经济责任审计的询问技巧

张立敏

摘要:在经济责任审计实践中,获取经济责任审计信息的一个重要渠道主要来源于对领导干部及其中层干部和有关人员的询问。审计询问方法通常是在审前调查基础上,了解被审计单位一定情况后,围绕经济责任审计方案,列出需要了解的问题进行询问,其目的是从权力制约控制方面了解领导干部履行经济责任情况,从账册不能明显反映或需要审计询问才能识别其财务管理、行业管理、重要经营事项决策和个人廉洁自律等方面的薄弱环节,从中分析问题线索。所以要想进一步搞好经济责任审计工作,非常有必要掌握审计询问方法。

关键词:经济责任;审计

1充分认识经济责任审计询问方法的作用

审计询问方法在信息沟通上起着支配作用,能够将注意力集中在关键性问题,进一步扩大经济责任审计成果、提高工作实效。恰当的询问还可以减少冲突,促进协调,减少情绪化反应的危害,如实反映有关问题线索和问题形成的背景,使审计人员在审计中做到有的放矢。

1.1审计询问方法最主要的功能作用是有效信息交流

几年来的经济责任审计实践中,紧紧抓住与被审计方接触的机会,宣传介绍经济责任审计制度和经济责任审计工作的经验作法。审计询问是经济责任审计面对面接触的一个好的时机,是宣传经济责任审计工作方面的恰当时机。搜集的信息可靠性、有效性以与被审计方之间的无障碍沟通为基础,有效的交流最终彼此可以相互学习,相互理解,增加了解,增进友谊。不断营造经济责任审计工作良好氛围,收集必要的审计信息。

1.2审计询问方法是说服和协商被审计方的工具

当审计人员简单地告诉被审计方如何解决问题或改正其不足时,被审计方可能会漠然处之。有效的询问比简单给出结论难度大,但却是一种更有效的说服手段,使被审计方相信特殊审计建议有用或有效的最好方法,就是让被审计单位自己说服自己,通过询问把被审计方引导到正确的思路上来。最好让被审计方感觉到仿佛是他们自己逐渐提出了审计建议。最好询问被审计方能够容易确认的问题,而不要马上侵入被审计方的私人领域,在细节性讨论展开之前识别出敏感性话题。如果被审计方把这种询问当作是审计服务于自己的一种方式,被审计方更愿意合作。运用询问技巧,能将被审计方的疑惑和不信任转化为增进合作和揭示有关问题的动力。

1.3 审计询问方法是发现典型案例的重要途径之一

一是通过审计询问,可以了解掌握并发现账册以外存在的经济活动情况,从而可以掌握重大经济问题线索。二是通过审计询问,了解被审计方内控制度建设和管理情况,分析存在的薄弱环节,还可以采取内查外调等办法予以查证,找出突破口,提高审计实效。

2 精心设计经济责任审计询问内容

审计询问是审计主客体之间的一种交流方式,审计询问的对象除一般干部外,主要还是领导干部,虽然是监督与被监督关系,但不能逼问,也不能审问。审问式、逼问式的询问只会增加被问者的心理压力,产生逆反情绪,询问无法进行。只要询问方法得当,设计巧妙,将对整个审计计划起到事半功倍的效果。所以审计人员要尽量用自然、流畅的言词询问,特别对领导干部询问内容尽量用请教式、聊天式的方式进行。

询问内容要有统一性。审计询问内容因项目、因人而宜,每一项目审计询问内容不同,同一项目询问不同的人内容也不尽相同,但总体上内容还是统一的,只是深度不同,测重点不同罢了。如每一项目,对被审计方的领导班子成员询问时,内容一般包括五个方面:一是你何时现岗位分管何工作,对涉及经济活动的工作介绍如何罚款、收费、内控建度建设、决策执行、管理等,从中分析搜集需要的信息;二是被审计者从经济责任审计角度,履行经济责任审计方面应该给予肯定和倡导的地方;三是被审计者任期履行经济责任方面存在哪些薄弱环节、留下哪些后遗症;四是遵守廉洁自律情况;五是需要侧面了解的重要询问内容。中层干部询问内容就可以不讲第二条,甚至第三条,对一般人员询问内容,应重点是第五条。对被审计对象询问一般是在审计实施结束,也可以在审计实施中初步询问有关问题,最后以审计组拟的征求意见稿书面征求,询问反馈内容以书面形式反映。

