加强学校档案管理 强化主动服务意识

摘要：档案法的颁布实施，使档案工作走上了一个更加良好的新局面，做好档案工作主要的是深化档案管理，提高档案的服务意识，才能体现档案的自身价值。

关键词：档案管理；服务意识；主动服务；群体意识

中图分类号：G648文献标识码：A文章编号：1009-2374（2009）09-0075-02

档案是历史的见证,是人类智慧的结晶,是党和国家宝贵的文化财富。我院是一所高等医学院校，以其学制长、专业门类多、学科分类细、档案资料学术价值高等诸多因素而显示出其特色，所以搞好档案资料的收集、整理、管理和利用等系列服务工作是十分重要的。从党的十一届三中全会以来，随着党的工作重点转移，档案管理部门逐步由封闭型向半开放型和开放型转化，为四化建设服务方面做了大量工作，取得了显著成绩。特别是档案法的颁布实施，使档案工作走上了依法治档的轨道，为档案工作创造了良好的条件，档案工作应该有一个更加良好的局面。如何开创档案工作新局面呢？我认为当前应该把注意力放在深化档案管理和强化主动服务意识上来。

一、加强领导，增强档案的群体意识

增强档案意识，是做好档案工作的前提条件。为了切实增强全院各处、系、部的档案员意识，领导意识和全员档案意识，从三个方面开展宣传工作：（1）档案管理在机关工作中的重要地位和作用使大家认识到档案工作不是可有可无，而是作用重大的一项工作，是传递、贮存信息的重要工具和手段；（2）档案管理与机关职能部门工作的关系，使大家认识到档案工作与机关职能部门工作之间是一种相互服务，相互促进的统一关系；（3）档案管理的基础知识。办公室积极采取学习文件，业务辅导、参加培训等形式，特别是对兼职档案员讲解档案工作业务知识，使大家对档案管理比较熟悉。通过一系列的工作，全院各处、系、部的档案工作有了明显的提高，主要表现在以下四个方面：

1．在管理领导上，由过去只是分管领导重视变为领导群体重视，做到了书记亲自抓，分管院长、主任具体抓，其他领导积极主动配合抓。学院成立了以主管档案院长为组长的各处、系、部档案领导小组，有效地保证了档案工作的日常管理和达标升级的顺利开展。

2．在管理力量上，由过去只是办公室专门管理转变为以院长办公室为主体，有关职能部门配合的网络管理体系。各职能处、系、部室配备了兼职档案员，形成了档案管理为处、系、部提供服务，各处、系、部主动支持搞好档案管理的局面。

3．在管理内容上，由过去只重视文书档案转变为有人事、财务、基建、科技、教学、临床教学等全面管理综合档案，做到了全院档案资料按标准统一收集、整理，按规定要求统一管理。我院从1965年至2007年综合档案室存有各类档案、资料共 8267卷（册），其中文书档案5436卷，会计113，教学1671卷，科研186卷，基建794卷，外事、声像、照片67卷。

4．在管理设置上，由过去比较简陋的条件转变为基本符合国家规定标准要求。各处、系、部都根据院里的实际，按照有关规定和要求，积极支持和配置了档案管理设施，使学院综合档案室都已形成了一定的模式，做到专人专室和专柜。为了使档案有较好的管理条件，对档案库房进行了更新；由过去简单的木质档案柜、架一律改为按国家标准要求的档案柜、档案装具、检索工具柜等，除此之外还配有温湿计，照相机、复印机、灭火器、电脑、扫描仪、去湿机等等设备及安全报警装置。并在1994年我院就实现了档案微机管理。2007年全院又更新为网络版管理系统。

5．在管理利用上，强化服务功能。档案管理的目的在于应用，在于为教学中心工作搞好服务。近年来，根据国家教育、湖北省高等教育发展规划精神，结合学校办学实际和医学教育发展趋势，科学制定了“十一五”发展规划，明确办学指导思想和办学定位：力争经过15年的努力，到2020年把学校建设成为省内一流、国内知名、国际知晓，2～3个专业进入国内同类医科院校领先行列的教学型医科大学。那么，学校的基本建设、教学评估、审报硕士授予权等等的档案管理工作也大有作为。近年来随着我院招生规模的不断扩大，基本建设也在不断加速，诸多项目工作都涉及到档案作为查找依据。鉴于此情况，综合档案室及时调整思路，主动为重点项目搞好服务，保证了各重点项目工作的顺利进行。如在勤政楼、老图书馆的旧房改造时，就是依据基建档案资料才得以找准各个持撑基础点的，更是工程质量和进度大大提高、提前。目前，基建档案的利用率越来越高，为我院重点项目建设的服务功能也越来越强，更进一步为我院基本建设又好又快地发展奠定基础。

