谈如何切实加强档案资源建设

李冬梅 王洪伟

档案资源建设,是发展档案事业的物质基础。加强档案资源建设,是推动档案事业快速发展的重要工作,要搞好档案资源建设就要不断提高对其重要性的认识,不断调整思路,开阔视野,拓宽收集范围,大胆创新,提高档案馆档案的数量和质量。

一、不断提高对加强档案资源建设重要性的认识

党的十七大报告提出了推动社会主义文化大发展大繁荣的重要任务。指出,当今时代,文化越来越成为民族凝聚力和创造力的重要源泉、越来越成为综合国力竞争的重要因素,丰富多彩的精神文化生活越来越成为我国人民的热切愿望,要坚持社会主义文化前进的方向,兴起社会主义文化建设高潮,激发全民族创造活力,提高国家文化软实力,使人民精神风貌更加昂扬向上。把文化建设放在提高国家综合实力的重要战略位置上,为我们今后全力推进我市文化大发展大繁荣指明了方向。因此,我们在工作中,应当不断加强文化资源重要组成部分即档案资源建设,从而为加强文化建设做出我们档案工作人员应有的贡献。档案资源是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的档案的总和。它包含三个基本要素。一是档案来源。这里涵盖了时间和空间两个方面,其一,在时间上形成国家档案资源的主体,不仅是历史形成的,也包括现在形成的,具体而言,它包括了档案馆室中的历史档案,也包括了当前信息时代所产生的电子档案。其二,从空间上看,不仅包括国家调控范围内的机关、团体、企事业单位,也涉及国家和社会有保存价值,这里也是包括两个方面,既是针对国家机构而言,也是针对其他社会组织和公众而言,它反映出一种立足整个社会,面向广大公众的价值观。三是载体形式。指人类社会活动的记录载体,不仅要有纸质,还要有光盘、软盘、图片、录音、录像带、印章、像章、缩微胶带等等。因此,我们在加大档案资源建设过程中,一定要充分认识档案资源的特质,对各个方面,各种形式的档案资源都要给予高度重视,加大征集和保护力度。积极拓展档案馆功能,不断提高档案资源建设水平,要把丰富馆藏资源作为档案资源建设的重点,持续不断地抓好馆藏资源建设;把拓展档案馆社会服务功能作为提高档案资源利用水平的有效途径,把档案馆建设成有文化品位、有地方特色、有现代化信息,体现社会性、文化性、开放性、公益性、公共性的活动场所,为群众提供查阅信息、参观学习等多元化服务;把整合档案信息资源作为档案资源建设的重要手段,积极推进整合档案信息资源工作。

二、不断调整思路,开阔视野,拓展收集范围,提高档案馆档案的数量和质量

一些综合档案馆应当征集的档案资料未能及时收集进馆。主观上讲,是由于受认识、观念等原因影响,思路不开阔,认识水平不够,资料收集局限在本级党政机关范围内;客观上讲,由于受体制、隶属关系等的限制,认为管不着人家,也不好向人家收集;有些档案资料是有偿的,而又由于经费所限无法收集。这些都影响了档案铅字档案资源的建设。因此,要搞好档案资源建设,首先要开阔视野,立足全局,要树立只要符合“对国家和社会有保存价值”的标准,那么,不论其所有权归属,都应纳入档案资源建设的视野。档案资源属于人类社会,档案资源建设是整个社会文化财富的建设,它建设的力度,取决于认识的深度和清晰的工作思路。因此,日常工作中,要把档案资源建设放在事业发展全局性的高度加以考虑,无论是制定长期规划还是年度计划,都要把档案资源建设列为重要内容。同时,争取政府和上级业务部门的支持,协调好各方面关系,或给予政策引导和支持,还要争取财政的支持,为收集专门档案、名人档案等特色档案提供经费保障,从而切实保证档案资源建设的不断推进。

三、大胆创新,把档案资源建设工作推上新台阶

多年来,从中央到地方在档案征集管理方面已经制定、形成了较为全面的档案管理制度和办法,有力地推进了档案资源建设。但这些制度和办法还不够完善,特别是社会主义市场经济基本建立的今天,公有制实现形式的多样化,以公有制为主体,多种所有制并存的格局已经形成;企业兼并、破产;事业单位改制转企、重大活动等过程中的档案处置,还有名人档案管理等都没有相应的、详细的、可操作性强的管理细则或办法。这也或多或少的影响了档案资源建设。只有不断开展积极的探索,大胆创新,完善思路,才能理顺关系,拓展范围,使档案资源建设由档案部门的部门行为逐步扩展到众多部门的联合行为乃至政府行为,有效地聚合资源建设的力量,加大档案资源建设的力度,才能保证档案资源建设工作的顺利开展。近年来,我们认识到,档案事业要发展,必须用科学的发展观来指导,必须把档案事业的发展放在服务中求发展,在发展中提高服务能力和服务水平。从而形成良性发展循环。牢固树立了大征集观念。具体措施是:一是按照《档案法》和省条例的要求,开展好常规档案征集工作。二是面向社会公开征集。即通过在媒体上发展征集通告的形式,公开征集有价值的档案与图片。三是根据工作中出现的新情况,由局领导随时与相关单位联系沟通和协商,扩大档案征集范围。取得了很好的工作效果。一是档案征集实现了快速发展。二是馆内档案门类得到丰富。有文书档案、名人档案、工程档案、抗非典档案、先进性教育档案、婚姻档案等。三是扩大了广大人民群众对档案的了解,提高了档案的知名度。我们还派人参与全市的重大活动,随时征集活动的基础档案和图片档案。根据构建和谐社会的现实,加强了对民生档案的支持和指导。

总之,档案资源建设是一个系统工程,是一项长期工作。它需要我们档案人员坚持不懈的努力,更需要政府、组织、个人等各个方面的支持和帮助,只在这样才能切实做好档案资源建设工作,把档案资源建设工作不断推上新台阶。

(编辑/李舶)