询问内容要有艺术性。审计询问除了要围绕审计目标,精列要点,做到深浅适度外,还要讲究设计的巧妙。因此,审计人员要认识每一审计项目的特点,明确审计的重点。同一问题,询问方法不同,其效果亦不一样。因此,在审计中,要讲究问话的技巧。

询问内容要有针对性。审计人员的语言要最大限度地发挥其针对性的潜能。对群众信访反映比较具体的审计项目,在审计询问时要有重点,有针对性询问,才能回答群众反映的问题。

询问内容要有启发性。启发性的询问,不仅可以影响被审计方的思维,也可以使审计工作收到意想不到的效果。审计组有时会遇到被审计者拒绝提供相关资料的情况,可以举例询问一同参加询问的审计人员,此类问题某一怎么处理的,最后的结果,某二又是如何对待,结果如何,如此测面讲明相关法规,讲清责任,激发被审计方的思维,使其明白不提供相关资料,将追究其责任。这种审计人员之间的启发性提问,有时可以收到奇效。

询问内容要有探讨性。审计询问介绍情况时,感觉经济活动某一方面存在一定破绽,但此时又没有发现被审计方在此方面存在问题,询问时间有限,不能等查出一定情况后,再回顾头来询问,此时,要与多个被询问者,以探讨的方式,分析这个环节管理有漏洞、可能存在某问题,对方可能讲可能会出问题或虽有漏洞目前没有出现问题,这时我们就可以调整思路,重点查此环节是否存在问题。如某单位审计中经询问探讨,分析某科室权力集中,某工作人员收费环节有漏洞,从而剖析了存在的问题,查出存在多收、少收、不收的问题,引起了被审计的重视。

询问内容要有时效性。在对群众反映较多的领导干部经济责任审计时,询问时要快捷准确,对询问其重要问题和矛盾焦点问题时,对每一当事人要询问具体,时刻引导围绕重要情节重要观点来讲,对所有询问者询问的时间要集中,讲求时效性,有的问题不能拖、甚至不能过时日、进行突击性询问,以求得审计观点,对一般性内容要以点带面,缩短审计时间,使后任能及时投入正常工作。

3 营造经济责任审计询问环境

审计询问审计人员要时刻营造掌握主动权的询问环境,要做到有效倾听,一旦开始询问,必须以机警、安定和全神贯注的姿态,对听到的回答表现出浓厚的兴趣,营造出自然轻松的审计询问环境,才能让被审计方讲的认真、反映的具体。

恰当表现举止言行。在与被询问人交谈的过程中,要通过举止言行反映注意力集中,让彼此的视线保持令人舒适的接触,同时,要特别注意不要让外部的事情,譬如电话铃声、同事的交谈声或工作现场的其他活动所干扰。不能分心走神或者在与被审计方交谈时翻阅其他材料,否则发出的信息会使被询问对象认为所说的内容没有受到应有的关注。

投入地倾听谈话。在审计询问的过程中,被审计方说话的声调、措辞和心情与其提供的信息一样重要,能帮助区别其反映的主要问题和次要问题。例如:对询问某个问题和细节时,被询问者沉默略停屯稍显紧张后挠开话题,实际上这种情况,可能发出信号,有重要的审计线索需要查证。

引起共鸣地谈话。倾听不是简单地重复,而是用审计人员自己的话来重复表述被审计方的思想和意识的方法,引起对方共鸣,确定核实谈话人的观点。当然,并非对被询问的每个答复都要引起对方共鸣,它主要适用于对包含重要审计问题或带有情绪化的答复。通过询问引导使被询问人有机会深入思考所谈内容,并根据我们的反馈信息改变或修正自己的观点。

总之,审计人员如果能巧妙的运用询问技巧,与被审计方有关人员做到恰当的询问,会使审计工作能够更有效率的开展和进行,从而提高审计质量,降低审计风险。