浅谈院校管理业务流程的优化再造

2009-05-12濮小金

消费导刊 2009年7期

[摘要]随着校园网在院校的普及，传统的管理模式已经难以适应现代化教育的要求，必须对现有管理业务流程进行优化再造。优化再造包括文化观念的优化再造，工作流程的优化再造，组织结构的优化再造。同时，我们还应该把优化再造与院校整体改革结合起来，使优化再造发挥更大的作用。

[关键词]院校管理业务流程优化再造

国家社会科学基金项目，编号：08GJ186-023

作者简介：濮小金 (1951-) ，男，解放军信息工程大学理学院教授，主要研究方向：信息化理论。

一、院校管理业务流程优化再造的涵义

业务流程再造（Business Process Reengineering，BPR），是由美国著名企业管理大师、原麻省理工学院教授迈.哈默于1990年提出来的，“它是指对企业的经营过程做根本性的重新思考和彻底的翻新，以便使企业在成本、质量、服务和速度等重大特征上获得根本性的改善，并强调通过充分利用信息技术使企业绩效获得巨大提高。其中，根本性、彻底性、戏剧性和流程是核心。”[1]由此可见，作为一种基于信息技术的、为更好满足顾客需要服务的、企业组织的工作流程改进的业务流程再造，它突破了传统劳动分工理论思想体系，强调以流程为导向，使企业最大限度地适应以顾客、竞争、变革为特征的现代企业经营环境，以这种思想重新设计的企业组织不仅可以带来组织结构扁平化和组织机构精简的结果，而且可为企业组织的根本性改造提供一个新的突破。

所谓校园业务流程优化再造，是指依托校园网，运用现代管理学思想、经济学的市场机制原理和现代化的技术，把院校的工作流程进行根本性的、彻底的重新设计，使院校的行政成本、公共物品及支出、服务质量、效能与效率都具有可量化的苛刻标准，最终达到院校行为、业务流程的革命性变化。

校园网是院校机关在业务活动中全面应用现代信息技术进行管理和办公，为受教育者提供信息化服务的一种工具。校园网的建设不仅能够改进院校的服务水平，而且为改变传统业务流程提供了机遇和条件。“网络化办公要求机关各职能部门打破固有的工作模式，为同一个公务协同工作。”[2]这样做，要求院校的业务流程根据校园网运作的内在机理进行有目的、有组织地优化和再造。传统院校业务流程的工作机制、工作方法、工作思路甚至部门的设置等都将发生深刻的变革。

在校园网环境下的行政流程优化再造，以受教育者需求和输入各种公共信息为起点，以创造出对受教育者有价值的“产品”或服务为终点，以受教育者满意为目标，它有两个基本特征：一是面向受教育者，以事务为中心。二是跨越职能部门、所属单位的现有边界。

二、院校管理业务流程优化再造的基本内容

（一）工作流程的优化再造

1．合理界定业务流程边界，约束院校行政行为，是院校管理业务流程优化再造的前提。业务流程的边界定位主要是界定业务流程的起始边界的空间范围。业务流程的起点是院校管理问题，终点是院校管理问题的解决。业务流程的空间边界是院校管理活动，作为院校行政权力与行政职能作用于教学和学生的公共行政活动，院校行政行为应该在此范围内活动，凡是超越边界的行政行为都是不允许的和非法的，也是无效的。合理界定业务流程边界，可以明确院校的行政行为范围，凡属于行政流程以外的作业，都不属于院校的行政行为。合理界定业务流程边界，可以使院校行政行为规范化，即根据院校各项职能的性质、目标及其作业流程规律，进行优化整合，确定行政行为的基本路径，设置相应的组织机构。

2．构造有序、规范的业务流程，排除非业务流程行为，是院校管理业务流程优化再造的重要任务。业务流程是完成行政目标的全过程，这一过程由诸多工作环节和步骤组成，每一工作环节（次级流程）都有一定的指向和顺序，其过程有较强的逻辑性。如果违背这一流程逻辑，非业务流程行为就会产生，行政行为就会走样，行政目标就难以有效完成。但这决不是说，这一业务流程内的每一工作环节和步骤都是固定不变的，当内外环境发生变化时，流程内的工作环节和步骤也会变化，只不过这些变化不能影响其先后顺序和整个流程的内在逻辑罢了。

3．设计合理的业务流程构造，推进院校职能的转变，是院校管理业务流程优化再造的中心工作。业务流程构造是院校行政流程之间的比例关系与结构。每一层级基本业务流程结构都由纵向和横向两方面构造组成。纵向流程更多的是以院校行政指挥为主的流程，它有自己的流程结构，而横向流程更多的是各职能部门作业性流程，它也有自己的流程结构，纵向流程和横向流程交错构造，组成业务流程的基本结构。“横向流程作业的有序展开受到纵向行政管理流程的指挥和控制，但横向作业流程的内在逻辑关系又是纵向行政指挥时不得不注意和慎重对待的问题，否则就有可能导致外行指挥内行，从而规定了纵向行政管理流程的基本路径和工作环节的确定。”[3]由此可以看出，业务流程基本结构与院校机构及其职能显然有密切联系，院校职能的转变离不开院校的行政流程的重构。

4．以信息化整合业务流程，防止人为干扰，是院校管理业务流程优化再造的基础。高效精干的业务流程是以信息化来支撑的。科学技术和现代资讯把原来若干个管理环节、若干个流程作业线加以重新整合。专业化程度的提高，使原本“万金油”式的行政职能变得清晰而可以相对划定边界，交由合适的部门和人员来完成，从而更快、更省、更有效地完成工作任务。此外现代科技和资讯还将提高业务流程信息传输的品质，有利于提高行政决策的质量，也会提高业务流程的规范程度，防止行政行为的人为干扰，提高行政控制水平。