二、抓管理，健全制度，努力提高档案管理水平

档案管理是一门融技术和政策性于一体的学科。因此，我们在坚持标准上下功夫，在规范管理上花力气，积极创造条件向档案管理规范化、系统化、科学化方向迈进。（1）建立健全各种档案管理制度和登记簿。档案管理制度是实施档案有效管理的保证，为了使档案管理真正落到实处，学院建立健全了档案的管理制度、保密制度、利用制度、安全保卫制度等。为了杜绝档案资料在收集、整理和开展利用中的差错发生，我们还建立了档案借阅登记簿、收发文登记簿、三密文件登记等；（2）按照升级标准，实行档案管理“四统一”。根据《湖北省机关档案管理升级标准》的要求，按章行事，毫不含糊。如在档案分类整理中，严格按照规定标准进行认真整理。学院档案管理实现了管理制度、档案装具、案卷排列、封面书写“四统一”；（3）规范了管理程序。为了更好地深化档案管理工作，规范管理及操作程序，我们坚持平时立卷，按照有关要求和规定，实行分类归档；（4）文件资料的传递上，一律按文件的轻重缓急，区别对待，分类处理。为了查找方便，还设立了案卷分类一览表，基本做到了收发传递快，资料收集全，整理装订美观，查找文件准。

三、摆正档案工作位置，解决自身认识问题，以实际行动提高自身社会地位

档案工作属于上层建筑的范畴，它是为教学基础服务的。但是在实际工作中，时常听到人们对领导不重视档案工作和社会对之不公的埋怨声。这固然不排除上述问题存在，但是也确有我们自身的认识问题。

我认为有三个认识问题亟待解决。首先是要摆正档案工作的位置。档案工作重点应转变到服从并服务于四化建设上。不论过去还是现在，档案工作都处于“服务”的位置上，那就不能把它强调到不适当的程度，过分要求领导像重视教学工作那样去重视它，从而不恰当地去责怪领导。特别不应忽视自身认识上片面性的一面，应自觉摆正自己的位置。只有体谅领导的难处，才不至于产生对立情绪，产生负效应。其次是应从自身认识上去解决，有些分管档案工作的领导并不十分了解档案工作，要靠我们去多请示、多汇报、多做宣传工作，让领导尽快地熟悉档案工作，认识其重要性，从而重视它，绝非埋怨所能解决问题的。第三点，也是最重要的一点，就是档案作用发挥的如何决定着档案工作社会地位的高低。如果你每天把主要精力花在嘴上埋怨领导不重视，埋怨社会对待不公，而不以实际行动主动为社会服务，为四化建设做出贡献，也就没有理由对社会提出种种要求。我们的着眼点应是主动服务多做贡献去赢得重视，从而提高自身的社会地位。

四、为学院发展和社会需求服务做出更大的贡献，必须强化主动服务意识

档案工作在服务方式上客观存在着被动服务和主动服务两种并存的方式。所谓被动服务，就是通常所说的“等客上门”，被动地为利用者提供服务。这种方式有待于进一步深化，我们要在提高服务水平，在查准率、查全率和方便利用等方面下功夫。所谓主动服务，就是积极主动地为领导决策和社会各方面的利用者着想，积极努力创造各种服务的条件，主动提供多种服务。这种服务方式，正是我们现在工作的目标，也是当前必须强化的一种服务方式。为此，必须强化主动服务的观念、强化信息观念和效益观念，做主动为学院发展和社会需求服务的热心人。要用积极创造开发利用的物质条件，提高管理水平，主动为领导决策和教学各方面的利用提供多种服务，才能使之转化为经济效益和社会效益。

参考文献

[1]王艳，颜毓娟．如何做好高校教学档案管理工作[J]．西藏科技，2005，（1）．

[2]苏春年，王柳行，董东．充分发挥教学档案在院校建设中的作用[J]．第四军医大学吉林军医学院学报，2000，（6）．

[3]张亚冰．教学档案在高校教学中的地位、作用、管理及作用[J]．辽宁师专学报，2003，（5）．

[4]普建萍．浅论教学档案在学校管理中的作用[J]．中国教育研究与创新杂志，2005，（3）．

[5]丁长新，姜宝海．浅析高校教学档案的特点及作用[J]．档案与社会，2000，（2）．

作者简介：肖永菊（1961－），女，湖北十堰人，郧阳医学院办公室馆员，研究方向：档案管理。