加强城建声像档案集中管理势在必行

魏　峰

城建声像档案是能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的进程的特殊的档案，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，科学、系统、全面地保管城建声像档案工作就显得尤为重要。可是，在实际工作中却出现了城建声像档案集中管理较难的情况。

一、城市建设声像档案集中管理的难点及存在问题

1、拍摄难。由于工作人员兼职较多，没精力去做；领导没有把拍摄工作纳入整体计划；对城市原貌的拍摄范围把握不准；拍摄人员技术水平不高，责任心不强；或是因为计划性不周，对拍摄事物情况了解不全；经费有限，没资金拍摄等原因，导致城建档案拍摄困难。一是表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解，不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。二是表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节有步骤地进行拍摄，三是表现在拍摄没有重点针对性不强方面。

2、收集难。一是拍摄部门较多，拍摄资料来源较广，因此收集上难以控制。二是拍摄城建声像档案的多为各单位业务部门，故随机性较强。三是档案部门对声像资料拍摄的时间、内容及所拍照片、录像的数量不好掌握。多数档案即使交给档案部门了，其内容也是星星点点，很不完，甚至有些档案因随着拍摄人员调离原工作单位被一同带走而丢失。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，或从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置。致使一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案也难以收集。

3、管理难。一是声像档案管理制度不健全。城建声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。 二是城建声像档案管理人员业务水平不够, 主要表现在专业工龄短专业知识及技能普遍较低方面。同时，摄录人员还存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是城建声像档案。另一种是部分人认为谁拍的声像资料就归谁私人所有。造成城建声像档案手机管理不规范。 三是保管的分散性较强，管理的科学性不够高。一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。一些单位在管理城建声像档案方面采取长期固定模式，不根据实际变化情况及时转变管理方法，实行科学管理。第四，一些单位未将形成的城建声像档案及时归档。久而久之，面对一堆声响资料，没有人能说清来龙去脉。这给日后查找利用带来许多麻烦。第五，由于某些声像资料保存，加所需条件及各项费用较高，许多单位索性不存。

由于以上种种原因，导致城建声像档案归档不完整，保管条件差，管理混乱，利用率低，给我们的生产生活带来及大影响。因此，一要加强各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性的认识。其次，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。

二、解决问题的具体途径是：

1、执法建制守规范。 收集与管理城建声像档案的难度主要在于一些单位和个人不受法规制度约束，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立健全各项档案管理规章制度，加大宣传力度，步步抓规范，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保城建声像档案的齐全和完整。

2、领导重视是关键。解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益的高度和长远利益的高度看待这一问题，并且要将这项工作纳入单位日常管理工作中去，同时提供必要的物质支持。那种只重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。

3、人、财、物是条件。 要想从根本上解决城建声像档案集中收集与管理难的问题，没有相应的人、财、物的保证，只能使此项工作成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。通过不断更新，改进硬件设施为声像档案集中管理提供必要保障。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。

4、前控工作是手段。 城建声像档案的收集工作具有随机、灵活、拾遗补缺的特点。档案部门平时除了加强对照片、录像、图片、光盘等声像档案的收集外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系。向有关人员及时了解信息，查询声像档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的声像资料收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。同时，还应做好收集前必要的登记、梳理和鉴定工作。

5、部门配合共同管。 区县档案工作主管部门与政府有关城市建设项目审批部门及管理部门要加强联系，互通情况，联合拟制有关文件，齐抓共管，以保证本区域内城建声像档案管理工作的顺利开展，为保留城市原貌和各项新建工程全貌，提供珍贵翔实的照片、录像档案资料做出努力。

随着不断发展的城市建设进程，反映城市建设情况和原始面貌的照片、录像等不同载体的档案将会越来越多，如不及时解决这部分档案在收集和管理上面临的问题，势必会严重影响新时期档案工作的开展。因此，加强、完善和提高城市声像档案管理工作势在必行。此项工作应当且必须引起各级领导、档案管理部门和有关人员的高度重视。◆