手写字,为整个案卷增色添彩。

3 结语

通过以上几点,我们可以发现在计算机档案管理中实行信息技术管理有许多益处:⑴整合和提高了资源利用率,减少人力、物力、财力和时间的浪费。⑵缩短查阅时间,提高档案信息的时效性。使用档案管理计算机化,编者可直接利用机读形式,利用计算机的功能,完成计算机的加工工作程序。⑶改变信息加工工作受经费限制的局面。通过档案管理计算机化,可一次投入,多次产出,极大的节约了经费。⑷扩大了社会影响,拓宽了服务范围。档案管理计算机化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,从而提高了档案部门的地位。所以,档案管理信息化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨,与世界同步。案管理;信息技术应用