ABC管理法在采购成本分析与控制中的应用

于海燕

提要成本的分析与控制是企业采购管理的工作重点之一。本文简述采购成本的重要性,采购由战术地位提高到战略地位,已成为企业经营的一个核心环节,是获取利润的重要来源,在企业的产品开发、质量保证、供应链管理及经营管理中起着极其重要的作用。一些原因造成采购成本居高不下,这样企业应在采购成本分析方面做出很多努力,以降低采购成本。

关键词:采购;成本;分析;控制

中图分类号:F27文献标识码:A

一、引言

在传统思维里,采购就是拿钱买东西,目的就是以最少的钱买到最好的商品。但是,随着市场经济的发展、技术进步、竞争的日趋激烈,采购已由单纯的商品买卖发展成为一种职能,一种可以为企业节省成本、增加利润、获取服务的职能。在企业的产品开发、质量保证、供应链管理及经营管理中起着极其重要的作用。采购成本是企业成本管理中的主体和核心部分,采购是企业管理中“最有价值”的部分。正确确定采购的地位,是当今每个企业在全球化、信息化市场经济竞争中赖以生存的一个基本保障,更是现代企业谋求发展壮大的一个必然要求。

二、采购成本分析的内容

采购成本包括订购成本、存货储备成本和品质构成成本。

1、物料的订购成本。包含以下成本:请购手续成本,包括请购的人工费用、用品费用和主管的审查费用;采购成本,包括估计、询价、比价、议价、采购、通讯联络和用品等费用;收货验收成本,包括验收的人工费用、交通费用和仪器仪表费用;进库成本,主要是物料的搬运费用;其他成本,包括会计入账、支付货款等花费的费用。

2、存货储备成本。包括以下费用:资金成本,存货的品质维持需要拖入大量资金,投入的资金便丧失了其他使用这笔资金的机会。如果每年其他使用这笔资金的投资回报率为20%,那么每年存货资金成本为这笔资金的20%。搬运成本,存货数量增加,搬运和装卸的机会也增加,搬运工人与搬运设备同样增加,其搬运成本相应增加;仓储成本,包括仓库租金、维护和管理等费用;折旧及陈腐成本,存货容易发生品质变异、破损、报废、价值下跌和呆滞料,造成相应的费用损失其他成本,包括存货的保险费以及其他管理费用等。

3、品质成本。设计品质成本:指企业为保证产品的设计品质适合用户要求和生产要求所投入的费用,以及设计缺陷所造成的损失;采购品质成本,指为促使和鉴定采购物达到合同规定的品质要求所支付的费用,以及采购物未达到品质要求给采购方造成的损失;边际品质成本,指品质成本对产品品质特性最小单位变化的变动成本;用户品质成本,指用户为了获得品质满意的产品所支付的费用,以及产品品质不能满足用户要求给用户造成的损失;社会品质成本,指国家品质监督机构、环境保护机构、用户权益保护组织等在鉴别和促使改进产品品质、环境保护等方面投入的费用,以及产品品质不良造成危害给社会带来的经济损失;全寿命品质成本,指产品从市场调研、研制、生产、使用到报废、销毁的全过程中,缺少的对实现全寿命品质控制所投入的费用,以及产品品质不良造成的损失;作业品质成本,指企业为促使品质人员提高作业效果所支付的费用以及作业差错造成的损失。

三、采购成本结构分析

应用ABC管理分类可以有效地反映企业采购成本的结构。ABC管理法根据事物的经济、技术等方面的主要特征,运用数理统计方法,进行统计、排列和分析,抓住主要矛盾,分清重点与一般,从而有区别地采取管理方式的一种定量管理方法。又称巴雷托分析法、主次因分析法、ABC分析法、分类管理法、重点管理法。它以某一具体事项为对象,进行数量分析,以该对象各个组成部分与总体的比重为依据,按比重大小的顺序排列,并根据一定的比重或累计比重标准,将各组成部分分为ABC三类,A类是管理的重点,B类是次重点,C类是一般。习惯上常把主要特征值的累计百分数达70%～80%的若干因素称为A类,累计百分数在10%～20%区间的若干因素称为B类,累计百分数在10%左右的若干因素称C类。

ABC分析和哲学中抓主要矛盾的理论还是有一定区别的,主要区别在于,ABC分析用数量的研究方法来分析出“关键的少数”,这就使这种分析手段更容易排除假象而认识到事物本质,更容易排除主观随意性而客观地认识问题。由于采用了数量的研究方法,才使千百年来人们头脑中“主要、次要”、“关键、一般”、“纲、目”等认识,转变成了具有较强科学性的现代管理方法。

四、采购成本的控制

在现在大多数企业里,多头对外,分散采购,信息渠道不完善,采购数量多、品种多,不能准确了解供应商成本的高低,市场竞争激烈,造成企业采购成本一直居高不下。因此,控制采购成本是亟须解决的问题。

1、对于A类项目的采购成本控制。建立、完善的采购制度,做好采购成本控制的基础工作。采购工作涉及面广,并且主要是和外界打交道,因此如果企业不制定严格的采购制度和程序,不仅采购工作无章可依,还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面:建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。

2、对于B类项目采购成本的控制。确定适宜的采购时机与合理的采购批量采购过早、库存过多都会增加库存费用。采购过晚、库存过少,会引起缺货损失。采购批量过大,有可能产生积压;采购批量过小又会增加采购次数、增加采购的固定费用。所以,企业应根据库存和销售情况确定适宜的采购时机与合理的采购批量。优化整体供应商结构及供应配套体系,这包括通过供应商市场调研等寻找更好的新供应商、通过市场竞争招标采购、与其他单位合作集中采购、减少现有原材料及零部件的规格品种进行大量采购、与供应商建立伙伴型合作关系取得优惠价格等。

3、对于C类项目采购成本的控制。实行战略成本管理来指导采购成本控制。估算供应商成本的高低,这是影响采购价格的最根本的。在与供应商的谈判过程中,只有了解对方的成本,才能在价格上占主导地位,因此要加强与供应商的联系和沟通,多了解哪些材料成本的比重大,哪些少,才能制定出合理的采购价格,使双方都满意,从而达到双赢的目的。在竞争中,了解竞争对手的情况。只有清楚地知道竞争者的优势和劣势,才能更好地争取到供应商,通过对现有供应商的改进来降低采购成本,如促使供应商实施即时供应、改进供应商的产品质量以降低质量成本、组织供应商参与本企业的产品开发及工艺开发降低产品与工艺成本。通过运用采购技巧和战术来降低采购成本,提高谈判技巧和对策,以及采购方案,使采购的商品的成本达到最低化。

五、结语

总之,在现代企业里,由于采购成本分析不够准确,造成企业采购成本过高,也有一些企业只关注企业的某一项成本,而忽略了整体成本,使企业的经济效益一直都上不去。企业只要广开思路、明确方向,完善采购管理工作,创造性地开展工作,用科学的物流系统理论指导采购工作,做到理论和实践相结合,就能在激烈的市场竞争中逐步发展、壮大。

(作者单位:长江大学管理学院;指导老师唐立新)

主要参考文献:

[1]鞠颂东,徐杰编著.采购管理.机械工业出版社,2005.

[2]何玉梅.采购过程的成本控制探讨.集团经济研究,2005.7.

[3]傅桂林,袁水林编著.物流成本管理.中国物资出版社,2007.