信息时代加强档案现代化管理工作刍议

王大本　吴　彬

[摘 要]以计算机和网络技术为主要手段的现代化档案管理，是生产力迅速发展的必然要求，是提高工作效率进一步解放和发展生产力的重要手段。而要实现档案管理的现代化，不仅要掌握数字化时代所包括的计算机、网络、存储介质等现代化生产工具，更重要的是要做好档案管理的基础工作。

[关键词]档案 现代化 基础工作

新时期档案管理呈现出了社会化程度、现实要求、科技含量、功能多样等趋势。同时，随着各单位通过先进的技术手段对各种电子文件信息进行集中统一的整理、保管、存储的电子规档程度的进一步加深。与传统的档案管理相比，档案管理的现代化在归档时间上更加及时，在归档形式上更加准确，在管理方式上更加科学，在查询利用上更加安全。但要做好档案管理的现代化，要更加注重做好档案管理的基础工作、电子档案在安全状态下的存储运行工作、电子档案的调用和使用工作。

一、档案管理的基础工作

（一）档案管理的基础工作是实现档案管理现代化及其应用的前提条件。

档案管理的现代化主要体现在对计算机的使用，通过计算机建立信息数据库，然后再通过计算机对各类信息进行检索。而要做好用好计算机的信息检索，推动档案管理的现代化，就要首先做好档案管理的基础工作，信息详实、材料准确、分类清晰、标题明确的档案原始材料，是建立档案管理现代化的基础，只有详实具体的信息内容，才能建立起全面、深入的数据库，进而提高检索效率。

（二）实现档案管理现代化及其应用的基础工作

电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累范围、管理方法和保管条件等要求均不同于纸质档案。当然，无论是纸制文档，还是电子文档，切实做好收集、整理、归档等各项基础性工作都是非常必要的。

1．收集

收集是档案工作的起点。因此，档案管理人员要按照收集原则，最大限度的保持档案文献的原始性和真实性，一方面要尽可能的使材料收集到位，避免文件的重复和遗漏；另一方面要保证电子文件存储的效果。电子文件形成单位应遵循收集的“实效性”原则，按照国家电子档案管理要求及时收集具有保存价值的电子文件，时时更新电子档案数据库。

2．整理

整理，即要按照国家电子档案管理要求和本单位的管理规定对电子文档进行分类整理。如按产品隶属或分类编号顺序排列，按文件及表格文件、软件说明等排列。一般情况下，电子档案的整理要准备电子存储介质和实物如纸制存储两种方式进行整理后的保存。

3．归档

电子文件的归档可从局域网上传递或进行介质移交，归档的电子文件应注明所用软件及版本号。归档，一定要对其各种信息进行明确标注，特别是存放位置，以便实际调用。

二、档案管理现代化的实现

（一）加强档案管理现代化的组织和制度建设。

对于档案管理的现代化，更应该建立健全各种制度，通过完善的制度为档案管理的现代化保驾护航。首先，要建立明确的责任机构、领导机构、加强对档案管理工作的指导和监督；其次，要建立完善的工作制度、工作流程、保密流程、使用流程，对档案管理进行全方位、立体式的规范，力争达到各项工作都有人管，各项工作都有人做，各项工作都有人监督，各项工作都有人验收。

（二）建立数据库

电子文件归档后，应组织建立数据库。首先对立档材料的有效性进行核查。其次是按照单位制定的分类编号办法对电子文件进行分类和编号。确保每份电子文件号码的唯一性。第三，对电子文件进行登记，按《档案著录规则》进行著录。在这个过程中要规范题名以保证检索准确率。第四将电子文件挂接到档案管理数据库，以便查询和利用。

（三）定期检查与维护

1．对存储介质进行管理及有效性检查

档案管理人员应定期对入库的电子档案进行有效的检测与维护，定期对储存电子档案的载体进行检测，尽可能的延长存储介质使用的周期和生命力。一般情况磁盘每2年，光盘每4年进行一次抽样机读检测，发现问题及时采取恢复措施。

2．对电子档案进行安全性检查

加强电子档案的安全管理保护。随着网络技术的不断进步，一些黑客也不断的通过寻找网络漏洞，对互联网进行攻击，又由于档案本身就带有一定的保密性，因此电子档案的安全性就显得尤为重要。我们要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。加强病毒防范，文件形成单位应加强计算机的病毒检测，确保储存电子文件的光盘等载体不带病毒，档案管理人员接收电子档案归档时应进行计算机病毒检测，确保入库的电子档案不带病毒。

（四）电子档案的利用

1．安全状态是使用电子文档的前提

（1）对病毒的时时监测

之所以对档案进行现代化管理，重要的是要对其进行高效、频繁的调用，同时根据网络安全的重要思想：防范病毒胜于染毒后的杀毒。因此可以通过采用防火墙、安全代理等技术对在网络使用，以及通过存储介质拷贝等频繁使用的过程中有效防止外部攻击和病毒感染。

（2）对使用者权限的安全检查

在电子档案的利用中，档案信息的安全与保密仍是一个重要问题。同传统的档案管理一样，要对档案进行加密保护，对调用、使用电子档案者的权限实行实名制，根据不同人员的级别、层次及工作性质进行使用权限的认定。规定那些用户可以对电子档案执行那些操作，如浏览、下载、删除、更改等。

2．计算机检索调用

电子档案不仅可以实行手工检索，更重要的是要实行计算机检索，即利用者通过各自的网络终端直接登陆档案管理系统，通过关键字等检索方式，获取档案信息。由于使用者对档案调用使用的权责不同，因此在利用过程中，系统要自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统对其使用情况进行跟踪与记录。

3．提供拷贝

对拷贝利用要采取有效的措施和方法，同样要依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝。要有使用拷贝的手续，提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，要对使用拷贝的类型、数量、使用时间、归还日期及双方责任人等情况进行登记。

4．加强档案现代化管理队伍建设。推进档案的现代化关键是需要具备各种网络知识以及档案知识的专门人才，其素质水平直接影响档案管理现代化水平的高低。无论是什么样的档案管理，无论怎样都是需要人来完成的，他们不仅仅要具有网络方面的相关知识，而且还要不断的有针对性的加强人员队伍的思想政治教育，培养他们的奉献精神和吃苦耐劳的精神，同时还要定期对他们进行保密等相关知识的培训和学习，以提高他们的保密素养，确保档案管理的保密性。

总之，网络环境下，各级档案部门要顺应趋势，加强合作，从档案管理现代化的基础工作开始做起，在广泛采用先进技术基础上，构筑网络档案管理平台，促进档案管理部门和档案事业的科学发展，不断完善健全电子档案现代化的管理，更好的提高工作效率。

参考文献

[1]《加强档案基础工作提高档案管理工作现代化》张莉《煤矿现代化》，2008，6

[2]《浅谈高校档案馆的电子档案管理》刘银华《科教文汇》，2008，11

[3]《关于做好电子档案管理工作的思考》车晶富玉《人力资源开发》

[4]《关于电子档案管理工作的实践与探索》朱卫勤《建筑安全》2008，12