5．以法制化保障业务流程各环节的顺畅，防止行政行为失控，是院校管理业务流程优化再造的保证。经过重新整合改造后的业务流程要得以顺利进行，必须以法制来规范和保障。一是流程本身需要法律和制度来保障，以严格规范的程序法保证其指向正确和路径、步骤的通畅。二是院校及其职能部门在业务流程中的具体行政行为，也要以实体法来规范其权力和义务，依法行政。

（二）组织结构的优化再造

传统的院校组织结构是呈金字塔式的，中间环节众多，导致机构臃肿，信息流、资金流、物流等在最高层与最底层间流动缓慢，且增加了传递成本，对于院校管理部门而言，这样的金字塔式结构往往使传递中的信息流发生偏差。而院校管理业务流程优化再造，要求院校的组织结构趋于扁平化，使最高层与最底层之间可实现直接沟通，免去繁冗的中间环节，加快信息流的传递，同时大大降低运作成本。因此，必须进行组织结构的再造，缩减中间管理层，增宽管理幅度，促进院校信息化建设。

（三）文化观念再造

院校管理业务流程优化再造牵涉面很广，各个部门的利益将再分配，工作人员已有的利益将受到威胁，院校管理业务流程优化再造必然会遭到各方面的抵制，因此，观念再造非常必要。观念再造的目的是让院校工作人员了解业务流程优化再造的意义，明确业务流程优化再造的重要性。观念再造，要求工作人员对以往心中熟视无睹的流程模式和运行机制进行重新思考；要求工作人员彻底摆脱头脑中的旧框框，重新认识全新的业务流程及相应的组织结构、运行机制。为此要做好以下三方面的工作。

1．要克服管理人员的官僚习性和僵化的文化，营造积极创新的思维和态度，服务于受教育者的行政管理文化氛围。

2．要积极倡导学习，增进能力，加强院校管理人员专业化技能的培养，包括：执行业务所需的工作技能，业务规划和变革所需要的专业性知识，以及提供多元化自我学习和进修机会，建立起学习型的院校管理文化。

3．要注意文化转型的渐进性，在渐进中实现突破。院校管理业务流程优化和再造，必然会涉及院校组织结构、工作方式，甚至是权力的再分配，因此，业务流程的再造必须以一种渐进的，逐步优化的方式进行，每一步都要抓住机遇，既要善于局部突破，又要注意整体推进。

三、院校管理业务流程优化再造应注意的问题

（一）院校管理业务流程优化再造必须凸显以人为本的管理理念

院校管理业务流程优化再造，不仅仅是工作方式的转变，更是管理科学的革命。流程再造后，原来由多个部门或专业人员完成的工作任务，变成由一个人或几个人组成的“流程小组”来完成，行政人员将获得独立解决问题的行动自主权。“对行政人员的管理方式不是监督、控制，更多是指导、帮助和支持，考核方式也由部门工作量的考核，转变为以业务小组为中心的绩效考核。”[5]由于新的工作流程对行政人员的综合素质和能力要求提高了，行政人员必须具备基于处理多项业务、协同作业、信息化集成管理等新流程所要求的知识和业务能力，因此，在管理过程中，必须突出以人为本的管理理念，包括对被管理者的人性化管理和对管理者本身的人性化管理，全面提升以人为本的管理水平。

（二）院校管理业务流程优化再造必须与院校信息化建设同步进行

信息技术是院校管理业务流程优化再造的“发动机”，而院校管理业务流程优化再造只能在信息技术创新的基础上才能发挥效能。院校管理业务流程优化再造就是建立在信息集成原则和信息化基础上的组织再造。信息技术应用的真正力量不仅仅是使以往的活动做得更好，而是要突破原有的一些默认和规定，创造出一种全新的组织结构与工作方法，使院校组织的管理模式和服务质量发生质变，这也是院校行政组织再造的基础所在。

（三）院校管理业务流程优化再造必须进行配套的体制改革

“利用网络信息技术再造业务流程，不仅仅是工作流程的简单转换，还涉及行政组织的制度改革、行政组织的结构调整、行政人员能力的提高以及行政组织文化的再造。”[6]具体来说，院校管理业务流程优化再造的配套措施至少应当包括以下几个方面。

1．转变院校管理职能，将非教学科研的行政行为从原有的行政业务流程中剔除出去。

2．尽可能做到对现有行政组织和公共服务职能的集成化，并以法定化的方式明确行政业务流程的范围与边界。

3．根据优化后的行政业务流程，调整、撤并不必要的行政部门，减少不必要的行政层级、裁减不必要的冗员，使行政组织结构扁平化、精干化。

4．废除不必要的规章制度和烦琐的程序，简化办事手续，并对基层行政人员扩大授权。

5．建立跨部门的流程管理机构、配备强有力的领导负责内部的流程管理，明确其职责范围，制定行政业务流程内部的运转规则与各行政业务流程之间的关系规则，并以核心工作流程为中心，编制工作流程图，代替传统的组织机构图。

6．建立沟通行政组织内外的电子化信息传递网络，并通过技术维护确保流程管理信息系统的畅通性与安全性。

7．行政人员要转变观念，树立以服务为导向的工作意识，并通过培训、信息共享以及构建学习型组织，全面提升行政人员的综合知识水平和信息处理能力。

8．通过建立一种鼓励创新、相互沟通、积极协作、强烈事业心和使命感、善于自我管理的行政组织文化，确保新流程下的流程小组或行政人员能够实现自我协调和院校管理责任的内化。

注释

[1]李国光《商业世界》第54页，2004，04，第10期